一、函的概念及特点

（一）概念。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（二）特点

1.使用的广泛性、平行性。函的使用范围广泛，任何机关、部门、单位都可以函行文。但函主要是用于平级和非隶属机关之间，当那些受隶属关系限制的公文不能行文时，就可用函来行文，如代行通知、代行请示、代行批复等。

2.内容的事务性、商讨性。即函的内容多为具体、单一的事务性问题，比较重要的问题、事项、活动、请求等，一般不用函行文。并且发函双方具有平行的或不相隶属的公务商洽、询问答复、信息交流关系，不存在指挥与被指挥关系，因此，双方商定的意见，对双方均无权威性的约束力。

3.运用的简便性、对应性。函是公文中运用最灵活、便捷的一种文种，往往内容简单，篇幅短小，行文简便，既可按公文格式写成“正函”的形式行文，也可按信函格式写成“便函”的形式行文（即不设眉首、发文字号，不写标题）。此外，函还有特定的对应性，即函以双向对应的形式出现，有来函必有复函，有问函就必有答函。

二、函的种类

（一）商洽函。平级之间、不相隶属之间有事需要帮助或联系的函。

（二）问答函。向有关机关询问情况、征求意见的函叫询问函；针对来函提出的问题给予明确答复的函叫答复函。

（三）请批函。向没有隶属关系的业务主管部门或对口主管部门请求批准事项的函。

三、格式及写法

函有特定的文面结构形式（见公文格式），这是因为函是使用频率较高的一种公文。函的发文字号采用自编序号。函的标题一般用完全式，也有省略发文机关的。函的正文包括发函的缘由、事项、结束语三部分。函的缘由即发函的原因和依据；事项部分写明需协助办理事项的意见或态度；结束语可写“特此函达”，复函可写“特此函复”，也有不写结束语的。函的写作要求开门见山、直述其事，语言谦恭而委婉。

（一）标题。一般省略发文机关，去函有“关于商请”“关于请求批准”等修饰语；复函则往往有“复函”两字作后缀。

（二）正文。去函的正文包括开头、主体、结束语三部分。1.开头：发函缘由（根据、原因、目的）。2.主体：发函事项（商洽、询问、请批的事项）。3.结束语：（1）只告知事项的写“特此函达”“专此函告”；（2）要求对方回复的写“以上意见，即请函复”“可否？请研究复函，以便办理有关手续”；（3）请求协助、支持的写希××××××为荷（为盼、为感）。

函是多向行文，故函的写作要求注意写作语言。对上级用谦敬语，如希准予……；对平级用商洽语，如特商请……；对下级用强调语，如希迅即……为要等。

四、注意事项

（一）在平行文中，函是最主要的文种，凡是不相隶属机关之间商洽工作、答询问题和请批事项等，均应用函。不相隶属机关之间周知有关事项要用函，而不用通知；请批事项要用函而不用请示。

（二）函要一函一事，内容单一集中。这样，受函单位便于处理，有助于提高工作效率。同时要把商洽、询问、请求的事项写明确，切忌模糊、笼统，以免误解或往来查询，延时误事。

（三）发函一般要求对方关照、支持，因此写作时态度要诚恳，语气要平和，讲究平等协商，文明礼貌，不露虚套和媚态。即使是上级机关向下级机关的发函，也不要居高临下，盛气凌人。应以平等商洽的口吻来写，以免引起下级的反感。复函用语要明快，以诚待人，不要显现出冷漠和生硬。总之，语言要得体，恰到好处。

五、典型文案

（一）

广州×局销售公司请求批准函

×局销办函[2006]5号

广州×局：

我销售公司从去年十月成立以来，国内务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。

可否，请批复。

广州×局销售公司（盖章）

2006年1月10日

（二）

关于上海市教育考试院有关考试收费等问题的复函

上海市教育委员会：

你委《关于上海市教育考试院等申请调整部分考试收费标准及收费立项、审定执收主体的函》（沪教委财[2005]78号）收悉。根据国家有关规定，经研究，现就有关问题函复如下。

一、同意上海市教育考试院在组织下列考试时，按以下标准收取报名、考试费。

1.普通高校招生考试报名费由14元/人调整为25元/人，不得另收取成绩快递、电子信息采集、拍照数码照片等其他任何费用。成人高校招生考试报名费不作调整，仍按14元/人标准执行。

2.普通高校艺、体类专业招生费20元/人，考试费50元/科（考试费最高不得超过200元/人）。除此之外，各招生学校不得另行收费。

上海音乐学院、上海戏剧学院艺术类专业报名费标准不变，初试、复试、三试各100元/人。

3.高等教育自学考试、中等教育自学考试报考费由35元/科调整为45元/科。

……

六、接本函后，由执收单位到市物价、财政部门分别办理《收费许可证》《票据购印证》的注册、变更手续。

上海市物价局（章） 上海市财政局（章）

2006年1月24日

六、实训演练

××职业学院今年行政管理专业的应届毕业班学生20人准备到××大酒店进行毕业实习，为期两个月，请你代为写作一份商洽的函。