（“能够立即展开行动的会议”的5个技巧）

即便在例会上对工作任务的分配进行了调整，大家一起集思广益地想办法，有时候仍然会遇到无论如何都无法解决的课题。

这些课题属于“项目经理权限内无法解决的问题”。

因此，应该立即与拥有解决问题权限的人进行交涉。既然仅凭项目经理一个人的力量无法改变现状，那就应该尽快采取行动。

比如信息系统部门成员负责的工作任务出现了延迟。

在这种情况下，需要与信息系统部门的负责人进行交涉，让他继续增派人手支援项目。

如果对方说无法继续增派人手，那就拜托他用部门的预算将一部分业务外包出去。

如果对方继续说预算也不够，那这个问题就属于连职能部门负责人的权限也无法解决的问题。因此，必须找到拥有更多权限的项目负责人说明情况，寻找解决的办法。

在这个时候，关键在于分清品质、期限、成本的优先顺序。

“如果追加预算将系统开发的工作外包出去，就能够在期限之内完成项目。如果不追加预算的话，就要将期限延长一个月。这个项目应该优先哪一个呢？”

像这样将情况介绍清楚，接下来就要等待项目负责人做出判断了。正如我在第二章中提到过的那样，如何在品质、期限、成本三者之间找到平衡，最终是由项目负责人决定的。

如果负责人说“期限延长一些也没关系，控制在预算之内”，那就照他说的做。

凡是项目经理权限之外的问题，都要找拥有相应权限的人做出决定。这是最基本的解决问题的方法。

除了像上述这样只需要找个别职能部门的负责人进行交涉就能解决的问题之外，还有需要将许多人召集到一起通过会议讨论才能做出决策的问题。

比如，某个问题存在多个拥有权限的人，或者必须邀请企业外部的人来提供建议才能做出判断等，都属于这种情况。

在这种情况下，务必要在会议上当场得出结论，并且在会议结束之后立即开始行动。

日本的企业经常召开讨论了半天却没有做出任何决定的、浪费时间的会议，一定要避免出现这种情况。

接下来，我就将为大家介绍“能够立即展开行动的会议”的5个技巧。

这些技巧当然也能应用在例会上。

能够立即展开行动的会议的技巧

1　召集所有拥有决策所需“权限”和“信息”的参与者

2　明确会议的议题，事先与参与者共享

3　将会议内容分为“报告”“决定”“待定”

4　明确“谁”“到什么时候为止”“做什么”

5　在会议的最后，全员共享会议记录

（在会议记录上写明“分发对象”“出席者”“制作者”“制作日期”）

能够立即展开行动的会议的技巧①

召集所有拥有决策所需“权限”和“信息”的参与者

做决策需要“权限”，而做出判断则需要“信息”。

因此，要想在一次会议上当场得出结论，就必须让拥有必要权限和信息的人都出席会议。

也就是说，让“什么人出席会议”是会议的关键。

“关于这件事，必须让信息系统部门、营业部门、合规部门的负责人全部到场才能做出判断。”

“关于这件事，必须找外包公司获取信息才能做出判断。”

这样思考是为了找到得出结论需要的权限和信息，然后逆推出应该邀请哪些人出席会议。

如果必要的人物没能出席会议，就无法在这次会议上当场得出结论，需要再次召开会议，白白浪费时间。为了避免出现这种情况，务必认真地进行会议准备。

能够立即展开行动的会议的技巧②

明确会议的议题，事先与参与者共享

在召开会议之前，务必明确“这次会议要讨论什么议题”，并且事先告知出席者。

在会议的一开场，同样要开门见山地提出会议的议题。

因为日本人都习惯了那种“没有明确主题，莫名其妙结束”的会议，所以项目经理作为会议的举办者必须非常明确地将“在会议上务必针对这个主题得出结论”的信息传达给所有人。

能够立即展开行动的会议的技巧③

将会议内容分为“报告”“决定”“待定”

因为在会议上会提出各种各样的意见，很容易出现信息混乱的情况。即便是同一件事，每个人的理解也可能是不同的。

有的部门认为已经“决定”的事项并开始行动，其他的部门却认为“还没有正式决定”“负责人没有正式宣布OK”，而迟迟没有开始行动。这样的情况在任何企业中都十分常见。

一旦出现这种理解上的偏差，就很容易导致返工。

为了防止出现这种情况，项目经理应该将会议上提出的内容分为“报告”“决定”“待定”进行整理。

在制作会议记录的时候，需要标明各个项目属于上述三种的哪一种。

报告：期间限定的促销活动获得新顾客1.8万人

决定：延长促销时间（到今年6月30日为止）

待定：批准延长促销时间的预算

当然，也要尽快召开将“待定”变为“决定”的会议。

能够立即展开行动的会议的技巧④

明确“谁”“到什么时候为止”“做什么”

项目经理必须明确最终由“谁”“到什么时候为止”“做什么”。这件事不但要在每次的例会上进行确认，在召开其他会议的时候也要进行确认。

此外，在会议记录上也要和项目管理表上一样，将“成果”“负责人”“截止日期”都明确地写出来。因为如果不明确上述内容，就无法促使人采取行动，所以不管任何会议都应该尽可能地落实到纸面上，实现可视化。

能够立即展开行动的会议的技巧⑤

在会议的最后，全员共享会议记录

可能有人认为“会议记录应该在会议结束之后制作，然后再发给出席者”，但为了让会议上做出的决定能够立即执行，会议记录也必须在会议进行的过程中同步完成。

现在有很多可以即时制作会议记录的工具，所以要想实现这一点并不困难。

如果有投影仪能够将会议记录的内容显示在白板上，项目经理就可以在会议进行的过程中与全员共同确认决定的内容，保证所有人都达成一致之后，将会议记录打印出来。

还有一种更简单的信息共享方法，那就是用手机将白板上的内容拍摄下来，然后直接将照片发送给各个成员即可。

此外，项目经理也可以将精力都放在主持会议上，将制作会议记录的工作交给其他人来完成，最后由全体成员对内容进行确认。

总之不管采取上述哪种方法，都要保证在会议结束时能够将会议记录的内容与全员共享。

在会议记录上，需要写明“分发对象”“出席者”“制作者”“制作日期”等内容。

会议上决定的内容是只有出席者知道，还是包括项目负责人和职能部门的负责人在内都知道？在这两种不同的情况下，出席者的工作态度也会发生不同的改变。

比如在后者的情况下，出席者会认为“既然负责人也知道，那我一定要按时完成任务”，所以在制作会议记录的时候，一定要将分发对象写清楚。

其次是写明“出席者”的姓名，这样有助于确认会议的决定是基于哪些权限和信息做出的。

当相关部门的负责人说“我没听说过这件事”的时候，还可以出示会议记录告诉对方“课长代替部长出席会议时说了没问题”，保证会议的决定都能够顺利地执行下去。

“制作者”的姓名和“制作日期”是为了明确职责所在而必须记录的内容。虽然这是制作会议记录时基本中的基本，但却经常遭到忽视，所以请一定注意。