典型案例：早上7点20分，王强走进办公室。他之所以提早上班是为了把办公桌上的一大堆文件处理掉。王强打开台灯，开始处理信件。当他看到第一封信的时候才发现，他必须等一位同事到了之后，才能处理这件事，于是他把这封信放在了一边，继续看第二封信。第二封信里夹了一份统计表，王强觉得可能以后会用得上，于是就去大厅复印了一份备用。

当他重新坐下来看信时顺便扫了一眼今天的报纸，发现了一篇很感兴趣的文章，于是他开始埋头阅读。等他看完这篇文章，发现同事们开始纷纷走进办公室，原来已经快9点了。王强赶快把信件堆往角落，以便空出一块儿地方写一份关于客户管理的计划书，这个任务是领导交代的，明天前必须完成。正当他打开档案，准备开工时，同事小胡和小王走了过来，邀他一起喝杯咖啡。王强看看表，心想聊个10分钟应该不成问题吧，于是开始听小胡和小王聊昨天看过的那场电影。电影很精彩，等王强弄懂了剧情，30分钟已经过去，他匆匆跑回办公室。

一进办公室，电话响起，是王强的领导郑先生。郑先生告诉他，10点有个会要开，是讨论今明两年发展计划的。王强想，这个会很重要，不参加不行，怎么办，吃完午饭再抓紧赶计划吧。但是午饭后，情况并没有改善。王强接见了几名客户，接听了几通电话，又看了两封信，已经到下班时间了。明天要交的计划书，至今一字未动，他百般无奈地把资料塞进公文包，心里直纳闷，为什么小胡和小王下班后还有时间去看电影呢？

一、时间的内涵

如何根据自己的价值观和目标来管理时间，是一项重要的职业生涯管理能力，它能帮助你控制生活，善用时间，朝自己设定的方向有效率地前进。

（一）时间的含义

韦氏大辞典中对于时间的定义是这样的：时间是由过去、现在及未来构成的；时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”要想能够真正地了解时间并且管理时间，就有必要对时间的本质有深刻的认识。

（二）时间的特性

（1）供给毫无弹性。时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加，也不会减少，每天都是24小时，因此时间无法开源。

（2）无法蓄积。时间不像人力、财力、物力和技术那样可以被积蓄储藏。不论愿不愿意，人们都必须消费时间，因此时间无法节流。

（3）无法取代。任何一项活动都有赖于时间的堆砌，也就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此时间是无法取代的。

（4）无法失而复得。时间无法像失物一样失而复得。一旦丧失，则会永久丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。

二、时间管理的含义

时间管理就是有意识地运用预期、评估、计划等手段，安排自己生活中各项事务，合理高效地支配、利用时间。时间管理的原则是“预先计划，追求效率”。预先计划能使我们对自己的时间安排有个整体把握，不至于总被事情追着跑而失落了原本希望实现的目标；追求效率能使我们有限的时间产出更多的成果。要理解时间管理的内涵，需要避免以下三个误区：

（1）好的时间管理就是把每天的时间排得满满的。在时间管理上，只是强调在单位时间做更多的事情是不科学的。忙，未必有效，要学会一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。只有这样，才能抓住重点，做到劳逸结合。

（2）好的时间管理就是做完所有的事情。如果目标不明确或不清晰而盲目工作，就像在茫茫大海上航行，整天忙忙碌碌，看似效率很高，可能只是原地打转，没有什么效率可言，因此，在做什么事情之前，首先要有明确的目标和方向，只有这样，才能够事半功倍。

（3）好的时间管理根本没有规律可循。有人认为，工作千变万化，千头万绪，而人又是百人百性，做同样的事情会有不同的模式，因此时间管理根本没有规律可循。其实，时间管理和做事情一样，是有方法和技巧的，我们要善于学习、善于积累，就可以做到科学地、有规律地利用时间，提高单位时间的工作效率。

三、时间管理方法

目前流行的时间管理方法有很多，下面简单介绍其中的四种。

（一）6点优先工作制

这一方法是效率大师艾维·李（Ivy Lee）向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维·李因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

6点优先工作制要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依次类推……

艾维·李认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事情，那么他一定是一位高效率人士。而即使他只完成了“1”，那么至少他也是每天完成了一件最重要的事。

（二）帕累托原则

这一方法是由19世纪意大利经济学家维弗雷多·帕累托（Vilfredo Pareto）提出的。其核心内容是生活中80%的成果几乎源于20%的活动。比如，总是那些20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润；世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了剩余20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。

根据这一原则，帕累托要求应当对要做的事情分轻重缓急，进行如下的排序：

A.重要且紧急（如，救火、抢险等）——必须立刻做。

B.重要但不紧急（如，学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。

C.紧急但不重要（如，有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你，有人突然打电话请吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则，而不是把“重要”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。

D.既不紧急也不重要（如，娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。

（三）麦肯锡30秒电梯理论

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备也无法在电梯从30层到1层运行的30秒内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要的客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“电梯演讲”。

（四）GTD时间管理方法

GTD是Getting Things Done（完成每一件事）的缩写，来自于大卫·艾伦（David Allen）的一本畅销书《尽管去做：无压工作的艺术》（Getting Things Done）。

GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

1.收集

收集就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入收件箱（inbox）中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的文件夹，或是记录各种事项的纸张的文件保管箱，也可以是记录电子文本的电子设备，如智能手机、微型计算机。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。

2.整理

将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾等几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行就需要对下一步行动进行组织。

3.组织

组织是GTD中的最核心步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等。而下一步行动清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

GTD对下一步行动清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，如按照地点（计算机旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当到达这些地点后也就能够一目了然地知道应该做哪些工作。

4.回顾

回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾与检查所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

5.执行

在完成以上步骤后，就可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境、时间的多少、精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。

四、时间管理能力的培养与提升

时间管理既是一种能力，也是一种习惯，对于大学生现在的学习和未来的职业发展都会有很大的帮助。时间管理能力的培养与提升，通常可以从以下几个方面入手。

1.设定目标

爱默生说：“用于事业上的时间，绝不是损失。”就是说要有人生目标和目标体系，目标能最大限度地聚集一个人的资源和时间。因此，只有目标明确，才能最大限度地节约时间。没有目标，即使时间计划和工作方法再完美无缺也无济于事。只有给自己设定好了目标，才会在繁杂的日常生活中保持清醒的头脑；有了目标，即使工作压力再大，也会遵照正确的优先原则，充分发挥自己的能力。

2.制订计划，写出清单

俗话说，好记性不如烂笔头，要养成“凡事预则立”的习惯。按照艾维·李的方法，每天晚上写出第二天要做的6件最重要的事，然后按照轻重缓急排序，按照顺序做事，时间便不会浪费。

3.分清轻重缓急

面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有生产力的地方，有三个判断标准。

（1）我必须做什么。这里有两层意思：是否必须做；是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。

（2）什么人能给我最高的回报。根据帕累托原则，应该用80%的时间做能带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情。而最高回报的地方，其实就是最有生产力的地方。

（3）什么能给我最大的满足。最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，唯有如此，工作才是有趣的，且更容易保持工作的热情。

经过以上三个标准的筛选，事情的轻重缓急就很明了了。这时候，再以重要性优先顺序进行安排并严格执行，你会发现自己的时间利用更加高效了。

4.第一次做好，次次做好

要100%认真地工作，要全心全意地工作。第一次没做好，就会不得不占用做其他事情的时间来返工。而返工是最浪费时间和精力的，同时也容易造成执行走样，和原计划相去甚远。

5.今日事今日毕

制定每天的工作时间进度表。每天都有目标，有结果，做到日清日新。今日不清，必然累积，累积就会拖延，拖延就会心情烦躁，影响工作效率，进一步浪费了时间。

6.做好时间日志

到底花了多少时间在做哪些事情，要养成习惯把它详细地记录下来，如早上出门花了多长时间，吃早餐花了多长时间……将每天花的时间一一记录下来，就会清楚地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理，只有找到浪费时间的根源，才有办法加以改善。

7.专心致志，有头有尾

上班时浪费时间最多的干活方式就是时断时续。时断时续不只是停顿下来本身费时，而且重新工作时，还需要花时间调整情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。而有头无尾，更是造成时间的更大浪费，不但输掉了开始的投资，更丧失了经由最后的努力而获得成功的喜悦。

8.学会拒绝

学习、工作和生活中，常常会有各式各样的人和事出乎意料地出现，以致干扰自己的计划。因此，珍爱时间者应该学会适时说“不”，懂得拒绝的艺术，以保证自己任务的及时完成。

9.善用零碎时间

善于利用零碎时间是争取更多时间的唯一方法。把零碎的时间用来做零碎的事情，可以最大限度地提高工作效率。譬如：利用等待的时间，记几个英文单词，和同事朋友联络一下，制订一个小的计划等。水滴石穿，用“分”来计算时间的人，比用“时”来计算时间的人，时间多59倍。善于利用零碎的时间，短期内未必看得见成效，但久而久之必定会有惊人的成就。

10.安排“不被干扰的时间”

每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”的时间。假如能有1小时完全不受任何人干扰，关在自己的空间里思考和工作，这1小时可能抵过一天的工作效率。

此外，在把握时间管理方面，还有一些方法也非常重要，比如：掌握持续激励的艺术，将事情从“要我做”变成“我要做”，减少时间管理带来的压力和痛苦；保持注意力，全神贯注的意思并不是让自己牢记什么，而是要忘却其他的一切——除了正在从事的事情；消除自身弱点，针对时间日志等方法检验出的个人时间管理缺陷，进行有效改善，等等。只要一点一点地前进，就一定能掌控好时间，管理好自己的生活和工作。