合同是谈判各方共同决策的结果，是各方根据谈判时的客观情势和主观的利益追求而确定的合作关系，规定了双方在合作中的行为规则。但是人的认识总是有局限的，一旦认识和客观事物发展不一致，纠纷就会出现，给合作带来困难。因此，必须利用各种方法来获得变化的信息，不断调整经营的策略和计划。合同只有合作各方共同努力才能取得实效，因此，凡是有损于某方利益的变化都会影响其履行合同的积极性。从这一点出发，可以预想到这样的结果，在履行合同过程中只关心自身利益的实现是不够的，主动关心共同的利益及合作各方利益的可变动性是很有必要的举措。加强沟通是这种举措中的重点，无论是一般的贸易活动或是长期的经营合作，都有必要在合作过程中有目的地进行不间断的沟通。通过信息交流和认真的分析可尽量掌控合同履行过程中可能发生的可变因素，一旦出现对合同履行不利的趋势，就可以主动出击，及时解决问题，将损失限定在最小的水平。但这种措施在实施之前，很有必要和有关各方进行务实性的沟通，以书面方式把这种变动确定下来，使在以后的过程中不再发生纠纷或争议。这种书面形式就是“备忘录”。而备忘录的确认实际上又是一次谈判的过程，以下用案例来说明其应用的方法。
【案例11-8】 来料脱期的处理
N公司和美国D公司经过认真而仔细的谈判签订了一份来料加工的合作合同。合同规定D公司在合同签订后30天内用海运方式将生产产品H的主要原材料M和零部件送达N公司，90天内N公司将成品用C＆F方式交付D公司，有关技术资料自合同签订之日起由D公司直接向N公司提供，其他所需材料由N公司自备。货款和质量要求另有具体条款规定。
2003年3月1日，双方达成一致签订了合同。N公司拿到了所需的技术资料和加工图纸，立即组织技术人员和有关车间进行技术准备，采购部门采购所需的材料和有关工夹具，动力设备部门开始制造所需的模具，生产计划部门编制生产计划，一切都按照双方达成的协议有条不紊地开展工作。但到了3月31日D公司提供的原材料和零部件没有到货，N公司主动去电询问，D公司称已经按时发出，应该就在路途之中。4月5日N公司接到船运公司电话通知，获悉货到日期可能要延误到4月20日。当天，N公司召开了紧急会议对这样的变化进行了磋商，生产部门认为要按原来规定的日期完成订单的可能性已经很小，而且如此紧迫的生产会造成质量的不稳定。会后N公司立即和D公司进行了电话沟通，D公司强调了该批产品的重要性，交货期的要求不能改变，质量标准也不能降低，希望N公司能尽量克服困难，并派出代表赶来中国进行协商。
4月7日，新一轮谈判开始，双方从各自的利益出发，又充分考虑了对方实施的困难和改变计划的可行性，最终签订了双方协商的备忘录。
关于调整H产品生产计划的备忘录
根据双方2003年3月1日签订的关于H产品的合同要求，N公司必须于2003年6月1日前将合同规定的产品交付于D公司。现因合同规定的由D公司提供的原材料和零部件无法按期到达，按原日期交付存在困难，故进行了磋商，达成本备忘录。
双方争论的焦点：
1.D公司强调H产品具有特殊用途，因此交付日期无法修改，质量标准不能降低。
2.N公司理解D公司对产品的时间要求，但原来确定的60天加工期已经是满负荷的生产计划，再行缩短将不能保证能按时完成。
3.发生脱期的责任不在合作双方，有必要追究船运公司的责任，但不能解决D公司的准时交货问题，也无法解决N公司的生产日期不足的问题。
经过反复研究磋商，确定如下措施：
1.D公司承诺催促船运公司尽快将货物运抵中国，并为接货做好准备，减少产品运抵目的港所需的时间。
2.N公司承诺在2003年6月1日提供合同要求产品的80%，即×××台套，其余20%在6月10日前交付。因此而造成的运费增加由D公司与船运公司交涉解决。
3.因生产计划改变而增加的成本，待产品全部完成后，通过B审计公司审计确定具体数额，双方再行协商解决补偿办法。
N公司代表：××× D公司代表：×××
2003年4月8日
案例分析：
这份备忘录实际上是对原来合同的一种修订，是双方根据各自利益而进行协商的结果。这样做看起来麻烦了些，但其优点是十分明显的。
1.因为船期问题而造成原材料到货脱期直接影响了正常生产计划，如果不采取措施，则造成的后果是N公司无法按期交货，即使用加班加点的方法赶制出来，质量将得不到保证。如此，D公司就无法按计划取得产品，而直接影响到下一步的计划，损失是不可估量的。而合作计划进行修改后，尽管造成了些麻烦，也有一定损失，但损失已经在控制范围之中。双方的合作可以得到继续，纠纷不会出现，最根本的问题是双方的基本利益得到了保证。
2.有人会提问，损失可以向船运公司追溯。因为时间紧迫，事故当前不宜马上去做这件事。即使是船运公司的责任，最多从经济上给予一定补偿，不可能补偿所有损失，包括直接的和间接的损失，特别是D公司下一步计划的损失是无法得到补偿的，而且该损失可能会更大。何况船运公司的脱期完全可能是自然环境造成的，如台风的影响，属于不可抗力，则D公司连最起码的损失补偿都不能获得。为了追究责任还要付出不少代价，特别是将会耗用更多的时间，而这是在本项目中最紧缺的资源。因此，在项目结束后再来处理这件事反而显得主动。
3.协商解决方案也是一次谈判，和初始谈判不同的是讨论的问题更加具体，而且只是对原来合同的局部修改。因此，相对来说要简单些。双方都强调了自己方面的要求和困难，实际上体现出了各自的利益，然后通过协商来寻找解决的途径。也就是从双方的共同利益出发，找到双方都能接受的方法。这又是一次利益的博弈，各自放弃相对次要的利益来获得最重要的利益。本案例中，N公司把时间计划进一步紧缩，从60天减少到40天，再加上后期的10天弥补期；D公司允许将按期提供的产品从100%降到80%，可以首先满足最紧要的需求。这样处理给双方都带来了麻烦，但基本利益都得到了保障。同时在追究船运公司责任时也减少了船运公司的补偿水平，使问题解决比较简单。
备忘录是合同文件的一种类型，一旦签署，同样受到法律的保护。在以后的活动中就大大减少了双方因这次事故而造成的争论和扯皮。许多合作者在执行合同过程中发生了问题只进行联络沟通，没有形成书面并经双方确认的文件，其结果常常不理想，即所谓“空口无凭”，出现争议的机会很多。备忘录谈判似乎要花费一定的时间和成本，但因此而减少的损失将远比不采取措施的情况下要小很多。因此，备忘录是合同履行过程中最重要的工具之一。
【案例11-9】 总合同和分合同
S市准备引进技术建设和改造自来水系统，使该市的自来水供应达到更高的水平。而T公司是世界上著名的自来水工程公司，不仅能承担大型、复杂的自来水工程，而且可以用BOT（建设-经营-转让）的方式帮助客户进行融资，从而加快工程的进度。S市与其合作应该说是很合适的，但问题是作为一个发展中的城市，存在着大量不确定因素，如城市的规划只是一个初步的打算，不具体，更无法说清楚具体的数字。将来城市发展的具体产业及分布、人口密集度等都无法预计。这使得自来水供给系统很难一步到位，只能分阶段进行。第一期先解决当前水资源紧缺的问题，第二期争取解决最近发展中缺少的部分，第三期如何尚无法具体提出。
S和T的合同应该如何处理呢？
经过双方深入细致的谈判，双方签订了一份关于在S市自来水工程项目的长期合作合同。这份合同详细规定了合作双方的责任、义务和权利。合同明确规定了自来水工程进展的过程要求：如何立项，如何设计、规划和预算，如何融资，如何进行招标，如何进行工程管理等。而对相关的技术要求和工程计划没有作出具体的规划，也没有对工程的核定价格具体细算。这就是一份总合同。在此基础上再对一期工程进行谈判，签订一期工程的合同，对于二期工程只进行了意向上的磋商，没有详细讨论。一期合同的内容完全满足总合同的各项要求，但就工程的规模、需求的细节、预算的范围、工程的计划原则、质量标准、监理的准则和方法等详细规定而论，实际上一期合同就是总合同的第一个分合同。两年后，一期工程顺利完成，S市的自来水供应得到了很大的改善。同时，双方对二期工程的内容和要求也在这两年内得到了细化，二期工程的谈判开始进行，双方签订了二期工程合同和备忘录。二期合同规定了大量新建区域的自来水配套工程。和一期工程最大的区别是：一期多为改造工程，改善自来水供应水平；二期多为开发工程，为进一步发展提供基础条件。这两份合同在内容及表达的重点上有很大的区别。双方签订的备忘录表达了两方面内容：首先是归纳了一期工程合作中成功的经验和存在的不足，从而对合作方式进行了微调，即对总合同中某些不明确、不完善的方面进行了调整和改进；其次，对三期工程提出了具体安排，包括规划、技术上的提高、绿色工程的要求等，规定了双方对三期工程准备工作的分工和合作。合作内容也从最初的只有自来水工程到增加新的污水处理工程。T公司不仅为S市提供了全方位的工程合作，并逐步延伸到其他城市，获得了更多的项目。
案例分析：
本案例涉及一项大型工程的实施，因为情况会发生很大的变化，不可能把所有问题在一个时间段内弄清楚，因此，需要将合作合同分阶段来进行，同时在合同实施的过程中，对以后的问题逐步认识清楚，为以后的合作做好准备。
1.总合同的作用是用制度化的方式来规定合作的模式。明确合作的责任、义务和权利分配的原则将有利于具体问题的谈判，因此，总合同可以延续比较长的时间段。制订的重点是长期性、合法性和制度化。
2.分合同可以在总合同的框架下对具体工程的合作做出安排，其有效范围就限定在这项具体的工程项目中，时间也是限定的，工程完工，合同就失去效用。这样就很能适应变化，也具有很大的灵活性。当然，如果分合同涵盖的内容还是太大，时间跨度还是太长的话，可以在分合同的基础上再次细分成进一步的分合同。这种方式在大型工程项目中经常采用。要注意的是层次太多会引起合同条款之间的矛盾，给合作带来负面作用，因此，合同层次不宜太多，应保持在控制范围以内。
3.备忘录在谈判过程中起到的作用是很重要的。本案例中双方专门对两方面问题进行了协商并达成一致，不仅给以后的工作带来了帮助，而且提高了合作双方的相互信任程度，使合作关系进一步加深，合作的业务范围也有了进一步的扩大。备忘录的内容可以按照双方的意愿，对于共同关心的问题进行协商讨论，最终以正式的文件表达出来，成为双方共同遵守的行为规范。
案例讨论：
上述两个案例对合同履行中的沟通和备忘录方式进行了介绍，可以进一步讨论：
1.在合同履行过程中，如何获得更多、更准确的信息？
2.为什么说单纯的信息沟通是不够的，一定要将沟通的结果用书面方式表达出来？
3.备忘录形式对合同履行有哪些具体的要求和做法？
4.备忘录的谈判过程和原来合同的谈判过程最主要的区别表现在哪些方面？