任何人打电话，总是有一定目的的，或是表示问候，或是商洽业务，或通知事情，或偏劳于人。无论要谈的事情是复杂还是简单，都应当在拿起话筒前，有一个认真的思考过程：接通电话后，如果你要找的人不在该怎么办？如果正好是要找的人，该怎样问候？怎样开头？如何阐述自己的观点或请求？当要求被拒绝时怎么办？对于这些问题都应有所考虑。简单的问题有一个腹稿即可，稍微复杂一些的事情最好先列个提纲。否则，如果电话接通后再边想边说，难免造成词不达意、结结巴巴的情况。这不仅有失体面，而且对对方也很不礼貌。如果你是代表单位通话，还可能因此破坏单位的形象。当给陌生人、上司、名人打电话时，尤其应当注意事先做好充分的准备，以便给对方留下良好的印象。在一般情况下，准备拨打电话时应事先考虑以下三个问题。

第一，这个电话该不该打。需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢等时候，都有必要利用一下电话。而毫无意义、毫无内容的“没话找话”式的电话，则最好不要打。即使非常地想打电话聊聊天，也要两相情愿，要先征得对方首肯，并选择适当的时间。不要用办公电话打私人电话，更不要在公用电话亭“煲电话粥”。

第二，这个电话应当何时去打。有关公务的电话，应当公事公办，最好在上班时间打。双方约定的通话时间，轻易不要更改。要想使通话效果好一些，使之不至于受对方繁忙或疲劳的影响，则通话应选择在周一至周五，而不应在周末，也不要在对方刚上班、快下班、午休或快吃午饭时打电话。因紧急事宜而需要打电话到对方家里去，通话之初先要为此说声抱歉，而且尽量避开对方用餐、睡觉、过节、度周末的时间。国际交往中的电话，需顾及对方作息时间上的特点，并且还要考虑时差问题。

第三，这个电话的内容应当如何准备。电话被称为“无形造访的不速之客”，在很多情况下它都有可能出其不意地打搅别人的正常工作或生活。因此，拨打电话时务必要有一个明确的指导思想，除非万不得已，每次打电话的时间不应超过3分钟，这叫作“通话三分钟原则”，已得到国际社会的广泛接受。鉴于此，为节省时间，在打电话前一定要去粗取精、条理清晰地预备好提纲，应根据腹稿或文字稿直截了当地通话。若拨通电话时对方正忙，则不应强人所难，可以另约时间，或过一会儿再打。此外，与不熟悉的单位或个人联络，应把对方的名字与电话号码弄清楚，以方便进一步联系。

拨打电话时，首先要保持良好的心情。即使对方无法看到自己的表情，但欢快的语调仍然能够感染对方。由于面部表情会影响声音的变化，所以，即便是在打电话，也要抱着“对方能够看到我”的心态去交流，并保持端正的站姿或坐姿，使自己的声音亲切悦耳，充满活力。

打电话时，每个人开口所讲的第一句话，都关乎自己给对方留下的第一印象，应当慎之又慎。如果电话接通后，第一句话是“喂，喂”，或“××公司吗？”或“×××在不在？”则既不礼貌，也不规范。打电话时所用的规范的“前言”有两种。第一种适用于正式的公务交往，要求用礼貌用语把双方的单位、职衔、姓名表述清楚，既郑重其事，又准确无误。第二种适用于一般性的人际交往，在使用礼貌性问候以后，应同时准确地报出双方完整的姓名。

如果电话是由总机接转，或双方的秘书代接的，在对方礼节性问候之后，应当礼尚往来，使用“您好”“劳驾”“请”之类的礼貌用语与对方应对，避免粗声大气，出口无忌，或是随随便便将对方呼来唤去。如果自己要找的人不在，可请代接电话者帮忙找一下，也可过后再打。若电话中途中断，按礼节应由拨打电话者再拨一次。拨通以后，须稍作解释，以免对方误解为是拨打电话一方不高兴而挂断的。一旦自己拨错了电话，切记要向无端被打扰的对方道歉，不要连个“回音”都不给，就把电话挂掉。

打电话时对个人电话形象影响最大的，当首推通话者的语言与声调。从总体上来讲，拨打电话时应保持声音清晰柔和，语言简洁明了、文明礼貌。在通话时，声音应当清晰而柔和，吐字应当准确，句子应当简短，语速适中，语气应当亲切、和谐、自然。不要在打电话时被自己的情绪所左右，或亢奋激动，大声吼叫，震耳欲聋；或情绪低沉，断断续续，如同窃窃私语，让对方听不清楚。有一点需要注意的是，打电话时最好双手持握话筒。讲话时嘴部与话筒之间应保持3厘米左右的距离，这样能保证声音清晰，且音高稳定，对方接听时也会感觉比较舒服。

打电话时所使用的语言，应当礼貌而谦恭，尽快地用三言两语把要说的事情讲完，不要啰哩啰唆，浪费别人的时间。若非事关重大的时间、数据，一般没有必要再三复述。

当通话结束时，别忘了向对方道一声“再见”或是“早安”“晚安”。按照惯例，电话应由拨电话者挂断。挂断电话时，应双手轻放，不要在通话终了时再给对方的听觉以“致命一击”。