6.3.1 谈判设施的准备

谈判场合的选择是谈判准备工作中的重要因素之一。作为东道主，即迎接对方上门来谈判的一方，更要重视谈判场合，这是理所当然的。作为另一方当然也要重视谈判的场合。谈判场合选择充满着艺术性，也涉及礼仪问题。它和习惯、文化都有着千丝万缕的联系。选择不当，会造成不必要的误解和纠纷，甚至使谈判陷入僵局。其中，最主要的原则是不能想当然，要和谈判的对象、谈判的内容和谈判的进度密切联系，要充分理解对方的言行习惯和文化背景。

【案例6-3】 谈判场合的选择

为了造成良好的沟通气氛，我们中国人习惯在饭桌上进行交流。选择合适的饭馆，安静的环境，一桌特色的菜肴，再来几瓶酒，你来我往，称兄道弟一番，气氛和谐了，再谈问题就容易多了。的确有许多国内的谈判，尤其是商务谈判，常常开始于饭桌，结束于饭桌。那么与美国商人谈判是否也能这样做呢？为什么？有人提议可以在咖啡桌上进行，这种方式对吗？又是为什么？

运动设施和运动比赛种类有许多种，但每项运动都有力图分清胜负的规则，为此在时间上都有明确的限定，如足球、篮球等，即使是按得球数计量胜负的乒乓球运动，在时间上也抓得很紧。有没有例外的运动方式？例如高尔夫球，其特点是什么？为什么可以打一会儿球又能休息一会儿呢？而且没有多少观众来观看？而且该种运动是如此昂贵，会员卡只向商人和高官们发放，又是为什么？这些和谈判又有什么关系？

各个国家、各个民族都有不同的风俗习惯和文化差异，因此，对每次谈判的安排都要充分考虑到该因素，不能依照我方的习惯来考虑。设施的安排要做到以下几点。

（1）气氛和谐。谈判是为了合作，因此保持和谐的气氛会带来良好的结果。

（2）环境安静。谈判是决策活动，最好不要受到干扰，双方静心思考和讨论将有助于问题的解决，同时也能保守机密，因为在决策过程中许多信息和情况的泄露对双方都是不利的。

（3）服务周全。谈判都是负责人的活动，时间安排都很紧凑，除了应该有很好的生活服务外，更应该配合谈判的需要提供完善的服务，如谈判的记录工具、信息资料的整理工具等，不要等到需要时才去安排。

（4）礼仪得当。谈判现场的布置要有礼仪的安排，包括座位的摆设、张贴的内容等要恰到好处。特别是现场的考察和参观是谈判中经常安排的活动，一方面让对方了解情况，展示我方的诚意，另一方面这也是进一步交流协商的机会。因此对这一活动精心策划是不可忽视的工作，谁陪同、看什么、看多久等都得很仔细地考虑。

（5）资料齐全。谈判中需要的资料、文件等应该齐全。除了相关的技术、政策、管理、分析等资料外，与本次谈判相关的书籍、资料等也应该充分准备。此外，对谈判中准备讨论的问题及解决的方案都应该有书面的准备，甚至合同的草案也应该尽早地准备。

6.3.2 谈判时间和地点的安排

谈判内容和顺序确定后，谈判进行的具体时间和地点安排也很有讲究，其中充满着艺术性，其效果将直接在谈判中体现出来。

【案例6-4】 谈判时间和地点的设定

如果确定在星期一上午九点钟开始某个问题的谈判，将说明什么？而如果安排在星期五下午两点开始又表达了什么意图？这仅仅是时间安排吗？

人们对时间的安排是很有感觉的。如果星期一上午开始，而且主要谈判人员出席的话，说明主持方很在乎要讨论的主题，并准备花足够的时间来解决。而星期五下午则表达了一个信息，该问题应该尽快解决，没有拖延的时间了。

如果将谈判安排在大型会议室中举行，全体成员都出席，体现了什么？在小会议室中，部分人员参加，又体现了什么？在办公室中约见个别人，说明了什么？约在某餐厅或高尔夫球场见面又说明了什么？

一般来说，在大型会议室中举行的往往是正式的谈判，谈判的开始需要这样的安排，因为这样能造成一种气势，使双方认真对待；谈判结束时签订合同也常在大型会议室中举行，同样是为造成一种合作的气氛和社会影响，这些内容便于公开，双方也希望更多的人了解这样的结果。

小会议室中安排的是讨论型的谈判，双方是认真负责的，因此大量具体的细节问题在这样的场合中讨论比较合适。同时其内容仅限于与会者知道。特别是对有争议的问题，在这种场合比较容易表达，可见正式谈判设在小会议室中进行的机会比较多。

办公室约见是私密性会见，谈判中也经常需要，个别交谈和征求意见不作正式决策时选择这种场合最有效。谈判和内部讨论不一样，谈判中的约见是平等的，但在对方办公室中谈话，你会有什么感觉呢？是受到尊重，还是感觉压抑？

以上所说的谈判的场合都是正式场合，双方都受到一种无形的压力，即责任的压力，每句话、每个行为都会表达出个人的思想和责任，因此谈判场合的安排应该与这些要求相一致。

在饭馆中或高尔夫球场上，双方的言论就比较放松了，可以谈论正事，可以诉说友情，也可以讨论无关的问题。这样的交流在谈判过程中也是不可或缺的，不仅可以通过非正式地议论问题了解对方真实的想法和个人的意见，同时也是双方建立长期感情的一种方式和渠道，从而有利于正式谈判时的顺利决策。有人会提议能否邀请对方到家里做客，这样气氛不是更和谐、温馨吗？请深入讨论。

6.3.3 谈判预算的确定

根据上面各种具体要求，必须对各种开支费用进行预算并制订预算计划。各企业或组织都在这方面有明确的规章制度。

谈判承接方要提供各种场地、会场和接待服务，因此费用应该包括：

（1）谈判会场费用；

（2）接待和招待费用；

（3）资料印制费用；

（4）后勤保障费用。

谈判受邀方的费用应包括：

（1）旅行费用和旅店费用；

（2）交际费用。

此外，双方还要计算人工费用和其他开销，特别是在为期比较长的跨国谈判中这方面的费用是比较高的。