一、日常采购计划编制及合同签订程序设计

1.日常采购计划编制及合同签订处理程序

（1）供应部门根据生产计划部门的各种生产计划编制采购计划。

（2）采购计划经审核批准后与供货单位签订采购合同。

（3）财会部门根据采购计划及采购合同编制财务收支计划。

2.日常采购计划编制及合同签订流程的控制点

（1）采购计划经审核批准后才能签订采购合同。

（2）会计部门参与采购合同的会签。

3.日常采购计划编制及合同签订程序设计

图4.3 日常采购计划编制及合同签订程序设计图

二、临时采购申请程序设计

1.临时采购申请处理程序

（1）请购单位编制请购单交供应部门。

（2）供应部门编制临时采购计划，经审核同意后通知采购员进行采购。

（3）通知财会部门以备货款结算。

2.临时采购申请流程的内部控制点

（1）临时采购必须经过授权批准才能办理。

（2）会计部门监督临时采购计划的实施。

3.临时采购申请程序设计

图4.4 临时采购申请程序设计图

三、材料采购、验货、付款程序设计

1.材料采购、验货、付款处理程序

（1）供货单位在材料发运后，将材料发票、运单和提货单经银行寄往购货单位。

（2）购货单位财会部门收到寄来的单据后，将其送交供应部门，供应部门审核合同后据此编制收货单，通知仓库准备发货，并将提货单交企业运输部门提货。

（3）财会验收后登记保管卡，并将签收的收货单交送供应部门。

（4）供应部门将收货单与合同再次审核无误后，授权出纳办理货款结算，出纳付款后在发票上加盖“付讫”及日期戳记，与订购单副本一并归档。

2.材料采购、验货、付款流程的控制要求

（1）采购材料入库验收、记账与付款分离。

（2）加强材料单与合同的核对，保证材料名称、规格、数量和金额的正确，材料验收入库后才支付货款。

（3）定期进行账账、账卡和账实核对。

图4.5 付款入账程序设计图

四、退货及折让程序设计

1.退货及折让的业务处理程序

（1）由储存部门或用料部门填制“请购单”。

（2）由采购部门填制“订购单”或其他契约。

（3）由检验部门验收并编制验收报告。

（4）储存部门对照验收报告收料入库，如有差异应报告给会计部门。

（5）会计部门比较购货订单、验收报告及卖方发票，发票经核准后付款。

（6）凭证移送出纳处付款。

2.退货及折让流程的控制要求

（1）退货及折让发生时，应由双方协商解决。

（2）由采购部门编制退回及折让通知单，分送有关部门，作为处理依据。

（3）送交会计部门的通知单，可作为冲减应付账款的凭证。

五、采购与付款业务内部控制制度示例

××公司采购与付款内部控制制度

第一节 总则

第一条 为了加强对××公司（以下简称本公司或公司）物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，减少采购风险，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律、法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。

第二条 本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料）以及达到固定资产管理标准的各种设备的行为，付款是指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。

第三条 对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：

（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务。

（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任。

（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。

第二节 分工与授权

第四条 对在管理或办公过程中使用或耗用的各类物品，公司总部、各分公司必须遵循“集中采购、相互牵制”的原则，各分公司根据实际情况，参照本制度的有关规定制定本单位的具体实施办法并组织实施，同时报公司总部备案，坚决杜绝由使用部门直接自行采购本部门所需物品的多头采购、各行其是的现象。

第五条 各分公司在公司总部核定的库存物资定额标准范围之内，除需由总部集中采购的生产消耗性物资外，可根据实际需要自主决定生产消耗性物资的采购，批准权限由各分公司自行制定并报公司总部备案。

第六条 固定资产的采购原则上由公司总部统一采购，各分公司采购达到固定资产管理标准的设备或构成固定资产的其他物资要以获得公司总部固定资产管理部门的批准或授权为前提条件。

第七条 公司总部、各分公司应设置专门的物资管理部门，设置物资主管岗位，在主管副经理（副厂长）的领导主持本单位的物资采购工作，设置物资采购员岗位，负责具体办理物资主管人员交办的物资采购任务。

第三节 实施与执行

第八条 公司总部、各分公司物资管理部门应根据本单位生产经营的范围、特点和供货地点的远近，保持本单位适当品种和数量的库存物资，并根据物资实际库存情况，在各自的采购权限内自主决定物资采购的品种、数量和地点，及时补充物资库存量。

第九条 物资使用部门应按月向本单位物资管理部门报送本部门的物资使用计划，如所需物资无库存或库存量不足，则由物资管理部门填写物资请购单，物资使用部门可对无计划且无库存的急用物资直接填写物资请购单，经仓库保管员在物资请购单上签字后，报有批准采购权限的人员签字批准，再交采购员进行采购。无物资请购单的物资，仓库不得验收入库，财务部门不得给予报账，并要按违规追究有关责任人的责任。

第十条 公司总部、各分公司的物资采购权由各物资管理部门集中行使，未经本单位负责人批准和物资管理部门授权，其他部门一律不得自行采购本部门所需的物资，否则仓库不得验收入库，财务部门不得给予报账，并要按违规追究有关责任人的责任。

第十一条 公司总部、各分公司的物资采购原则上都要签订购销合同（在所在地市场购买的零星物资或钱货两清的物资采购除外），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要约，各单位要明确制定签订合同的权限，合同印章要由专人保管，发现有越权签订合同的行为，印章保管人有权拒绝盖章并向合同签订人的上级授权部门报告。

采购每项物资，应确定最佳的供应来源。对一些大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。

第十二条 公司总部、各分公司的物资采购由物资管理部门集中办理，特殊情况经本单位负责人批准并经物资管理部门授权，可由物资使用部门自行采购所需物资。

第十三条 采购物资到货后，要及时组织物资管理员进行入库前的清点验收，精密仪器、生产设备等固定资产应由固定资产管理部门会同相关专业部门共同进行验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣，验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式多联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据。

物资验收入库后，才能与供货方结清货款，财务部门必须凭借付款通知书才能支付购货款。

第十四条 按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供合同复印件并填写付款通知书，注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号，按批准物资采购的权限办理付款批准手续后，交公司财务部门办理预付货款业务。

第十五条 货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，由采购员填写付款通知书并经有权批准物资采购的人员签字批准后连同发票、入库清单和入库验收单一起交由财务部门办理付款业务；货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经本单位有权批准物资采购的人员签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”。

第十六条 物资采购除购置固定资产可不必取得增值税发票或向农民收购的产品不能够取得增值税发票外，其他管理或办公过程中使用或耗用的各类物品、生产消耗性物资的采购必须取得增值税发票方可报销。

第十七条 物资采购完毕并取得增值税发票后，如发生退货或销售折让，应视不同情况按以下规定办理：

（一）采购后在未付款的并且未做账务处理的情况下，须由采购员将原发票和税款抵扣联退还给销售方，属于采购物资退回的，由采购员与对方协商实物处理退回工作，属于销售折让的，采购员应从销售方重新取得折让后的增值税发票。

（二）采购后已付货款或者货款未付但已做账务处理，发票联及抵扣联无法退还的情况下，由公司财务部门的税务核算人员与当地主管税务机关联系开具进货退出证明单或索取折让证明单，由采购员送交销售方，并取得销售方开具的红字发票，再转交财务部门进行账务处理，属于采购物资退回的，由采购员与对方协商实物处理退回工作。

第四节 检查与监督

第十八条 本公司由内部审计人员对采购与付款业务行使检查监督权。

第十九条 对采购与付款业务检查监督的主要内容包括：

（一）采购与付款业务岗位设置和批准权限的授权和执行情况。

（二）申请物资采购的程序是否正确，审批物资采购是否有越权行为。

（三）物资采购合同的订立情况，合同要约是否完整、规范、合法有效。

（四）物资采购专属权的执行情况。重点检查物资采购是否由物资管理部门集中办理，其他部门办理物资采购是否获得批准并经物资管理部门授权。

（五）付款环节的控制。重点检查付款通知书填写是否完整，审批手续是否正确有效，是否凭付款通知书支付购货款。

第二十条 内部审计人员对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。

第二十一条 本制度由公布之日起生效，公司董事会负责解释。