机关公文有广义和狭义之分。广义的公文包括法定公文和其他各类应用文，狭义的公文仅指法定公文。大量的应用文如领导讲话、调研文章、议论文、经验介绍材料等，没有固定的格式，只是写作上有些共同的特点、规律、方式方法可循。而法定公文则有相对固定的格式。所谓格式，即公文拟制和处理的规则、法度、样式。对此，中办、国办印发的《党政机关公文处理工作条例》和国务院公布的《国家行政机关公文处理办法》均作了明确规定，这些都是在长期公文写作实践中探索总结出来的规范化、标准化要求，是必须遵循、不可逾越的规矩。这里仅从修改的角度，谈谈容易出现的几方面问题：

（一）关于文种使用的问题。法定公文种类包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15种。也就是说，各级机关的公文不应出现除此之外的其他文种，否则有损公文的严肃性，也有损发文机关的权威和声誉。这方面容易出现的问题有：

一是混用文种。比如误将“决定”当“决议”，或者误将“决议”当“决定”。二者均用于表述重大决策或重要部署，不同之处在于，“决议”须经某种会议讨论、并由多个主体表决通过，“决定”既可由会议讨论通过，也可由一级党政组织作出，二者不能混用。又如，有些初稿把适用于对重要问题提出见解和处理办法的“意见”作为“决定”来写，或者把适用于发布、传达下级机关执行或周知事项的“通知”作为“意见”“决定”来写，都是不恰当的。

二是错用文种。比如这样的标题“关于××××的请示报告”，这就是明显的错误。“请示”适用于向上级机关请求指示或批准某一事项，“报告”适用于向上级机关汇报工作或反映情况，是作用截然不同的两个文种。前者需要上级机关作出批复，后者则不需要批复，若把两个文种混为一谈，上级机关究竟批还是不批呢？或许，有些同志的本意是以“报告”二字表示对上级的尊敬，但作为正式公文毫无必要。还有如“公告”“通告”“通报”等几个文种，都是适用于在一定范围内告知某一事项，但内容和作用各不相同，也应防止错用。

三是生造文种。比如“关于要求增加我局领导班子职数的申请”“关于制止乱占耕地建房的指示”。没有“申请”“指示”这两个文种，不能生造。又如“关于开展××××专项行动的实施方案”“局机关财务管理细则”，“方案”“细则”不能作为文种直接下发，而应以“通知”名义印发。

（二）关于格式方面的问题。格式包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、发文机关、署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等，此外还有版式、用纸幅面等诸多细节问题，稍不留心就容易出错。比如字体字号方面，有的不合乎规范要求；数字使用和成文日期方面，有的把阿拉伯数字和中文数字混用；密级和紧急程度方面，有的没有标记，有的虽然标记了但不够准确。这些问题的出现，都有损公文的严肃性。

（三）层次序数方面的问题。序数的作用是使文稿层次分明、条理性强，使用时须合乎规范。《国家行政机关公文处理办法》对此有明确规定：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。请注意：“一”后面是顿号，“1”后面是小圆点，“（一）”和“（1）”后面不加标点符号。另外，文中用“首先”“其次”“再次”或“第一”“第二”“第三”表示顺序时，应在其后边分别用逗号；用“一是”“二是”“三是”表示顺序时，可以分别用逗号，也可以直接连接下文；用“一要”“二要”“三要”表示顺序时，后面不用标点符号。

序数使用方面常见的问题，首先是混用，比如“首先”“其次”“第三”“第四”，这用在口语体文稿中未尝不可，用在正式公文中则应统一；其次是错用，比如先“（一）”后“一”，或者先“（1）”后“1”，把层次颠倒了；再次是标点符号使用不当，比如在“（一）”“（1）”后面加逗号或顿号，在“1”后面用逗号或顿号而不是小圆点，在“第一”“第二”“第三”后面用顿号而不是逗号，在“一”后面用逗号而不是顿号。这些都是细微的差别，稍不留心就容易出错。

（四）行文规则方面的问题。行文应体现方向性、目的性，合乎特定的行文关系。上行文必须尊重上级机关的职责、权力和地位，做到语言得体、语气谦敬；必须准确把握上下级机关的职能范围、权限和层次，所报告的内容、请示的事项、提出的意见要与其紧密对应；必须做到一事一文，单头主送。下行文要把握普发与非普发的界限，凡非普发的要明确主送受理机关，根据需要抄送相关机关；要把握行文机关职能界定，按照职能范围行文；凡涉及多个部门职权范围内的事务，须征得相关部门一致同意，不得由某一部门单独行文；凡属施治性下行文，还须体现权威性、指导性、目的性，做到表述准确、科学可行，不产生疑义和歧义。平行文作为平行机关、同级单位之间处理公务、联系工作、沟通情况、协调关系的行文，必须尊重对方或有关各方的职责权利，必须以协商、礼貌、理解的口吻表达意见，必须明确表示各自的态度。

行文规则方面也有不少容易出现的问题，比如不合乎隶属关系，党组织向行政组织行文、行政组织向党组织行文、以组织名义向上级领导个人行文；党政办公室未经党委、政府授权，或者文中未注明经党委、政府同意，向下级党委、政府发布指令性公文或在文中提出指令性要求；还有如越级行文、多头主送，等等。

总之，文种格式事关公文的规范性、严肃性、权威性，修改时应一丝不苟，不出差错。