谈判队伍的组织是谈判准备工作中非常重要的环节，不仅涉及谈判的具体实施，更影响到谈判最终的结果。需要多少人参与这次谈判、应该由哪些人参与、具体如何分工和配合等问题都应在组织谈判队伍时全盘考虑。

谈判队伍的组织必须符合以下要求：

（1）保证谈判顺利按计划进行，达到预先设定的目标；

（2）有利于采用各种形式的谈判策略和步骤；

（3）具有临时的处置能力和权力，一旦情况发生变化，有很强的应变能力；

（4）顾及谈判的成本因素。

6.2.1 谈判组织的职能构成

谈判队伍应该是一个临时性的组织，不同的谈判应该有不同的人员构成，应该有不同的分工。从其作用来说，谈判队伍应该由下列人员构成。

1.首席代表

谈判的首席代表是这次谈判的主要负责人，是参与谈判的一方企业或组织决定派出的代表。对对方来说是责任的承担者，对我方来说是谈判的组织者，因此首席代表的行为就显得很重要。首席代表的职能有以下几点。

（1）谈判前负责进行谈判的准备。包括：谈判所需的信息资料、企业或组织委托的具体要求、谈判目标的实施方针等；为谈判的计划和实施做好物质准备，如确定场地、设施、经费等；负责谈判队伍的训练、口径的协调、实施过程的分工等。首席代表在公司或组织的谈判决策过程中应该全程参与，全方位了解情况。

（2）谈判中负责对谈判进程进行控制，指挥和协调谈判队伍，和谈判对方进行正式和非正式沟通，与公司或组织负责人进行沟通并及时调整谈判的策略和措施。特别是在谈判中发生了意料之外的情况时要冷静面对，并及时确定对策。有预案的，应该及时启动预案计划；没有预案的，也要采取积极的应对措施。

（3）谈判结束时可以代表企业或组织在合同上签字和确认。当然，在今后的执行中也免不了许多的参与和责任。谈判结束后还要负责总结、汇报，形成完整的谈判文件档案。

由此可见，首席代表在谈判中是中心人物，而绝不是仅仅在谈判桌上发言、讲话而已。除了个人素质要求外，应该得到充分授权。首席代表的人选最好应该是企业或组织中的主要负责人之一。

2.商务代表

谈判中会大量涉及商务问题，即使是行政性谈判，也会遇到商务问题，因此，需要商务专家的参与是必然的。商务谈判中将大量涉及产品的成本、价格问题，以及商品的质量保证制度、发货和运输方式、付款和结算方式、风险的承担责任、履约的程序和责任等问题。这些问题最终都将体现在合同条款中。

商务代表不仅要非常了解商品的具体内容，而且要了解商品的价值体现。对于自己方面的情况要清楚，对对方的情况也要十分清楚，才能使自己立于不败之地。同时商务代表还应该掌握经济法的有关条款，清楚地了解如何利用法律工具来维护我方的利益。

3.技术代表

对于技术性比较强的谈判，技术代表是不可或缺的人选。技术代表不仅要了解商品的原理和生产过程，更应该是相关技术的专家。在谈判中有许多场合需要技术方面的支持。如作为供方，在对方提出许多要求时能及时给出精确的回答，行还是不行，或能说服对方，使对方认识到提议的不合理性；作为买方，可以用精确的语言提出对产品的具体要求。这样不仅提高了谈判的效率，更提高了自身的谈判地位，在价格谈判时不容易吃亏。

技术代表不仅要求在相关技术上有较高的造诣，而且也应该有很强的沟通能力和表达能力，还应该对有关经济法的内容比较熟悉，如知识产权问题等，在谈判中才能比较主动。

4.顾问组

谈判需要更多的支持，需要专业化的顾问组，即使是比较小型的谈判，顾问组也是必要的。顾问组不一定在谈判桌上出现，可以在幕后发挥作用。因此，许多专业公司建立常设的顾问组，同时满足多方面的需要。

顾问组的构成包括各方面的专家，如法律顾问、财务顾问、政策顾问、技术顾问等，凡是与谈判相关的内容最好都有相关的专家支持。

5.翻译

国际商务谈判中翻译是不可缺少的成员。即使谈判代表有高水平的外语能力也往往专门配备翻译。谈判中的翻译不仅是语言沟通的工具，其职能还表现在以下三个方面。

（1）专业化翻译，确保前后口径一致。跨国谈判最大的障碍就是理解方式的不一致，没有统一的口径很容易造成误会。经过培训的专业谈判翻译能比较规范化地使用语言，可以防止发生不必要的误会。

（2）留出思考问题的时间。在谈判前后的空闲时间里，谈判双方代表在接触中可以不需要翻译，显得人性化一些。但在正式谈判时，带上翻译，可以给谈判代表留出一些思考问题的时间，讲完一段话，可以等待一些时间，仔细思考后面应该如何应对；对方讲了一段，在翻译中，我方也可以思考一下怎样回答对方的问题。因此，谈判双方会各自带着翻译，且只为自己方面翻译，就是这个道理。

（3）承担改口的责任。讲话中难免说漏嘴，讲错话，想更改，但在谈判桌上轻易改口是犯忌的，此时翻译主动承担责任将是有效的方法。例如翻译可以说：“对不起，我理解错了，重新翻译一下。”

6.2.2 谈判队伍的规模

以上介绍似乎说明了每次谈判都有一支庞大的队伍，这种理解就错了。谈判队伍的规模在于精干，越是精干的队伍越具有战斗力，尤其是出场的人员更不宜太多。人数多带来的问题是很难协调，容易发生内部意见不一致。谈判是时间紧迫、问题集中、利益突出、后果重要的活动，双方都给予很大的关注。因此，必须在谈判前做好充分准备，包括对各种可能发生的情况都要有应对的预案。在谈判中应集中精力去达到目标，不要存在“谈起来再说”的思想。

对于大型的项目谈判可能需要稍多的人员，但谈判方往往会将大项目分解成若干个子项目来进行，从而使规模大大缩小，可以规避因规模过大而带来的风险。每个子项目将各自策划和计划，由大项目的领导进行统筹安排，但其并不直接涉足子项目的谈判。

小型项目尤其是经常性项目，人数就更少了。对于一般的贸易类谈判，如果只是单一品种或少数品种的商品贸易，往往出面谈判的只有两个人，一位为主，一位为辅。当然，专业外贸公司的谈判人员后面往往有一支队伍进行协助，帮助完成许多没必要在谈判桌前完成的事务。要注意的是仅由一个人出面谈判是不合适的，一方面孤军作战容易发生问题，另一方面对谈判者本身也有许多不便之处。

谈判过程是一次决策的过程，给予充分的重视是必然的。谈判既不能动用更多的人力，又有如此高的难度，唯一的方法只能是提高谈判人员个人的素质和能力。