教育信息管理是一个系统工程，从教育信息管理的主体来看，需要履行以下主要职能：收集与沟通、分析与解释、预测与引导、研究与开发、公开与保密。
一、收集与沟通
（一）信息收集
收集信息是教育行政部门最基本的信息管理工作。我国的教育行政部门，从教育部到省（自治区、直辖市）教育厅，再到地（市）教育局，再到县（区）教育局，每年都要对自己所管辖范围内的基本教育信息进行收集与统计。收集信息的目的主要是为了了解教育发展的基本情况，对教育系统的运行进行监控，并为教育行政部门领导进行决策与规划提供信息基础。从我国目前的情况来看，教育行政部门在收集信息时，需要关注以下几个问题：
1.信息服务的对象需要进一步拓宽
目前，教育行政部门收集信息，主要是为教育行政部门的领导服务的。上级需要什么信息，就收集什么信息，很少考虑其他用户的信息需求。收集信息的主要目的也是为了教育决策、规划、管理与监控。但实际上，不同用户有不同的信息需求。例如，家长想了解所在区县各校的办学情况，包括师资力量、办学条件、教育质量、招生计划、升学率、收费情况等，从而为孩子选择一所合适的学校。而教师可能对职位空缺、职称评定、工资待遇、教师培训等信息感兴趣，从而更好地规划自己的职业生涯和更好地完成教学任务。校长则需要了解教育改革的动向，以便更好地执行教育政策。教育研究人员由于各自的研究重点与兴趣不同，他们所需要的教育信息涉及方方面面，比如流动人口子女问题、贫困地区的子女教育问题等。还有社会用人单位，他们也需要了解当前的毕业生情况，以便更好地制订自己的用人计划。这些信息很大部分都需要由教育行政部门和学校来提供。因此，教育行政部门在收集信息时，应该考虑公众的教育信息需求，而不是把上级作为唯一的信息服务对象。
在美国，教育信息服务的对象是很广的。美国的《不让一个孩子掉队法案》要求通过常规评估来确定学生在主要学科（英语和数学）方面所取得的进步和存在的问题。评估结果必须以学生整体和分类群体（如低收入家庭孩子、少数民族孩子、残疾孩子等）的形式予以公开。学区可以通过这些数据来判断学校需要哪些特殊的帮助，并进行战略规划；学校用这些信息来确定教师在哪些方面需要帮助和额外的培训，并帮助一些学生群体来达到目标；教师能用这些信息来做出明智的决策，为学生学习提供最佳策略；家长通过获得州、学区和学校的大量信息，就能够更好地监督学生和学校的进步并做出明智的决定。[4]
2.教育信息指标体系需要进一步完善
教育行政部门在收集信息时，是根据一定的指标体系来实施的。我国的教育指标体系分为国家级教育指标体系和地方教育指标体系，二者的统计项目基本上是一致的。国家级教育指标体系包括教育统计指标体系（ESI）和教育评价与监测指标体系（EEMI）。教育统计指标共7类90项，侧重于对教育现状的数量性描述，多为原生性和基础性的指标。教育评价与监测指标共有4类77项，侧重于对国民教育水平、结构及学校设施的评价和监控，多为再生性或结构比例性的指标。[5]
我国的教育指标体系主要涉及教育投入和教育结果两部分，很少涉及教育背景与教育过程，这与其他国家或国际组织的教育指标体系有很大的差异。比如：新加坡的国家教育指标体系包括入学情况、资源、教育成果和教育相关因素四大类。经济合作与发展组织（OECD）的教育指标体系（简称CIPP模式）包括教育背景、教育投入、教育过程和教育结果四部分。其中教育背景指标包括家长的受教育水平、贫困学龄儿童所占比例、贫困少数民族学生所占比例、单亲家庭学龄儿童所占比例、处境危险的学生所占比例等，教育过程指标包括学校系统的组织结构、决策权的分配、学校风气、学校课程设置、教育领导的素质等。通过比较，我们不难发现，我国的教育指标体系涉及的范围明显偏窄，需要进一步完善。
3.确保教育信息的真实性
我国的教育信息管理系统分为中央、省、市、县四个级别，教育信息的收集也主要通过这四级系统，由下而上进行汇总。真实性是对信息最本质的要求，但信息传递的链条越长、环节越多，信息失真的可能性就越大，每经过一个层级，就要被过滤一次。信息失真的原因有两方面：一是信息收集过程中由于技术和设备的缺陷，人员的经验与判断能力不足，以及环境的不确定性造成信息的失真；二是人为的虚报、瞒报导致信息的失真。信息不真实，不仅不能让公众正确地了解教育，反而会误导公众。教育行政部门在收集信息时要对信息进行筛选、鉴别，去伪存真，去粗取精，保证信息的真实性。
国家教育信息管理系统示意图[6]
（二）信息沟通
教育行政部门不仅要向公众提供真实的信息，还应该保证信息的完整性和相关性。片面的信息会导致片面的理解，并最终误导人们的行为。而要保证信息的完整性，就必须加强教育行政部门之间以及教育行政部门与其他部门之间的信息沟通。
1.教育行政部门之间的信息沟通
我国教育行政部门之间的信息以纵向传播为主，包括自下而上的信息传播和自上而下的信息传播。（1）自下而上的信息传播，是指信息在教育行政组织中由低级向高级的流动。它是上级领导和部门获得反馈信息、了解和掌握组织全面情况的重要途径；是组织成员向领导、下级向上级反映自己的要求、愿望、意见，提出批评、建议、问题的正常渠道。向上传播有助于提高组织的工作效率，组织的决策实际上要以向上传播的信息为依据。（2）自上而下的信息传播，是指信息在组织中由高层向低层级的流动。它是教育行政组织中占主导地位的信息传播方式，是上级领导贯彻政策、发布指示的正常渠道。向下传播对于保持政府组织的整体性、实现政府组织的功能具有决定性作用，通常以文件、指令、会议等形式传递。
目前，教育行政部门之间的横向沟通比较缺乏。不同的信息由各个部门自行保存，没有专门的机构或人员对这些信息进行整合，信息处于零散状态。
2.教育行政部门与其他部门之间的信息沟通
一方面，教育行政部门要通过其他政府部门及时了解与教育相关的信息，如人口统计信息、经济发展状况、劳动力需要状况等，为教育决策和规划提供信息；另一方面，教育行政部门也要把教育领域的信息传达给其他政府部门，以获取支持与帮助。例如：学校出现传染病时应及时与卫生部门沟通，学校发生伤害事故时应及时与公安部门取得联系。
当前，不管是教育行政部门之间的信息沟通，还是教育行政部门与其他部门的信息沟通，均存在较为严重的信息沟通障碍。在信息时代，信息是一种重要的权力资源，信息的拥有者可以利用手中的信息谋取私利。在这种利益的驱动下，各部门自然都不愿意将自己掌握的信息与他人共享。从制度层面看，解决沟通障碍的途径有二：一是建立激励机构，将信息沟通纳入各部门的工作评价指标体系中；二是建立问责制，让当事人为其隐匿信息所造成的后果担责。
二、分析与解释
收集信息的目的是为了利用信息，而有效利用信息，就需对获得的信息进行分析与综合，进行由此及彼、由表及里的过滤提炼，揭示信息的真实含义，把握信息的真正价值。对同一信息，不同的人会因其所站立场和角度不同，而得出不同甚至截然相反的分析结果，根据这些分析作出的决策自然会大相径庭。教育行政部门作为权威机构，有义务为公众提供科学的、客观的和理性的分析，以引导人们作出正确选择。信息分析得越准确，其实用性与可靠性就越强。
教育行政部门具有分析与解释信息的义务与优势。一方面，按照韦伯的组织设计，行政组织中的工作人员都应该是专业的技术人员，精通该岗位的各项事务。而且由于公职人员的非人格化因素，能够做到理性而客观地分析问题。另一方面，由于教育行政部门拥有一定的权力，掌握一定的资源，包括人力、物力、财力，还有“智囊团”。教育行政部门往往会和比较权威的研究机构或研究人员进行合作，委托他们对各种事情进行调查研究，然后在此基础上，给公众一个科学的、理性的和客观的解释。
信息分析与解释是教育行政部门的一项常规工作，特别是在发生突发事件时，教育行政部门的信息解释至关重要。在各种观点争锋相对、事情真相还不明朗的情况下，公众更希望听到权威部门的声音。例如，2003年3月，辽宁海城8所学校几千名学生发生集体中毒事件。事件发生后，当地群众一片恐慌。他们希望了解学生中毒的原因是什么，目前的中毒情况如何，如何治疗，是否会留下后遗症。但当地教育行政部门却采取了沉默的态度，从而导致各地媒体的报道五花八门，进一步助长了家长的恐慌心理。
信息分析与解释还包括对虚假信息的鉴别与澄清。在信息社会中，各种信息充斥着整个社会，其中包括一些虚假信息。这些虚假信息有的是由于人们不明白真相而误传的，而有的则是某些利益群体故意散播的，以达到某种不可告人的目的。在这种情况下，作为权威部门的教育行政部门就必须站出来，还公众以真相。例如，2004年8月，有媒体报道称“教育部取消部分成人高校招生资格”，并公布了被取消的成人高校名单。教育部了解此事后，专门召开记者招待会，教育部新闻发言人专门就此发表声明予以澄清：报道中所列出的学校并未被取消招生资格，该报道属失实新闻报道。教育部同时要求刊登过该报道的媒体尽快更正，消除影响。
案例1 美国的标准——普尔学校评估服务
教育质量问题一直备受人们的关注。如果教育信息被收集上来后，不加分析地呈现给公众，公众将无法理解这些原始数据到底意味着什么，无法确定是什么导致了学生成绩的提高或下降。为此，美国许多州都引进了标准——普尔学校评估服务（Standard & Poor's School Evaluation Services，SES），为家长、纳税人、教育者和决策者提供数据分析和强有力的决策工具，以改进学生成绩和学校管理。
SES利用教育评估与信息中心的数据，通过分析学业、财务与人口统计方面的指标与趋势，对每所学校的成绩提出客观的评价。更为重要的是，SES不是就考试成绩而论考试成绩，而是更加注重学校的发展，把改进学生成绩与促进学校发展联系在一起，把所有可能影响学生成绩与学校发展的因素都考虑进去，通过分析和比较不同学校，提炼出影响学校绩效的基准因素（benchmark），从而使成功的实践经验在不同学校之间实行共享。
SES的分析从总体上分为六部分：（1）一般概况（summary for parents）：学生在州教育考试中的表现、学生在大学入学考试中的表现、毕业率、辍学率、班级状况、学校支出、学校收入等；（2）学生成绩（student performance）：MEAP的通过率、优秀率、参与率，学生统计情况（按性别、种族、民族、经济状况、残疾）、大学入学考试情况、毕业率、辍学率等；（3）学校财政（spending，revenue & taxes）：学校总支出、生均经常性支出、平均教师工资、生均经常性投入、学校剩余经费、学校债务等；（4）办学效益（return on resources）：双语教育、特殊教育、贫穷孩子的教育等投入资源所取得的效果；（5）学校环境（school environment）：注册人数（包括贫穷家庭孩子所占比例、特殊孩子所占比例、英语不熟练的孩子的比例）、教职工情况（包括教师情况、师生比等）、学校安全（包括学生暴力袭击以及各种事故，如吸毒、非法持有枪支）；（6）社区状况（community profile）：包括人口数量、平均年龄、学龄人口、拥有学士学位的成年人、单亲家庭的孩子、失业率等。SES不仅仅对学校之间进行比较与分析，还对学区之间、各州之间进行比较。分析之后形成的报告（SES observation）都通过教育信息系统向社会公开，这样家长、教师、教育工作人员、投资者以及其他人员，就能够清楚学校绩效的改进状况，明白是什么因素影响了学生的成绩，从而能够更有指导性地参与到教育当中来。
案例2 美国对TIMSS提供的信息的分析
美国对TIMSS（第三次国际数学与科学研究，The Third International Mathematics and Science for the Evaluation of Educational Achievement）提供的信息也进行了精细地分析。美国国家教育统计中心联合了若干所大学的研究机构，组成了强大的研究力量，构建了一个多侧面和多层次的信息分析框架。[7]（1）多侧面分析。美国的研究人员通过三个侧面进行了梳理与分析：数据和文字资料分析，包括美国的学生在做什么，别国的学生在做什么，美国的教师怎么教，别国的教师怎么教等；录像资料分析，邀请课堂教学研究者、资深教师和校长对比观看美、德、日三国教师的课堂教学实录，从而鉴别出美国教师在课堂教学技术细节方面的缺陷，然后对这些缺陷加以归类，并进一步寻找背后的原因和改进策略；国际基准分析，在上面分析的基础上，提炼出中小学数学与科学的课程目标、内容及教学质量的国际基准，从而改变美国教育界以往热衷于自我纵向比较和小范围横向对照的旧习。（2）多层面分析。美国研究人员分别从课堂、学校、政府、社会四个层面，对美国中小学数学与科学教学及管理方面的缺陷作了鉴别与分析。
三、研究与开发
信息分析更多的是面对现在所存在的问题，而信息研究与开发则是在分析当前问题的基础上，提出面向未来的解决之道。如利用TIMSS信息来寻找问题和分析问题的成因，是其他TIMSS参与国也能够做到的，但对TIMSS信息进一步开发，并将其转换为改进现在缺陷的工具，则是美国对TIMSS信息处理的独到之处。例如，美国联邦教育部指令研究人员利用TIMSS信息开发的“工具包”（toolkit）就是一个典型的例子。该“工具包”由“指南”、“教育”、“成就”、“教学”和“课程”五个部分构成。其中，“指南”是有关“工具包”的内容和使用说明；“教育”部分旨在为读者提供TIMSS概览，包括TIMSS各主要报告的摘要、简介性的录像带、引导性的讨论题；“成就”部分主要是TIMSS的测试题和TIMSS各参与国学生的成就数据，以帮助相关人士了解差距；“教学”部分选摘了美国教师理事会和日本文部省所制定的教学标准、选辑了TIMSS的部分课堂实录并配以说明，以助反思；“课程”部分包含了一份比较美国的课程与别国课程的指导手册，意在帮助相关人士找到课程与教学改革的方向。此外，美国的研究人员还利用TIMSS课堂实录资料，开发了多种教师专业发展的方案。[8]
美国的经验告诉我们，教育行政部门不仅仅要履行“领导”职能，而且还应行使“服务”职能。在我国的教育改革中，基层学校的教育改革探索虽然是必要的，但基层学校的改革视域和研究能力都是十分有限的。更何况我国地域广大、学校众多，各地、各校之间的信息交流渠道并不十分畅通，很多研究常常因低层次的重复而浪费了有限的教育资源。由于教育行政部门，尤其是中央教育行政部门掌握着最丰富而全面的信息，也最具备调动各种研究力量和组织大型研究的能力。因此，教育行政部门完全可以在发挥“领导”作用的同时，通过行使其“服务”的职能，也即通过组织开发权威的改革工具，来更好地引领中小学的教育改革。[9]
四、预测与引导
信息预测与引导是指行政主体所应承担的对行政事态发展的方向作出预测、推论，并提出有价值的有关社会发展格局判断的信息义务。[10]如气象局每天发布气象预报，地震局发布的地震灾害预报。这些预测和判断对于人们安排生产劳动和采取防范措施非常重要。教育行政部门作为教育领域的主管部门，也负有对教育事态发展方向进行预测、推论和判断的义务。
教育发展的不确定因素很多，而社会个体没有能力去收集足够的信息，也没有专业知识对收集到的信息进行分析，因此无法对教育作出理性的选择。教育行政部门作为教育管理机构，拥有专业知识，了解教育的运行规律，对教育事务具有宏观调控能力，具备对教育事态发展方向进行预测、推论和判断的能力。比如：根据劳动力市场供求情况，对高校毕业生的就业状况进行分析与预测；根据世界教育改革的趋势以及我国的具体情况，对我国未来教育改革与发展的方向作出预测；根据人口结构的变化，对学生入学的情况进行预测；根据学龄人口的变化，预测未来的教师需求状况等等。
“信息引导”作为政府的重要职能，是党的十四大报告明确提出的，该报告指出：在社会主义市场经济体制条件下，政府的职能主要是“统筹规划，掌握政策，信息引导，组织协调，提供服务和检查监督”。所谓信息引导，是指政府运用信息调节、控制国民经济与社会发展的管理手段和管理方式。即政府在实施经济和社会管理过程中，通过一定的方式和途径向社会发布信息，表明政府在一定时期、一定条件下对经济和社会发展的意图及主张，从而影响和引导人们的行为，实现国家经济和社会发展的战略目标。比如教育行政部门发布的招生政策、就业政策、教育改革政策等，都将对人们的未来行为起着引导作用。
“信息引导”的另一方面表现在对“负面事件”的正面引导。比如：学生中毒、校舍倒塌、校园暴力、教育乱收费、考试舞弊、挪用教育经费、违规招生等负面事件。面对此类事件，教育行政部门应该在说明事实真相的基础上，更多地提供一些如何救治、如何预防、如何矫正的信息，从而引导人们以积极的心态来共同面对，进而采取积极的行动来协助政府部门。如果信息引导不当，就可能会引起公众的恐慌和导致公众对政府的不信任，进而产生对抗的心理，甚至采取过激的行为。
“信息引导”的突出作用表现在发布“预警信息”。所谓预警信息，从字面来理解，就是能够给人们起到警示作用的信息。这种信息具有紧迫性，及时发布能够避免社会遭受更大的人身和财产损失。比如，国家安全预警信息、天气预警信息、交通预警信息等。我国教育部在2003年就发布了13号留学预警，2004年发布了9号留学预警。这些留学预警信息能够起到很好的警示作用，从而引导人们做出理性的留学选择。
五、公开与保密
（一）信息公开
所谓信息公开，就是政府机构在履行职责过程中产生、获取、利用、传播、保存和负责处置的信息，只要不涉及国家秘密、商业秘密与个人隐私等不宜公开的内容，都应该向社会公开。[11]目前，世界上已经有40多个国家或地区制定了信息公开法，采用了政府信息公开制度。[12]我国有些地方政府也制定了信息公开规定，如《广州市政府信息公开规定》于2003年1月1日开始实施，上海、成都等城市也实施了信息公开规定。只有让信息流动起来，在政府与公众之间形成一种良性的互动与沟通机构，才能真正发挥信息的作用。教育信息公开，不仅能让公众更好地了解和监督教育部门的运行，而且能够增强公众自主参与和自我决策的能力，从而提高教育部门的工作效率。
（二）信息保密
信息公开并不意味着把所有的信息都向社会公布，如果涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等信息，则必须加以保密。信息公开是为了让公众共享教育信息和对教育活动进行舆论监督，保密则是为了使国家秘密、商业秘密和个人隐私得到保护，从而实现更高的稳定、公平与公正。保密性包含以下几层含义：（1）按照法律严格保密，无论何时都不能公开。有些信息无论何时公开都将危及国家的安全与稳定。（2）在一定时期内保密。如我国的《档案法》规定，档案经过三十年的保密期后，经过审核，有些信息可向社会公开和供社会查询。（3）在一定范围内保密。有些信息只能被某些部门或某些群体所知道，而不能向其他人公开。如学生及其家庭的各种情况，学校教职工、教育行政部门工作人员有权了解，但其他人无权知道。因此，教育部门在履行信息公开职能时，还负有信息保密的职能。如高考试题，英语四、六级考试试题等，都属于保密范畴，必须严格履行信息保密的义务，题目一旦泄露出去，必将影响到考试的公平与公正。
案例3 美国对学生个人信息的法律保护
美国国会于1974年通过了《家庭教育权与隐私权法案》，来保护学生及其家庭的隐私，也叫做伯克利修正法案。法案授予家长有权获取他们孩子的教育信息和在没有他们同意的情况下限制这些信息的公开。它还允许家长和成年学生（eligible student）修改这些信息，当他们认为这些信息是错误的或会引起误解时，他们有权利申请修改。[13]
《学生权利保护修正法案》（the Protection of Pupil Rights Amendment，PPRA）于1994年的《目标2000：美国教育法案》中得以修正，明确了在美国教育部资助下的，通过调查、研究、分析或评估而收集到的学生信息必须提供给家长查阅。如果家长需要，收集到的资料必须提供给家长。由联邦资助的，在中小学进行的调查也受该法律的约束。收集学生信息的机构必须向家长解释PPRA所赋予他们的权利。而且必须考虑到残疾人和非英语家长能够理解。PPRA从两个方面来保护学生及其父母的权利。首先，它要求家长有机会查阅相关的联邦调查或教学资料，以及同意他们的孩子参与这项调查。其次，PPRA要求州或地方教育机构以及他们的合作者或代表，在收集以下信息之前必须取得学生家长的同意：加入的政党，精神和心理问题，性行为和取向，违法或自我犯罪行为，家庭成员的关键评价，给予律师、医生和代理人的特殊信息，收入。当家长认为他们的隐私权受到侵犯时，他们可以直接向地方当局或州教育机构的官员投诉。联邦官员将会检查未得以解决的投诉，并督促地方解决这些投诉。
《残疾人教育法案》（Individuals with Disabilities Education Act，IDEA）对残疾孩子的隐私保护给予了特殊规定。残疾孩子的父母有机会查看与他们孩子所接受的特殊服务有关的所有教育记录。而且，他们还有权了解州或地方教育机构对他们的孩子进行鉴别、评估和定位，以及提供免费服务的有关信息。还包括校外专家制作的但由学校保管的医疗或心理测评的信息。
《学校午餐法案》（National School Lunch Act，NSLA）由美国农业部制定，为适当的学生提供免费的或减价的午餐。《学校午餐法案》涉及学校午餐计划、学校早餐计划和特殊牛奶计划。它严格限制学区使用参与该计划的学生的个人信息和家庭信息。该法律保证无论是参与资格还是计划确认信息都不会进入学生的教育记录。而且，该法案针对无权披露和非正常使用学生个人信息，还制定了处罚措施。
《联邦戒毒与戒酒记录保密法案》（Federal Drug and Alcohol Patient Records Confidentiality Law）禁止公开申请或正在接受该项服务的学生信息。该法律由美国健康与人权服务部制定，该法律规定任何病人的记录，甚至学校少数学生的记录，只要接受了该项服务，他们的信息就必须保密。