在公务接待活动中，具体的接待工作应当包括下述九个方面的主要内容。

1.邀请

在外宾来访之前，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续。邀请一般应以书面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理相关的手续。邀请函除了表示欢迎之意外，也应表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时为了表示客气，也可请被邀者在他认为方便的时候来访，或将时间留待以后另行商定。

实际上，访问邀请也并不一定必须由东道国一方首先提出，在有些情况下，双方可以协商确定。有的访问安排是根据相关协议事先约定的；有的是当面口头邀请在先，然后再补送书面邀请函件；有的是通过外交途径商定访问事宜；也有的是来访者有访问的愿望，主动向东道国做出某种表示，经双方磋商同意，然后再作正式安排；还有的访问则是作为一种回访的方式进行的。总之，可以视不同情况，灵活运用。

有些国家对邀请外国领导人来访，做出了一些具体规定。例如，我国规定邀请外国国家元首、政府首脑访华的天数一般以5天为限，最长不超过7天；其抵京日期应避开中方的节假日和星期天，如因航班等原因实难避开，则抵京当日中方不安排正式活动。

2.接待形式

所谓接待形式，一般是指公务接待活动的主要方式方法。以正式与否来区分，有正式接待与非正式接待；以规范与否来区分，有常规接待与非常规接待；以接待方来区分，有官方接待与非官方接待；以来宾在接待方停留过程来区分，有全程接待与非全程接待；以接待单位的多寡来区分，则有单方接待与多方接待。在确定接待形式时，一定要从简务实、量力而行，并且要合乎惯例。

3.接待准备

为了搞好接待，在外宾抵达以前就应做好充分的准备工作。首先，要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况，如来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先提供。若是国宾来访，在其随访人员中有正式随行人员（或代表团团员）和工作人员之分，而正式随行人员中有的还是政府的高级官员。此外，有的国家领导人来访，随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清楚，以便由有关单位做好相应的接待准备。

对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询，必要时还可向对方索要来访者的血型资料。

拟定来宾访问日程前，还要了解清楚对方抵达和离开的日期和时间、交通工具和行程路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间，可经由民航部门密切掌握。

4.访问日程

在公务接待计划中，具体的访问日程从来都是最为重要的内容，是接待计划的核心部分，是在接待来宾的工作中按日期排定的具体行事程序。根据常规，访问日程应当将接待过程中的全部重要活动一律包括在内，其中较为主要的迎送活动、正式会见、业务谈判、签字仪式、会晤记者、参观企业、游览景点、观看演出以及出席宴请等，均不得缺少。

访问日程一般应由东道国首先提出。日程草案拟定后，可先将主要内容告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备。日程的安排对访问的成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问，既要使日程安排符合礼仪规格的一般要求，又要避免使人感到所有这类访问的日程都千篇一律。在拟定日程草案时，除了遵循通常的礼仪程序以外，还要考虑以下一些因素：访问的目的和性质；访问者的愿望；访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系；访问者过去是否曾经来访过，哪些项目过去已经看过，如何使本次访问更具特色；来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度；代表团其他成员的特殊要求与安排，特别是主宾的夫人，有时可以另行安排一些有意义的活动。除了以上因素以外，主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素，事先应当同有关方面协商妥当。

在具体安排接待日程时，有五点注意事项：一是应当逐项列出，一清二楚；二是应当将时间安排精确到分钟，以便于控制；三是应当疏密有致，有张有弛；四是应当将接待日程提交对方，以使对方心中有数；五是应当留有余地，以便调整补充。

要将访问日程安排得平衡适当确非易事。活动安排得太少，客人在宾馆里无所事事，则会有受到冷遇的感觉；活动安排得太多，又容易令客人筋疲力尽。在公务接待工作实践中，对一些大型代表团来访，可以安排他们分组活动，这样效果会更好；对一些次要的活动，也可以安排代表团其他成员参加，以减轻主宾的劳累。

5.接待规格

接待规格的高低，体现了东道方对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度，来访者对于接待规格的高低往往也比较敏感。因此，对于来访客人的接待规格要妥善掌握，对于同一级别的客人，应保持大体相同的接待规格，以免给人以厚此薄彼的感觉；而对于某些在政治上或两国关系上有特殊需要的来宾给以破格接待，则可能会收到明显的效果。

接待规格的高低可以从各方面表现出来，如接待规模的大小，礼仪活动的隆重程度，甚至住宿和交通工具的安排也会被人视为接待规格的反映。特别是东道方出面接待的主要领导的身份地位，更是接待规格的直接体现。有时候，东道国的主要领导人不在首都，来宾亦愿意特意去外地会见。所以，在拟订接待计划和安排活动日程时，对领导人的接见要给予特别的重视。

6.经费预算

关于接待外宾的费用，在国际上有一个比较通行的做法：客方的国际旅费由其自己负担，在抵达东道国国境后的住宿交通等，由东道主招待；告别宴会或答谢宴会的费用，由客方自理。但费用问题也可由双方通过协商决定，如对某些自费来访客人，东道主除设宴招待外，其他如住宿、交通等费用均由来访者自行负担。还有些国家因财力所限，对来访代表团有人数限制，或在邀请时即言明邀请的人数，超出人员的费用部分需要自理。随领导人来访的企业家、记者等的费用一般自理；专机机组人员的费用，除双方民航有互惠协定外，一般亦应自理。

东道主在制订具体的公务接待计划时，必须对所需的经费开支做出总的预算，并报主管部门批准执行。有关公务接待费用的预算一旦获批，通常不宜再进行追加。一般而言，对用于接待的经费预算应当重视如下四个基本要点：一是应当按照接待工作的具体程序，逐项列出所需费用开支，以求预算精确；二是应当厉行节约，努力压缩一切可用可不用的费用；三是应当严格遵守有关规定，不得在费用使用中有意违规；四是应当认真执行业已确定的经费预算，不得任意追加或超标。

7.安全保卫和宣传

各国对来访外宾的安全，尤其是国宾的安全，都特别重视。有些国家在国宾来访时，要采取特别的安全警戒措施，因为东道国政府有责任保证客人在其境内逗留期间的人身安全。按照国际上通常的做法，国宾来访，自入境之时起，其安全保卫的责任就落在东道国肩上。东道国政府应同来访国政府配合，精心制订保护他们的计划，包括警察护送、现场控制、近身保卫、食物品尝、交通安全以及其他一切必要的技术和预防性措施。礼宾部门在考虑日程和活动现场的安排时，也应将安全因素考虑在内。有的国家为了做好本国领导人出访期间的安全保卫工作，还会事先派本国安全部门的负责人前往访问国打前站，以便同东道国有关部门交流情况，勘查现场，交换意见，进行合作。对东道方而言，即使对于普通的来访外宾，在具体接待环节的安排上，亦应不忘安全至上，确保有关各方人员的人身安全。在安排重大公务接待活动之前，应向警察机关正式报告，以取得其指导与协作，为公务接待工作保驾护航。

另外，为了做好外宾的医疗保健工作，还应采取相应的医护措施。重要国宾，由指定医院派专门医生和护士随团照应。

所谓宣传，此处主要是指有关公务接待活动的新闻报道。在这一问题上，必须兼顾接待方条件、外方特点、礼宾规范以及具体的新闻价值。一般而言，遇重大公务接待活动时可通知新闻媒体单位到场。为此，要同新闻单位保持密切联系，必要时还可以举行记者招待会。对于记者的采访活动，应适当加以管理。对随团来访的记者、摄影记者、广播电视记者等的采访活动、通信以及生活等，均应由有关的新闻单位给以必要的关心和协助。如报界要发表来访领导人的简历、照片等，可事先通过外交途径向对方索要。

8.日常生活

在安排外方来宾住宿时，在力所能及的前提下，东道方应当善解人意，尽量满足对方的合理生活需要。一是安排外方来宾就近住宿。若需要安排住宿的外宾不止一人，应尽量安排其在同一宾馆、同一楼层或相邻楼层住宿，以便其相互间关照或集体行动。二是为外宾安排好闲暇活动。在不影响外方来宾个人休息或整体接待计划的前提下，应当在对方的闲暇时间为之安排一些文艺、娱乐、健身、游览、购物之类的活动项目。此类项目通常为外宾所欢迎，但不宜安排过多。三是照顾来宾应当“主随客便”。在照顾外方来宾的生活时，必须同时注意不要适得其反，不要因此而限制了对方的个人自由，给对方平添麻烦。四是满足外宾合理合法的需要。对于外宾在生活方面所提出的要求，在其合情合理，而且符合我国法律和有关规定的前提下，理当予以满足。

9.其他事宜

对于来宾国家国旗的旗样和制作说明、国歌乐谱等，都可以通过外交途径向对方索要。此外，还要收集一些来访国的乐曲，供席间奏乐及晚会表演时使用。

国宾来访，一般都要送礼给东道国的领导人和工作人员，东道国亦相应赠礼答谢。领导人互赠礼品，可在会见时当面奉送，也可通过礼宾工作人员转交，给一般随行人员和工作人员的礼品，则可由礼宾人员转交。送礼要避免千篇一律、重复雷同，因此对每次来访国宾的礼物，应有所记载，以备日后查阅。送给来访国宾的礼物，应争取能够随专机带走，如无专机，则一般不宜赠送大件易碎、难运的礼品，以便宾客将其作为随身行李运走。

国宾来访，有的将驻在东道国的大使亦正式列入随行人员或代表团团员名单，这样接待时就应把大使作为正式随行人员列入代表团，按通常礼仪接待，安排大使参加某些正式活动，如会见、宴会等。欢迎宴会还应邀请使馆主要外交官员参加。来访国家领导人去外地活动，如该国大使提出陪同前往，亦应加以安排。经贸、文化、体育及军事方面的代表团来访有官方正式活动时，应邀请该国驻当地的商务、文化参赞或武官参加。在高层访问之前，有的国家会提前派先遣组来洽谈访问的具体安排，东道国礼宾部门应予接待。

来访国宾去首都以外的其他城市访问，交通工具一般应由东道国安排。外国元首、政府首脑一般安排乘坐专机或火车专列，也有乘包机或火车上加挂专用车厢的。其他一般代表团乘坐班机。公路交通发达的国家，也可视情况乘汽车。

来访的国家元首、政府首脑若去首都之外的地方参观访问，东道国政府应派高级官员陪同前往。地方政府领导人要举行欢迎宴会、致欢迎词，同时还应陪同客人参观访问。政治性会谈一般都在首都举行，但也有在外地举行的个别情况。