6.3 谈判的具体安排(1 / 1)

6.3.1 谈判设施的准备

谈判场合的选择是谈判准备工作中的重要因素之一。作为东道主,即迎接对方上门来谈判的一方,更要重视谈判场合,这是理所当然的。作为另一方当然也要重视谈判的场合。谈判场合选择充满着艺术性,也涉及礼仪问题。它和习惯、文化都有着千丝万缕的联系。选择不当,会造成不必要的误解和纠纷,甚至使谈判陷入僵局。其中,最主要的原则是不能想当然,要和谈判的对象、谈判的内容和谈判的进度密切联系,要充分理解对方的言行习惯和文化背景。

【案例6-3】 谈判场合的选择

为了造成良好的沟通气氛,我们中国人习惯在饭桌上进行交流。选择合适的饭馆,安静的环境,一桌特色的菜肴,再来几瓶酒,你来我往,称兄道弟一番,气氛和谐了,再谈问题就容易多了。的确有许多国内的谈判,尤其是商务谈判,常常开始于饭桌,结束于饭桌。那么与美国商人谈判是否也能这样做呢?为什么?有人提议可以在咖啡桌上进行,这种方式对吗?又是为什么?

运动设施和运动比赛种类有许多种,但每项运动都有力图分清胜负的规则,为此在时间上都有明确的限定,如足球、篮球等,即使是按得球数计量胜负的乒乓球运动,在时间上也抓得很紧。有没有例外的运动方式?例如高尔夫球,其特点是什么?为什么可以打一会儿球又能休息一会儿呢?而且没有多少观众来观看?而且该种运动是如此昂贵,会员卡只向商人和高官们发放,又是为什么?这些和谈判又有什么关系?

各个国家、各个民族都有不同的风俗习惯和文化差异,因此,对每次谈判的安排都要充分考虑到该因素,不能依照我方的习惯来考虑。设施的安排要做到以下几点。

(1)气氛和谐。谈判是为了合作,因此保持和谐的气氛会带来良好的结果。

(2)环境安静。谈判是决策活动,最好不要受到干扰,双方静心思考和讨论将有助于问题的解决,同时也能保守机密,因为在决策过程中许多信息和情况的泄露对双方都是不利的。

(3)服务周全。谈判都是负责人的活动,时间安排都很紧凑,除了应该有很好的生活服务外,更应该配合谈判的需要提供完善的服务,如谈判的记录工具、信息资料的整理工具等,不要等到需要时才去安排。

(4)礼仪得当。谈判现场的布置要有礼仪的安排,包括座位的摆设、张贴的内容等要恰到好处。特别是现场的考察和参观是谈判中经常安排的活动,一方面让对方了解情况,展示我方的诚意,另一方面这也是进一步交流协商的机会。因此对这一活动精心策划是不可忽视的工作,谁陪同、看什么、看多久等都得很仔细地考虑。

(5)资料齐全。谈判中需要的资料、文件等应该齐全。除了相关的技术、政策、管理、分析等资料外,与本次谈判相关的书籍、资料等也应该充分准备。此外,对谈判中准备讨论的问题及解决的方案都应该有书面的准备,甚至合同的草案也应该尽早地准备。

6.3.2 谈判时间和地点的安排

谈判内容和顺序确定后,谈判进行的具体时间和地点安排也很有讲究,其中充满着艺术性,其效果将直接在谈判中体现出来。

【案例6-4】 谈判时间和地点的设定

如果确定在星期一上午九点钟开始某个问题的谈判,将说明什么?而如果安排在星期五下午两点开始又表达了什么意图?这仅仅是时间安排吗?

人们对时间的安排是很有感觉的。如果星期一上午开始,而且主要谈判人员出席的话,说明主持方很在乎要讨论的主题,并准备花足够的时间来解决。而星期五下午则表达了一个信息,该问题应该尽快解决,没有拖延的时间了。

如果将谈判安排在大型会议室中举行,全体成员都出席,体现了什么?在小会议室中,部分人员参加,又体现了什么?在办公室中约见个别人,说明了什么?约在某餐厅或高尔夫球场见面又说明了什么?

一般来说,在大型会议室中举行的往往是正式的谈判,谈判的开始需要这样的安排,因为这样能造成一种气势,使双方认真对待;谈判结束时签订合同也常在大型会议室中举行,同样是为造成一种合作的气氛和社会影响,这些内容便于公开,双方也希望更多的人了解这样的结果。

小会议室中安排的是讨论型的谈判,双方是认真负责的,因此大量具体的细节问题在这样的场合中讨论比较合适。同时其内容仅限于与会者知道。特别是对有争议的问题,在这种场合比较容易表达,可见正式谈判设在小会议室中进行的机会比较多。

办公室约见是私密性会见,谈判中也经常需要,个别交谈和征求意见不作正式决策时选择这种场合最有效。谈判和内部讨论不一样,谈判中的约见是平等的,但在对方办公室中谈话,你会有什么感觉呢?是受到尊重,还是感觉压抑?

以上所说的谈判的场合都是正式场合,双方都受到一种无形的压力,即责任的压力,每句话、每个行为都会表达出个人的思想和责任,因此谈判场合的安排应该与这些要求相一致。

在饭馆中或高尔夫球场上,双方的言论就比较放松了,可以谈论正事,可以诉说友情,也可以讨论无关的问题。这样的交流在谈判过程中也是不可或缺的,不仅可以通过非正式地议论问题了解对方真实的想法和个人的意见,同时也是双方建立长期感情的一种方式和渠道,从而有利于正式谈判时的顺利决策。有人会提议能否邀请对方到家里做客,这样气氛不是更和谐、温馨吗?请深入讨论。

6.3.3 谈判预算的确定

根据上面各种具体要求,必须对各种开支费用进行预算并制订预算计划。各企业或组织都在这方面有明确的规章制度。

谈判承接方要提供各种场地、会场和接待服务,因此费用应该包括:

(1)谈判会场费用;

(2)接待和招待费用;

(3)资料印制费用;

(4)后勤保障费用。

谈判受邀方的费用应包括:

(1)旅行费用和旅店费用;

(2)交际费用。

此外,双方还要计算人工费用和其他开销,特别是在为期比较长的跨国谈判中这方面的费用是比较高的。