2004年国务院颁布了《基金会管理条例》,并在2016年进行了修订,《基金会管理条例》是基金会设立和监管的专门法规(以下简称《条例》)。家族基金会设立应当遵循《条例》中的流程和步骤。
1.设立家族基金会应当符合以下条件
第一,为特定的公益慈善目的而设立;第二,不以营利为目的;第三,基金会的原始基金不低于200万元人民币,必须为到账货币资金;第四,有规范的名称、章程、住所、组织机构以及与其开展活动相适应的专职工作人员;第五,能够独立承担民事责任。
在国务院民政部门登记的基金会除符合上述规定以外,还应当具备下列条件:①注册资金不低于8000万元人民币;②面向全国以资助慈善组织和其他组织为主要活动方式;③发起人在有关领域内,具有全国范围内的广泛认知度和影响力。
2.设立家族基金会应当遵循以下流程
第一步,确定基金会的宗旨。宗旨是该基金会成立的总目标、主要方向和总的指导思想,结合使命和愿景综合陈述。
第二步,组建理事会。理事会是基金会的决策机构,理事为5人至25人,具体人数由章程规定;基金会理事中相互间具有近亲属关系的总数不得超过理事总人数的1/3;在基金会领取薪酬的理事不得超过理事总人数的1/3。
第三步,起草章程。基金会的发起人或者筹建者应当根据法律规定和基金会成立的初衷起草章程。基金会章程必须明确基金会的公益性质,不得规定使特定自然人、法人或者其他组织受益的内容。基金会章程应当载明下列事项:①名称及住所;②设立宗旨和公益活动的业务范围;③原始基金数额;④理事会的组成、职权和议事规则,理事的资格、产生程序和任期;⑤法定代表人的职责;⑥监事的职责、资格、产生程序和任期;⑦财务会计报告的编制、审定制度;⑧财产的管理、使用制度;⑨基金会的终止条件、程序和终止后财产的处理。
第四步,准备注册需要的原始基金。家族基金会发起人应当按照预先的承诺或者设想,准备原始基金,原始基金不得低于法律规定的最低限额,而且原始基金应当是实际到账的货币。
第五步,寻找办公场所,招募合适的工作人员。家族基金会发起人或者筹办者应当为基金会选择一个独立的场所,从而确保基金会运行的独立性。秘书长应当为专职,不能由理事长兼任。
第六步,填写法人登记申请书,确定在哪个民政部门登记,向民政部门提交法人登记申请书。国务院民政部门和省、自治区、直辖市民政部门是基金会的登记管理机关。申请设立基金会,申请人应当向登记管理机关提交下列文件:①申请书;②章程草案;③验资证明和住所证明;④理事名单、身份证明以及拟任理事长、副理事长、秘书长简历;⑤业务主管单位同意设立的文件。
第七步,进行战略规划。家族基金会获得登记之后,应当结合基金会宗旨和章程制定基金会战略规划,战略规划应当注重长期规划和近期重点规划相结合,具备实操性和可行性,并突出自身的特点和优势。
第八步,制定预算计划和资源开发计划。结合基金会战略规划,编制符合本基金会现状的预算和资源开发计划,确保基金会资源得到充分合理的利用。
第九步,建立基金会正式文件的存档体系。登记文件、理事会会议记录、财务报告和其他正式文件都应该妥善存档。
第十步,建立会计制度。大型的家族基金会应当建立独立的会计核算体系,确保资金使用科学透明。小型的家族基金会如果不具备建立独立会计核算体系的能力,亦应当聘请兼职会计从事会计核算。
第十一步,缴纳税收减免资格申请。熟悉我国税收优惠政策,根据相关文件要求向税务部门申请税收减免资格。