不依靠个人的努力，通过团队整体的努力来提高效率

参与型管理者不仅要提高自身的工作效率，还要带领整个团队提高工作效率，因此必须尽可能地减少整个团队的无用功。

或许很多人对此都不知道应该从何下手吧。

在这个时候，可以从以下两个切入点来进行思考。

一个是减少会议和记录的无用功。

另一个是通过“业务的平均化”来消除差异。如果只让特定的人在特定的时间集中处理特定的业务，那么就可能出现长时间的加班，或者给“联结销”造成沉重的负担等问题。

为了从这两个突破口提高业务的效率，需要用到“Eliminate：取消（职场中需要取消的业务）”“Rearrange：调整顺序（业务平均化）”“Simplify：简化（作业的省力化）”这三个框架。

接下来，我将用我在时间管理培训中实际介绍过的几个示例来进行说明。

Eliminate：取消会议、记录中的无用功

减少会议和商谈的时间（取消、缩短）

·取消只为了通知和共享信息的会议（改为用邮件和聊天工具共享）

·取消对结果没有影响的会议

·以最少的人数召开会议和商谈（会议最多不超过八个人，头脑风暴最多不超过十八个人）

·禁止在会议上阅读资料（提前两天将资料发给出席者，提前阅读资料内容后再参加会议）

·明确各议案所需的时间、不进行延长（决定会议主持人和时间管理员）

将记录最小化（资料与邮件）

·取消没有得到充分利用的报告书和资料

·会议资料总结在一张纸上（资料太多不但制作起来浪费时间，阅读起来也费时费力）

·取消会议记录（根据日本经济团体联合会在2017年实施的调查结果，有75%的企业在取消会议记录之后，生产效率都实现了提升）

Rearrange：业务平均化

保证成员的业务量实现平均化

·给每个团队成员安排合适的业务量

·导入搭档制，让多个人共同承担同一个业务（有助于员工带薪休假和减少加班）

·确认是否有多个人在互不知情的情况下从事相同的业务（决定负责人、将资料保存在职场的共享文件夹中）

在“期末、月末等业务繁忙期”保证平均化

·设定期中结算日，将业务繁忙期分散（通过数字把握各个期间的业务量，能够更好地实现业务量的平均化）

Simplify：作业的省力化

·在职场中推广没有正文只有主题的邮件（仅限内部邮件）

·推广使用单词记忆、文章记忆等功能（能够提高邮件作业6～10倍的效率）

·善用智能手机的语音输入功能

·给企划书、报告书等常用资料准备模板，每次填写时只需要修改部分文本内容

·活用录音和语音转换功能（将手写记录控制在最低程度）

大家一起做决定

在减少团队整体的无用功时，不能只有管理者一个人做决定，而是应该借助部下的力量，让大家一起做决定。

比如，成立业务改善委员会，向管理者提出改善意见，或者每月召开一次业务改善会议，讨论存在的问题与相应的对策。

如果总是让团队成员被动接受，很难激发成员的干劲。只有让他们自己做决定，才能真正地得到成员的理解。

请努力建立起一个让团队成员能够自主进行业务改善的机制吧。

Point

消除职场的无用功是所有团队成员的共同课题。