再来看一个与邮件相关的技巧。
在上一节中,我提到写一封邮件大约需要五分钟的时间。
思考邮件内容、输入、重新阅读一遍检查是否有错误,还要考虑遣词造句不能有失礼的地方……
如果是发给客户或交易对象等公司外部的人,这样仔细地写邮件无可厚非。但如果只是公司内部用于交流的邮件,则没必要搞得这么麻烦。
我有一个很好的方法。
那就是在团队内部推广“只写主题的邮件”。
我将这种方法称为“只有主题”。在邮件的主题栏里写下主要的内容,不输入邮件正文。其实这种方法已经被海外的企业广泛应用。
如果使用这种方法的话,只需要三十秒就能发送一封邮件。
只写主题的邮件
请看上图。
像这样只写主题的话,只需十五秒就能完成。再加上输入邮件地址和点击发送的时间,也不会超过三秒。
与完整地写一封邮件花费五分钟相比,这种方法提高了十倍效率。
当然,虽然只写了邮件的主题,但已经充分传达了信息。
如果由管理者提议让团队成员也采用这种方法的话,部下会更容易接受。
此外,“只有主题”的邮件不但可以减少发送邮件的麻烦,还能极大地降低接收邮件时的心理压力。
像上图这样,只需要打开收件箱看邮件的主题即可,不必将每个邮件都打开确认内容。
如果打开邮件看到内容很长的邮件,肯定会有心理压力吧。
我认识的一名参与型管理者就曾经说:“光是看到这么长的邮件就让人感到头疼。”
因此,这种“只有主题”的邮件,至少可以帮助你缓解一部分的心理压力。
我在一家客户企业(大型旅游公司)的分公司(大约一百二十人)实践了这种方法,结果大受好评。
这家公司的员工后来对我说:“从来没想过工作会变得如此轻松。”
我在担任参与型管理者的时候就非常推荐团队成员使用这种方法。
请你也务必要尝试一下。