What-理解 领导四大支柱④ 控制(Control)(1 / 1)

如前面所述,计划产出目标与策略,组织配置好人力与资源,领导须做出激励与执行,而控制就要做到检核与修正。所谓检核,就是要比较目标与执行的差异,而修正就是找出差异的原因,并做出因应的对策,逐步修正,直到达成目标为止。

关于控制,有两大法则,就是目标法则和时间法则。

一、目标法则:目标板管理

控制的第一要件,就是检核比对计划、目标及执行进度或结果的差异。在外企工作多年,我最常使用的就是目标板(KPI Dashboard),KPI就是关键绩效指标(Key Performance Indicator),Dashboard就是仪表板,简单地说,目标板就是一个随时可拿来检视目标达成进度的表格。

目标板范例如下:

●第一栏为员工:在此可写上员工的姓名。

●第二栏为衡量三指标:一般分为财务、质量、项目。财务是指业绩数字的目标;质量是指库存、市占率或促销报酬等操作指标;项目是指主管对员工另外指派的特殊任务,亦可说是一种Assignment(指派),它也是一种栽培(Development)员工的方式。

●第三栏为控制五步骤:放上目标,填上绩效,比对差距,找出原因,提供对策。找出原因及提供对策是针对进度落后或没达成目标才需要填的项目。

二、时间法则

1.轻重缓急四管理

大家或许对时间管理已经有一定程度的了解,在此我只做架构性的重点提醒。我们可以用紧急程度跟重要程度将时间分为四大象限,进行轻重缓急四管理。我特别放上排序,是想要表达应该多花些时间做未来的事情(重要而不紧急),才能一直走在别人前面。一样的时间,只是分配方式不一样,结果就大不同。当你今天把明天的事做完,到了明天,除了事情早已在昨天完成之外,今天就是再检查有没有哪些地方要补强,多出时间便可再拿来做后天的事,这样的良性循环及推演,要不成功也很难。

职场历练多年,放眼望去,大多数人都把时间放在紧急的事,不管它重不重要,反正就是急……也难怪成功的人不多。所以说,人分三等人:上等人,明日事,今日毕;中等人,今日事,今日毕;下等人,昨日事,今日毕。

2.NLP时间线

在NLP神经语言程序学里,有一种时间线的技巧,大意是说我们可以通过想象让自己在时间线上自由移动。我们可以回到过去,找到一段充满活力自信的自己,重温放大那个感觉,然后把那股正面力量带回现在。当然也可以回到未来,找到一段想要的美好未来,倒推今天的自己该如何好好努力实现。

不管是时间管理或是时间线技巧,都是属于一种控制,所以我把它归在控制这个章节。NLP时间线在职场的应用有两大技巧,一个是目标设定,一个是执行计划。

①目标设定

不知道各位是否看过《回到未来》这部电影?片中男主角不小心搭乘时光机回到30年前,巧遇他的母亲与父亲,在阴差阳错下,把30年前懦弱的父亲变得很勇敢,再回到现代,他的父亲已经完全变了一个人,变得既自信又有钱。而如果没有时光机,又该如何来改变父亲呢?

答案是30年前的父亲应该要自己知道,如果再不改变懦弱的自己,那么30年后一定还是很无能,所以应该把自己站在30年后,想象出一个30年后满意的自己,然后倒推回今天,告诉今天的自己应该要做什么,才能达到30年后满意的自己。

如下图,有三个口诀:1.回到未来,2.设定目标,3.改变现在。如果今天的状况是X,自己也不想改变,那未来就是X1了;而如果你想要未来是Y1,那你一定要把自己从X先改变到Y,这样Y1才有机会达到。职场也一样,要先大胆勇敢地去想象未来的目标(假设想要年薪达到200万元Y1),然后告诉现在的自己(年薪60万元X),要好好努力做好准备(理想状态Y),这样将来才能顺利达到Y1。

②执行计划

接续上一个目标设定。当回到未来,设定了目标,也有意愿改变现在,然后呢?有了意愿还不够,还要有一连串的执行计划。

在职场上,NLP时间线执行计划的口诀是:倒果为因,以终为始。也就是先把未来想要达到的目标设好,然后一段段倒着铺陈,执行计划,推估出每一个里程碑该做的事。

如以下例子,我们希望在6月要达成新产品销售目标,那么从今天(1月到6月之间)便可倒着设立出每个阶段的执行计划(Action items),如果在2月没做到招募渠道,我们就可大胆断定6月的业绩恐难达成。换句话说,若要如期在6月达成,那么1到5月的子目标务必是使命必达。