《会计基础工作规范》对会计工作岗位设置规定了基本原则和示范性要求:一是会计工作岗位可以一人一岗、一人多岗或一岗多人,但应当符合内部牵制的要求;二是会计人员的工作岗位应当有计划地实行轮换;三是会计工作岗位的设计由各单位根据会计业务需要确定。各企业应本着有利于加强会计管理,提高工作效率,以及有利于分清职责,严明纪律的要求,建立会计人员岗位责任制。建立会计人员岗位责任制,要从实际出发,坚持精简的原则,切实做到事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查,保证会计工作有秩序地进行。设计会计工作岗位时,应考虑单位经济管理对会计信息要求的详细程度和单位经济业务工作量的大小。下面以大型企业的会计组织机构为例,阐述会计工作岗位设置及相应职责。
1.总会计师的设置
总会计师一般是在单位负责人直接领导下进行工作的领导决策层成员。国有的和国有资产占控股地位或者主导地位的大中型企业必须设置总会计师。总会计师作为单位会计工作的主要负责人,全面负责本单位的财务会计管理和经济核算工作,参与本单位的重大经营决策活动,是单位负责人的参谋和助手。总会计师的任职条件:
(1)坚持社会主义方向,积极为社会主义建设和改革开放服务。
(2)坚持原则,廉洁奉公。
(3)取得会计师任职资格后,主管一个单位或者单位内一个重要方面的财务会计工作时间不少于3年。
(4)有较高的理论政策水平,熟悉国家财经法律、法规、方针、政策和制度,掌握现代化管理的有关知识。
(5)具备本行业的基本行业知识,熟悉行业情况,有较强的组织领导能力。
(6)身体健康,能胜任本职工作。
2.会计机构负责人的设置
会计机构负责人和会计主管人员属于单位中层管理人员,具体负责组织管理本单位的会计工作。在大中型企业里,一般设置专门的会计机构,称其为“财务部”。这些机构的负责人称为“财务经理”。在单位负责人和总会计师的领导下,会计机构负责人负有组织管理本单位所有会计工作的责任,其工作水平的高低、质量的好坏,直接关系到整个单位会计工作的水平和质量。任命会计机构负责人,应该考虑以下几个方面:
(1)会计机构负责人应遵纪守法、坚持原则、廉洁奉公,具备良好的职业道德。
(2)担任单位机构负责人的,除取得会计从业资格证书外,还应当具备会计师以上的专业技术职务资格或者从事会计工作3年以上的经历。
(3)会计机构负责人要熟悉国家财经法律、法规、规章制度,掌握财务会计理论及本行业业务的管理知识。
(4)作为会计机构的负责人,不仅要求自己是会计工作的行家里手,更重要的是要领导和组织好本单位的会计工作,因此要求其必须具备一定的领导才能和组织能力,包括协调能力、综合分析能力等。
3.会计部门各岗位职责分配
实行总会计师制的大中型企业一般有较多的财务人员和会计人员,在总会计师的监督和财务经理的领导下实行分工协作,形成以总会计师为首,以财务经理为主管的,包括多小组的财务会计组织体系。在设计会计机构内部分工时,应考虑企业规模、业务特点、管理要求和会计信息需要。企业会计机构中可以设置以下几个小组:
(1)总账组:负责汇总记账凭证的登记、总账的登记以及报表的编制。总账组还负责月终结账、利润结转等工作。
(2)往来结算组:负责反映监督采购业务,查核全部采购原始凭证是否经过采购部门和主管会计人员批准。核算采购成本,反映在途商品(材料)成本、登记应付款明细账。经审核的发票在本组填付款单,由财务部门负责人签署后支付。负责反映和监督销售业务,审核销售发票及有关凭证并编号顺序登记,同时负责回收货款和发出商品,并向有关部门反映应收账款的明细情况和编制商品的销售分析报告。
(3)薪酬核算组:负责监督工资奖金、控制工资奖金支出总额,审查和核算职工工资额,编制工资单。另外,根据成本计算的要求,将工资总额按其类别进行分类,编制出工资分配表。
(4)存货核算组:负责审核各仓库的收发退领商品材料、物资凭证,检查账存与实存是否相符。其核算范围包括原材料、辅料、燃料、低值易耗品、产成品以及商品的收、发、储存记录,并定期进行盘点,保证账实相符。
(5)固定资产核算组:负责登记企业厂房设备及其他固定资产的分类账和折旧账以及在建工程有关账户。凡属企业添置和减少固定资产有关业务,如新建、购置、大修理、更新重置和调出报废等,都由该组核算。
(6)成本核算组:负责计算、登记基本生产、辅助生产、制造费用和管理费用等明细分类账簿,按期编制生产成本报表,反映各种产品的单位成本,并进行分析。
(7)出纳组:办理现金收付和银行结算业务。登记现金和银行存款日记账,保管库存现金和各种有价证券、有关印鉴、空白票据等。
(8)资金管理组:参与筹资与投资方案的选择与确定,资金使用效果的分析和考核。负责公司资金管理调度工作。定期对总公司与下属公司现金库存、银行存款等进行安全性、效益性、流动性检查。
(9)税务管理组:负责办理纳税登记、申请减免税和出口退税、税金的缴纳、编制有关的税务报表和相关分析报告,与税务相关的业务都由该组办理。
(10)综合分析组:综合分析财务状况和经营成果。编制财务情况说明书和专题分析报告。进行财务预测,提供经营决策参考资料。