任务一 采购与付款业务内部控制目标和基本要求

采购与付款是指企业外购商品与劳务并支付价款的行为。做好采购与付款的内部控制与业务处理程序设计，对于加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊都具有重要意义。

一、采购与付款的内部控制目标

1.确保购进的货物与生产、销售的要求相一致。

2.确保资金支付后获得相应的货物或劳务。

3.确保应付账款的真实合理以及授权支付。

4.确保揭示采购业务中所享受的折扣和折让。

5.确保及时准确地提供采购与付款业务的会计信息。

二、采购与付款的内部控制基本要求

1.合理设置采购与付款业务的机构和岗位，实行钱、账、物分管，以互相牵制，强化监督。

2.建立和完善采购与付款的内部控制程序，加强请购、审批、合同订立、采购、验收、付款等环节的会计控制。

3.保证采购合同的严格执行。

4.监查采购与付款环节，及时发现并解决错漏，减少风险，维护采购物资的安全与完整。

三、采购与付款的内部控制内容

采购与付款的内部控制有六个基本的控制措施：职务分离制度、采购的请购单控制制度、订货控制制度、货物验收控制制度、入账付款或应付账款控制制度、会计稽核与对账制度。

1.职务分离制度

适当的职责分离有助于减少各种有意或无意的错误。采购与付款交易也需要适当的职责分离，单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款不相容岗位至少包括：请购与审批职务分离；询价与确定供应商职务分离；采购合同的订立与审计职务分离；采购与验收职务分离；采购、验收与相关会计记录职务分离；付款审批与付款执行职务分离。

2.采购的请购单控制制度

①货物的使用部门根据未来一定期间的需要量，提前通知货物保管部门，由保管部门再根据现有货物的库存量计算出请购量后，正式提交请购单。

②经过货物使用部门和物料保管部门主管签字的请购单，还必须通过采购部门和财务部门的确认后方可生效。

③货物采购的请购单由四部门签署同意执行的意见后，再交采购部门将请购单存档备案，办理招标订货手续。

3.订货控制制度

①采购部门应拟订采购方式及日程，呈报核准后，向多家供应商发出询价单，初步确定适合的供应商并准备谈判。

②采购部门根据谈判结果签订订货合同及订货单，并将订单及时传送给生产、销售、保管和财会等有关部门。

4.货物验收控制制度

①仓库保管部门根据订货单和供货方发货单进行验收，并负责保管到达的货物。

②仓库保管部门必须及时填制收货单一式数联。并分别传送给采购部门和财会部门。

③保证所购货物符合预定的品名、数量和质量标准，明确保管部门和有关人员的经济责任。

5.入账付款或应付账款控制制度

①会计部门取得了供货方的发票和收货单等原始凭证并审校无误后，应及时记录存货的增加和银行存款的减少或应付账款的增加。

②保证所购货物符合预定的品名、数量和质量标准，明确保管部门和有关人员的经济责任。

6.会计稽核与对账制度

①涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后才能记账。

②对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账。