在通话过程中，接听电话的一方显然是被动者，但接听电话往往能表现出接听电话者的个人修养及其对待拨打电话者的态度，所以在接听电话时，也应表现得专心致志、彬彬有礼。

凡事都有分寸。接电话时，速度快、态度好、姿势雅才合乎电话礼仪的分寸。

与拨打电话一样，接听电话时也要首先注意自己的态度与表情。虽说通电话是一种视觉之外的交谈，似乎对方根本看不到自己的态度和表情，但在实际上，这一切完全可以从自己的声音中感受得到。通话过程中，不要对着话筒打哈欠、吃东西，也不要同时与他人闲聊，让对方产生遭受慢待的感觉。

电话铃响，接听方应迅速、准确地接听电话。国际上有“铃响不过三声”之说，就是最好在铃响3声之内接听，若长时间不接听电话，让对方久等，则是很不礼貌的。即使离电话的距离很远，附近又没人接听时，也要迅速赶过去接听。如果铃响5声之后才接电话，应先向对方道歉，这样才能消除对方的急躁和不满，给对方留下好的印象。

接听电话时，态度应殷勤、谦恭。尤其是有客人在场的时候，应走近电话，双手捧起话筒，以站立的姿势，面含微笑地与对方友好通话。此外还要注意自己的语言和语气。在这方面若漫不经心、随随便便、过分放任自己，都可能会引起不良后果。

在公务交往中，拿起话筒接听电话时所讲的第一句话，也有一定的规范，常见的有三种形式：第一种是以问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名，它最为正式。第二种是以问候语加上单位、部门的名称，或是问候语加上部门名称，它适用于一般场合。第三种是以问候语直接加上本人姓名，它仅适用于普通的人际交往。需要注意的是，在公务交往中，不允许接电话时以“喂，喂”或者“你找谁”作为“见面礼”，尤其避免一开口就毫不客气地查对方“户口”，一再询问对方“你是谁”“你找谁”或者“你有什么事儿”。

接听电话，理应一视同仁，不卑不亢。通话时，接听方不宜率先提出中止通话的要求。万一因开会、会客等原因不宜长谈，或另有其他电话打进来，需要中止通话时，应告知对方，说明原因，并另约时间主动给对方打回电话，免得对方产生厚此薄彼之感。

代接电话要慎重。若电话接听者并非对方指定的受话人时，应立即帮助寻找指定受话人；若指定受话人因外出等原因不能接听时，应礼貌地询问对方是否留言或需要转告，而不宜立即挂断电话或对来电者进行无端盘问。表示自己可以代为转告之意时，应当含蓄一些，例如：“需要我为您效劳的话，请吩咐”，听上去就可进可退，而不要一开口就大包大揽，导致双方尴尬。只有在熟人之间，才可直接询问：“您有留言吗”或“是否要我转告他（她），一回来就给您回电话”。对方如有留言，应当记录下来，还应再次复述一次，以免有误，之后应及时、准确地转达以免误事。做电话记录，要随时牢记5W1H技巧。所谓5W1H是指：When—何时，Who—何人，Where—何地，What—何事，Why—为什么，How—如何进行，无论公务电话还是私人电话，要把电话记录做得既简洁又完备，这些信息都是十分重要的。

如果接到错打的电话，也要以礼相待，礼貌地向对方说明后轻放话筒，而不能恶言相向、粗鲁无礼。万一对方拨错电话，则要保持风度，勿发脾气。确认对方拨错了电话，应先自报“家门”，然后再告之电话拨错了；对方如果道歉，要表示谅解；如是公务电话，不妨问一问对方，是否需要帮助查一下正确的电话号码，这样能够借机树立本单位以礼待人的良好形象。

结束通话时，应礼貌道别，而且要恭候对方先放下电话，不宜越位抢先。