关键在于提高面对面交流的效率

在管理者的业务中，最占用时间的就是会议、商谈等面对面的交流。

与部下进行交流是管理者最基本的业务，但对参与型管理者来说，因为还需要完成员工的业务，所以并没有充足的时间与部下进行交流。

于是有很多参与型管理者只能在傍晚回到公司之后，利用加班的时间与部下进行商谈，或者有时候为了参加会议不得不从很远的地方特意赶回来。

但这样做不但对管理者来说是一种负担，对等待的部下来说也同样属于无用功。

因此，参与型管理者必须建立起一个能够在减少面对面交流时间的同时提高交流品质的机制。

针对这种情况，同样可以使用“ECRS”的框架来将会议和商谈简化。

不出席会议和商谈

从“Eliminate：取消”的角度来看，首先应该采取的方法，就是尽量不参加会议和商谈。

只出席真正有必要的会议。其他的会议则交给序章中提到过的“联结销”也就是团队里的副手去参加。

这样做还可以提高团队自主运营的效果。

有时候，外部的会议也可以让部下去参加。

这样可以提高部下的自主性，让他更具有责任意识。

同时还能避免参与型管理者因为没有时间参加外部会议而带来的不好影响。

争取一次完成

接下来是“Combine：合并”。

比如，部下A关于某项业务想要和你商谈一下，但你想到“关于这项业务，有些问题也必须和部下B说一下”，那么就不要分别和这两个人商谈，而是从一开始就让部下B也加入进来，同时与部下A和部下B商谈。

如果有两个会议等待你参加，那么应该想办法将这两个会议合并为一个。

比如，营业负责人的会议每周一次、每次一小时，与员工的会议每周一次、每次一小时。

在这种情况下，可以将这两个会议合并为“营业负责人与员工负责人”一起参加的会议。

这样做不仅可以节省你自己的时间，同时也能节省所有会议参加者的时间。

除了无法合并的单独面谈之外，多人参加的会议和商谈尽量合并成一个。

远程参加会议

接下来从“Rearrange：调整顺序”的角度来进行一下思考。

很多会议是不得不参加的。但如果你为了参加会议而调整自己的时间表，那么有些很重要的共享、决策以及问题解决就不得不延后。

因此，对于不得不参加的会议，可以使用视频通话或者电视会议的方式，在外部参加。现在有很多专业的远程会议工具可以使用，非常方便。

如果参加会议的所有成员都使用这种工具的话，那么就完全没有大家聚在一起才能开会的必要。

只要大家尝试一下就会发现，远程会议工具能够给你带来和现场会议没有任何差别的体验。

即便不在现场也能参加会议和商谈，这可以说是参与型管理者必须具备的能力之一。

提高部下“报联商”的效率

最后是“Simplify：简化”。

在这个时候应该考虑的是提高部下“报联商”的效率。

在接受部下的报告、联络、商谈的时候，如果部下的表达能力太差、说话啰里啰唆，那么时间一下子就过去了。

因此，必须让部下掌握先说结论的表达方法“PREP法”。

PREP法是按照以下四个顺序进行表述的方法：

Point（结论）：关于促销企划的决策方法，我希望您能给我一些建议

Reason（理由）：因为我一直也无法做出决定

Example（举例）：对于究竟应该优先考虑成本还是优先考虑效果，我非常犹豫

Point（结论）：从现状来说，您更重视哪一方面呢

如果部下能够按照上述的顺序表述问题，就能极大地提高“报联商”的效率。

Point

从打破“管理者必须出席会议”的常识开始。