接下来，我将为大家介绍几个能够进一步提高例会效率的工具。

为了让项目顺利进行，必须提高例会的效率。

最近由于工作方法改革，想要将所有的相关者全都聚集在一起召开会议变得非常困难。有些成员因为需要照顾老人或小孩而只能缩短出勤时间或者干脆在家办公，还有的时候需要在外地或海外分公司的成员参与会议。

在这个时候，使用以下工具可以极大地提升会议的效率。

Zoom

“Zoom”是非常方便的在线视频会议系统，可以让身处不同地方的人一起召开会议。

只要有电脑、平板电脑或者智能手机就可以参与会议，最多支持100人同时在线。音质和画质比Skype更好，连接也非常稳定。

在这个系统中可以共享PPT和白板，可以一边添加、修改内容一边讨论。

会议的参与者无须支付任何费用，只需要管理者注册一个账号，每个月支付15美元即可，成本非常低。

我的公司就经常使用Zoom召开在线会议。此外，每个月一次面向员工的英语培训，也是通过Zoom进行的。

利用在线会议工具，就可以让在家办公或在外地的成员也能参与例会。在希望企业外部的搭档或客户参与会议时，也能更容易邀请到他们。

为了节省时间、提高项目的整体效率，请充分利用这个工具。

云端会议室

云端会议室是可以多人在线语音聊天、共享文件，以及对工作任务进行管理的工具。

因为具有给成员安排工作任务、确认成员是否完成任务等功能，非常适合项目经理进行工作安排。

这款工具还可以设置分组聊天，让负责不同工作任务的成员可以在自己的分组里进行讨论和交换信息。

■　可以进行“在线会议”的工具

Zoom　http：//zoom.us/

我的公司也经常使用这个在线会议系统。音质和画质都很优秀，连接也非常稳定，除此之外还有“支持100人同时在线”“不需登录”“全员都可以添加和修改内容的在线白板”“画面共享”“一键录像”等非常方便的功能。

Mural　http：//mural.co/

在线共享白板系统，参与者可以自由地在白板上粘贴图片和文档，在成员无法聚集在一起时，可以用这个在线白板系统来召开会议。

我为什么几乎不用电子邮件

我最近几乎不怎么用电子邮件了，主要用云端会议室和脸书的短消息来进行联系。因为后两者比电子邮件用起来更方便，而且反应速度快。而且由于这些工具不支持输入太多的字符，还能够从根本上避免内容过于冗长的问题。

现在还有很多职场将电子邮件作为最基本的交流手段，但反复用邮件进行交流非常浪费时间。所以对于自己的项目，应该要求成员“尽量缩短邮件内容，复杂的事情最好当面或者用电话解决”。

说起来，孙社长也经常提出“不要反复用邮件交流3次以上”的要求。

■　可以进行“在线会议”的工具

云端会议室　http：//go.chatwork.com/ja

对于公司内部的交流来说，使用聊天工具比邮件更加有效率。我的公司常用“云端会议室（chatwork）”这个工具。这款工具可以按照项目和工作任务设置分组聊天，让成员在自己的分组里进行讨论和交换信息。会议记录也可以放在这里。

Slack　http：//slack.com/intl/ja-jp

这也是非常著名的商务用聊天工具（云端会议室是日本企业开发的，Slack是美国开发的）。顺带一提，Slack得到了软银集团2.5亿美元的投资，所以得到了业界的关注。