任务一 存货业务内部控制目标和基本要求

存货，是指小企业在日常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等，以及小企业（农、林、牧、渔业）为出售而持有的、或在将来收获为农产品的消耗性生物资产。小企业的存货包括：原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料、委托加工物资、消耗性生物资产等。

原材料，是指小企业在生产过程中经加工改变其形态或性质并构成产品主要实体的各种原料及主要材料、辅助材料、外购半成品（外购件）、修理用备件（备品备件）、包装材料、燃料等。

在产品，是指小企业正在制造的，尚未完工的产品。包括：正在各个生产工序加工的产品，以及已加工完毕但尚未检验或已检验但尚未办理入库手续的产品。

半成品，是指小企业经过一定生产过程并已检验合格交付半成品仓库保管，但尚未制造完工成为产成品的，仍需进一步加工的中间产品。

产成品，是指小企业已经完成全部生产过程并已验收入库，符合标准规格和技术条件，可以按照合同规定的条件送交订货单位，或者可以作为商品对外销售的产品。

商品，是指小企业（批发业、零售业）外购或委托加工完成并已验收入库用于销售的各种商品。

周转材料，是指小企业能够多次使用并逐渐转移其价值但仍保持原有形态且不确认为固定资产的材料。包括：包装物、低值易耗品、小企业（建筑业）的钢模板、木模板、脚手架等。

委托加工物资，是指小企业委托外单位加工的各种材料、商品等物资。

消耗性生物资产，是指小企业（农、林、牧、渔业）生长中的大田作物、蔬菜、用材林以及存栏待售的牲畜等。

一、存货的内部控制目标

1.保证存货取得的合理性。

2.保证存货计价的准确性。

3.保证存货的安全，监督、落实存货的经济责任。

4.加速存货资金周转，提高存货运营效益。

二、存货的内部控制基本要求

1.职责分工、权限范围和审批程序明确，机构设置和人员配备应当科学合理，存货请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确。

2.要保证小企业各种存货的安全完整，明确存货控制流程，对存货的预算、供应商选择、存货验收及重要存货接触条件、内部调剂、盘点和处置的原则和程序等有明确规定。

3.当使各种存货的储备数量保持适中，既要防止因存货过多导致资金积压，甚至遭受存货积存过久变质的损失，又要避免因存货不足而影响正常的商品销售或产品生产。

4.存货的会计处理方法应当符合国家统一标准。

三、存货内部控制内容

1.职务分离制度

存货采购环节主要由提交请购单、签订采购合同、订货、收货和入账等构成。存货采购需要进行职务分离，这些业务主要有：

①在请购单中，对需要采购的存货品种、数量，由生产或销售部门、保管部门共同制定，交采购部门进行公开询价。

②采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订。

③存货采购人员不能同时负责存货的验收保管工作。

④存货的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。

⑤采购人员应与负责付款审批的人员分离。

⑥审核付款人员应与付款人员分离。

⑦记录应付账款人员应与付款人员分离。

2.采购的请购单控制制度

为了存货既能满足需要，又不造成积压，确定存货采购时，必须由存货使用部门根据未来一定期间的需要量提前通知存货保管部门，再由保管部门根据现有存货的库存量计算出请购量，并提交请购单。经过存货使用部门和存货保管部门主管签字的请购单，还必须通过采购部门和财务部门的共同确认后方可生效。

3.订货控制制度

采购部门凭被批准执行的请购单办理订货手续时，首先必须向多家供应商发出询价单，待获取报价单后比较供应货物的单价、质量、折扣、付款条件、交货时间等有关资料，初步确定适合的供应商并准备谈判。然后，根据谈判结果签订订货合同及订货单，并将订单及时传送给生产、销售、保管和财务等有关部门。

4.货物验收控制制度

小企业所定购的货物到达时必须由与采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门验收保管。所收货物的检验包括数量和质量两个方面。根据订货单和供货方发货单验收合格的货物入库后，仓库保管部门必须及时填制收货单一式数联，并分别传送给采购部门和财会部门。

5.应该账款控制制度

由采购请购单、订货单和收货单共同构成的收货业务完成后，会计部门即取得供货方的发票和收货单等表示货物已经验收入库并应支付货款的原始凭证。这些原始凭证经过审核无误后，财会部门应及时记录存货的增加和银行存款的减少或应付账款的增加。

6.会计稽核与对账制度

无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后才能记账；另外，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员的舞弊行为。