为了保证船舶的航行安全，世界各国除对船舶的技术条件进行严格的管理和控制外，还对船员的资格进行严格的限定和管理。限定和管理的主要办法之一就是实行船员考试制度，经考试合格者，发给相应的职务证书。这种管理制度属于行政许可种类的认可。从这个意义上来说，持有合格职务证书的船员，才准许在船上工作及担任相应的职务。《1978年海员培训、发证和值班标准国际公约》（1978STCW）自生效以来，我国根据该公约，陆续制定了《海船船员适任考试、评估和发证规则》（1997年11月5日实施2004年修订）、《内河船舶船员考试发证规则》（1993年1月1日实施）、《船员培训管理规则》（1997年10月30日实施）等规章，对我国船员的培训、考试、发证及证件管理工作进行规范。2007年的《船员条例》和《船员注册管理规定》对船员资格管理作出了全面的规定，根据条例的规定，船员资格的管理包括安全培训、注册登记和适任证书的管理。
一、船员基本安全专业培训的管理
水上运输有其鲜明的行业特点，如航程时间较长、运量大、船货价值较高、运输环节多、风险较大等，这就对船员提出了较高的素质要求。因而，世界各海运国家及国际海事组织等历来对船员的培训问题十分重视。此外，由于航海科学技术迅速发展，船舶及仪器设备日益趋于现代化，从而要求船员不断更新知识和技能。鉴于此，国际海事组织及世界各国海运主管机构均对船员培训从法律上加以规范，船员培训已成为保证船舶始终配有合格船员的根本措施。
关于船员专业技能的要求。依照条例规定申请船员注册的公民应参加船员教育和培训机构组织的“船员熟悉和基本安全培训”，并经海事管理机构考试、评估合格，取得“熟悉和基本安全培训合格证”。
为了履行STCW78/95公约，提高船员基本素质和专业技能，海事主管部门根据1997年10月颁发《船员基本安全专业培训、考试和发证办法》，对申请参加熟悉和基本安全专业培训的船员、在船上工作的其他人员和接受航海教育的学生以及开展熟悉和基本安全专业培训的培训机构进行管理。
（一）熟悉培训和基本安全培训的内容
熟悉培训，是指船员在上船任职前接受的海上安全、救生、求生、应急、急救等基本知识和技能方面的专业培训，适用于所有在船上工作的人员。同时在于使船员了解工作环境掌握海上劳动基本知识和技能等。基本安全培训，是指船员在任职前接受的个人求生技能、防火和灭火、基本急救和个人安全和社会责任方面的专业培训，适用于在船上列入编制并且担任职务的船员。
（二）受训人员条件及申请材料
参加熟悉和基本安全专业培训的受训人员应符合下列条件：（1）年龄不小于16周岁；（2）身体健康，符合作为一名船员的基本条件。
凡参加培训的人员应向海事主管部门提交下列材料：（1）填妥的《船员培训申请表》一份；（2）《海员船员体格检查表》；（3）近期2寸免冠、正面、光纸证件相片4张。
（三）培训机构的培训规定
培训机构开展熟悉培训应遵守下列规定：（1）培训时间应不少于24小时（其中操作时间不少于9小时）；（2）每班培训人员不得超过30人；（3）实操训练时每组不得超过6人；（4）每一实操小组必须配备一名助理教员。
培训机构开展基本安全专业培训时应遵守下列规定：（1）培训时间不应少于90小时；（2）每班培训人数不得超过30人；（3）实操训练和小组讨论时每组不得超过6人；（4）每一实操小组必须配备一名助理教员；（5）至少有4名教员分别执行理论授课的全过程。
（四）考试项目和证书
熟悉培训的理论考试和技能考试包括：船舶的安全、初步个人救生技能、防火和灭火的基本知识和行动以及船上急救的初步知识和行动。基本安全专业培训的理论考试和技能考试分为“求生技能”、“基本急救”、“防火和灭火”以及“个人安全和社会责任”4项。
完成并通过熟悉培训的人员，由主管机关授权的海事机关签发《船员熟悉培训合格证》。完成并通过熟悉和基本安全专业培训者，由主管机关授权的海事机关签发《船员熟悉和基本安全培训合格证》。
在特殊情况下，经主管机关授权的海事机构批准，熟悉培训可以在中国籍船上由船长和合格的高级船员负责实施。船长负责按主管机关规定的培训纲要进行培训，将培训情况和结果记入《航海日志》，并将考试结果报相应的海事管理机构。
二、执业资格管理
（一）概念
执业即从事的行业，国家基于公共安全的需要，依法对从事可能产生公共利益影响的从业行为进行资格管理，属于行政许可的一种，在许可法中称为认可。船员执业资格管理是指海事主管机关根据相对人的申请准予其从事船员职业的行政行为。
船员取得基本的安全培训合格证后要进行注册登记。船员注册是与全球各航运国家接轨的一项制度。船上的岗位种类比较复杂，但不论担任船上什么岗位的职务，都必须经过船员注册，船员的注册仅表明注册人是船员，具备作为一名船员最基本的水上安全知识和技能，至于其在船上能够担任什么职务，并不能由船员注册决定，而取决于船员具备何种岗位的任职资格。
（二）船员注册的作用
第一，掌握船员的总体情况，国家对船员劳动力市场的管理与调控，有赖于依据数据资料，国家通过注册，建立档案资料，掌握船员的人数、分布、职务结构等总体情况，便于为国家确定培养船员等战略方针提供科学依据。
第二，便于取得联系，由于船员长期远离单位和家乡，并且工作危险性较大，需要掌握船员的家庭、近亲的联系渠道。
第三，使船上不同岗位的工作人员都具备作为船员最基本的个人水上安全知识和技能。
第四，跟踪船员的船上任职资历、适任情况、安全记录、违章记录等。
全世界的船员经过注册，都持有海事主管当局颁发的《船员服务簿》，各国互相承认，并由海事主管当局、船员工作所在船舶的船长和船员当时服务船舶所在的船公司分别在《船员服务簿》上记载相应的情况。中国船员不论在中国籍船上还是在外国籍船上工作，中国或者外国船长，中国或者外国的船公司，都会在《船员服务簿》上按照全球航运界通行的做法对船员进行考核管理并作出相应的记载。
（三）申请船员注册的条件
许可是有条件地解除禁止，作为船员资格的许可，其条件如下。
1.年龄条件
申请船员注册的公民最低年龄是18周岁，到船上见习或实习的人员由于不能参加独立值班，最低年龄可放宽到16周岁。申请船员注册的最大年龄是60周岁，年龄超过60周岁的申请人不予注册。《劳动法》中规定禁止用人单位招用未满16岁的未成年人，对年满16岁未满18岁的未成年工人实行特殊的劳动保护。《国务院关于工人退休、退职的暂行规定》中规定男性年满60岁，女性年满55岁应该退休。船员注册是公民从事船员职业的许可，应该遵守国家有关从业人员年龄的规定。
2.健康条件
船员在船上任职期间，船舶经常远离陆地，在大洋中长时间航行，食品的供应难以确保新鲜、充足和品种多样；船舶航行期间，船员经常要面临着与恶劣的天气和海况搏斗；船员在船舶航行期间受伤、生病，往往很难及时得到陆地医疗机构的救助，船上的医疗条件仅仅能对一些小的疾病和受伤进行简单的处理。船员的职业特点要求船员必须具有健康的体魄，才能胜任在海上劳动。因此，从事船员职业的人员应符合法定的船员健康要求，具体的健康要求由国务院交通主管部门根据行业特点制定。交通部制定的《海船船员体检要求》对健康条件作出如下规定。
（1）身高。新录:驾驶员身高应大于等于1.65m，其他海员应大于等于1.55m。
（2）脊柱、四肢。五官端正，四肢无残缺。双下肢不等长不超过2cm，脊柱侧变不超过4cm并无后凸畸形。
（3）远视力。采用标准对数视力表或国际标准视力表，按其岗位需要分别规定如下。
[1]船长、驾驶员及值班水手。
新录：双眼裸视力均在5.0（1.0）或以上，或者一眼达4.9（0.8）、另一眼达5.1（1.2）者为合格。
现职:双眼裸视力均在4.8（0.6）或以上，或者一眼达4.8（0.6）、另一眼达5.0（1.0）者为合格。
[2]轮机长、轮机员及值班机工、报（话）务员和电机员。
新录：双眼裸视力均在4.8（0.6）或以上，或者一眼达4.6（0.4）、另一眼达4.9（0.8）者；或者双眼均在4.6（0.4）以上，但经矫正后（即戴眼镜）双眼视力均能达5.0（1.0）者为合格。
现职：双眼裸视力均在4.6（0.4）或以上，或者一眼达4.5（0.3）、另一眼达4.7（0.5）者；或者双眼均在4.5（0.3）以上，但经矫正后（即戴眼镜）双眼视力均能达4.9（0.8）者为合格。
[3]船舶甲板部或轮机部的其他船员及见习人员，可对应（1）或（2）中“现职”的标准检验合格。
（4）色觉。船长、驾驶员及值班水手:辨色完全正常；轮机长、轮机员、报（话）务员和电机员:无红、绿色盲。
（5）视野。船长、驾驶员及值班水手:水平视野大于等于150°，垂直视野大于等于115°。
（6）立体视觉。立体视觉锐度值小于等于60°。
（7）听力。
[1]在不戴任何助听器和无视觉辅助时，两耳能分别听清距离50厘米的机械秒表声者为合格。
[2]轮机长、轮机员及值班机工以纯音听力计测定，两耳听力在0.5、1.0、2.0kH频段上损失均小于等于25dB，在3.0、4.0、6.0kH频段上损失均小于等于30dB者为合格。
（8）血压。
新录:不高于18.66/12.0kPa（140/90mmHg），不低于12.0/8.0kPa（90/60mmHg）。
现职:不高于21.3/12.6kPa（160/95mmHg），不低于12.0/8.0kPa（90/60mmHg）。
3.专业技能要求
规定申请船员注册的公民应参加船员教育和培训机构组织的“船员熟悉和基本安全培训”，并经海事管理机构考试、评估合格，取得“熟悉和基本安全培训合格证”，以满足船员能够胜任海上工作专业能力要求。
4.英语条件
国际航行船舶的船员，具有较强的涉外性，无论是在中国籍国际航行船舶上工作的船员还是派往外国籍船舶上工作的船员，在工作和生活中都不可避免地要和不同国家的有关人员进行交流和沟通，英语是国际交往的通用语言，能够较熟练地用英语进行沟通和交流是国际航行船舶的船员必须具备的能力。申请船员注册的公民在申请注册前应通过海事管理机构组织的船员专业英语考试。
（四）注册的程序
1.申请
申请船员注册，可以由本人或者其代理人向海事管理机构提出书面申请，并附送符合相应的证明材料。
船员注册是对船员实行跟踪管理的基础工作，需要对注册申请人准确资料进行登记和备案，如申请人的近期照片、身份证号码、家庭住址、联系人、联系方式等，为确保申请人提交的资料准确无误，一般情况下，应由申请人本人到海事管理机构办理注册。为方便船员注册申请人，申请人本人因故不能亲自前来办理的，可由其代理人持申请人的委托书代为办理。办理船员注册应向海事管理机构提交如下材料：
（1）办理船员证件工作单位；
（2）填妥的《〈船员服务簿〉登记表》；
（3）有效身份证件及其影印件；
（4）两张近期直边正面2寸免冠白底彩色照片；
（5）船员基本安全培训合格证或影印件；
（6）船员专业外语考试证明或合格证（申请注册国际航行船舶船员者）。
2.审查及时限
海事管理机构应当自受理船员注册申请之日起10日内作出注册或者不予注册的决定。对符合法定规定条件的，应当给予注册，发给《船员服务簿》。但是申请人依法被吊销船员服务簿未满5年的，不予注册。
海事管理机构收到船员注册申请材料后，应对提交的材料是否齐全、是否真实有效进行认真审核。审核的具体内容包括申请人是否符合本条例规定的年龄要求；申请人的健康状况是否满足交通主管部门公布的船员体检标准；申请人是否经过船员基本安全培训，取得海事管理机构签发的《熟悉和基本安全培训合格证》；申请人是否有被依法吊销《船员服务簿》未满5年的情况；申请注册国际航行船舶船员的是否通过了海事管理机构组织的船员专业外语考试。
为了督促海事管理机构尽快办理船员注册，防止在船员注册过程中出现办事拖拉、效率低下的现象，为管理相对人提供方便快捷的服务，条例中规定了海事管理机构应当自受理船员注册申请之日起10个工作日内作出注册或不予注册的决定。即海事管理机构要在自受理船员注册申请之日起10个工作日内完成申请材料的审核，并作出批准或不予批准的决定。
3.船员职业资格许可证－船员服务簿
（1）船员服务簿的定义。
注册申请合格并由海事主管机关批准的船员，应给予注册并签发《船员服务簿》；不予批准的，应退回申请材料并说明理由。
船员服务簿是船员的职业身份证件，是由海事主管机关核发的准予申请人从事船员职业的、表明持证人满足作为船员的基本条件的许可文书。《船员服务簿》记载的事项发生变更的，当事人应当向海事管理机构办理变更手续。
（2）船员服务簿的作用和记载事项。
世界各国海事主管机关对持有船员服务簿人员的船员职业身份都予以认可。海船船员和内河船员都应依法取得《船员服务簿》，并在船上任职期间随身携带，也是在申请适任考试、评估和发证时必须向海事管理机构提交的证明文件之一。
《船员服务簿》中记录了船员本人的服务资历、安全记录、参加有关专业、特殊培训、体格检查和跟踪管理等情况。船员上船任职或解职离船，均需由船长或船东在《船员服务簿》内如实填写船员所服务的船舶名称、总吨位和主机功率，船员在实际担任的职务、任职和解职时间与地点。海事管理机构对船员实行跟踪管理时，对船员的违法处理情况、违法计分情况要如实记入船员服务簿中。
此外服务簿还要记载船员的个人信息，主要包括，船员的姓名、姓名的汉语拼音、性别、出生日期、身份证号码、家庭住址、主要联系方式、联系人等。目的是海事管理机构掌握注册船员的基本信息，对船员实行跟踪管理。一旦需要与船员或其亲人联系时，海事管理机构、船公司、船员服务机构或工会组织可以方便地及时与船员或其亲人取得联系。
（五）船员登记的注销
当注册船员的情况发生变化，不再满足船员从业条件时，应及时注销船员注册，并予以公告，保证船员注册的严肃性、有效性和准确性。被注销船员注册的人员同时就不再具有船员的权利和义务。
船员有下列情形之一的，海事管理机构应当注销船员注册，并予以公告：
（1）死亡或者被宣告失踪的；
（2）丧失民事行为能力的；
（3）被依法吊销船员服务簿的；
（4）船员本人申请注销注册的。
第（1）、（2）项表明船员履行职责的能力丧失了，为保证船员注册的准确性，应及时将其从注册中注销。船员被依法吊销船员服务簿是对船员违法行为的处罚，实际上吊销了船员服务簿就是取消了船员的执业资格，而船员注册是对船员从事船员职业的许可，因此，海事管理机构对受到吊销船员服务簿处罚的船员及时注销其船员注册。被吊销船员服务簿并被注销船员注册的人员并不是永远不能再从事船员职业，条例第七条第二款规定，申请人被依法吊销船员服务簿未满5年的，不予注册。意味着公民的《船员服务簿》被吊销5年后，仍然可以重新申请船员注册，若条件符合船员注册条件的规定，业经海事管理机构的船员注册，可以重新取得船员服务簿。当船员选择不再从事船员职业时，向海事管理机构提出注销申请，海事管理机构应及时给予办理注销船员注册，这体现了公民择业自由的原则。
三、船员职务资格的管理
船员职业的危险性和技术要求的复杂性，要求船员在取得执业资格证书后，要从事某一特定职务时，还要取得相应的职务证书，也就是适任证书。这是适应海上劳动的特殊危险性要求而设置的船员从业行为多重许可的管理制度。
船员适任证书（certificate of competency）指海事主管机关应相对人的申请，依法经核查颁发的证明船员具体从事相应职务能力的许可证书。具体讲指海事主管机关应相对人的申请，按照有关国际公约和国内法规的要求，由船员考试发证机关签发的，认可合法持证人在特定种类、吨位、推进功率和推进方式的船上以所指定的责任等级和功能从事航行服务的证书。
（一）船员职务资格许可的范围
船舶技术的复杂性，使得海上劳动人员在船上的岗位分工是十分明确的，其中一部分人是对船舶航行负主要责任的人员，这些人必须参加航行值班，其他的职务则只起到保障和支持的作用。只有参加航行值班的人员才需要取得适任证书。如《条例》第十条规定，参加航行和轮机值班的船员，应当依照条例的规定取得相应的船员适任证书。这是保障航行安全的必要。为此，国际和国内法规都作出了相应的规定。
《1978年海员培训、发证和值班标准公约》中规定，船舶在一缔约国的港口时，应接受该缔约国正式授权官员的监督，以核实船上公约要求持证的船员是否持有证书或持有适当的特免证明。《中华人民共和国海上交通安全法》规定，船长、轮机长、驾驶员、轮机员、无线电报务员、话务员以及水上飞机、潜水器的相应人员，必须持有合格的职务证书。其他船员必须经过相应的专业技术训练。《海商法》规定，船长、驾驶员、轮机长、轮机员、电机员、报务员，必须由持有相应适任证书的人担任；国际航行船舶上的中国籍船员，必须持有中华人民共和国海事管理机构颁发的海员证和有关证书。《内河交通安全管理条例》规定，船员经水上交通安全专业培训，其中客船和载运危险货物船舶的船员还应当经相应的特殊培训，并经海事管理机构考试合格，取得相应的适任证书或者其他适任证件，方可担任船员职务。严禁未取得适任证书或者其他适任证件的船员上岗。由此看来，参加航行值班和轮机值班的船员应持有相应的适任证书是国际公约和国内法律、法规的强制性要求，是船员到船上担任职务的必备条件。各国海事主管机构在对到港船舶进行检查时，对船员是否持有相应适任证书的检查是法定的必查项目。相应的适任证书是指船员所持有的适任证书应与所服务船舶的航区、种类、等级或主机类别以及在船上所担任的职务相符合。持有较高航区、等级和职务适任证书的船员可以在较低航区、等级的船舶上担任同等或较低等的职务，但担任值班水手和值班机工职务的船员必须持有相应的值班水手和值班机工适任证书。
参加航行值班的船员包括：船长及高级船员和普通船员。高级船员包括大副、二副、三副、轮机长、大管轮、二管轮、三管轮，GMDSS一级无线电电子员、二级无线电电子员、通用操作员。普通船员包括值班水手、值班机工和GMDSS限用操作员。
根据条例的和交通部的《海船船员适任考试、评估和发证规则》的规定，相关定义如下：
（1）船长，是指依法取得船长任职资格，负责管理和指挥船舶的人员；
（2）大副系指级别仅次于船长，并且在船长不能工作时替代船长指挥船舶的甲板部高级船员；
（3）轮机长是指主管船舶机械推进以及机械和电气装置的操作和维护的轮机部高级船员；
（4）大管轮是指级别仅次于轮机长，并且在轮机长不能工作时替代轮机长负责船舶机械推进以及机械和电气装置的操作和维护的轮机部高级船员；
（5）高级船员是指大副、二副、三副、轮机长、大管轮、二管轮、三管轮、GMDSS一级无线电电子员、GMDSS二级无线电电子员和GMDSS通用操作员的统称。
（二）船员职务资格许可的条件
根据《1978年海员培训、发证和值班标准国际公约》的规定，船长、高级船员或普通船员的证书，应签发给主管机关满意地认为在服务、年龄、健康状况、培训、资格和考试各方面都符合要求的证书申请人。公约对申请不同类别、航区、等级和职务的适任证书提出了相应的要求。条例对申请船员适任证书的条件规定采纳了公约的规定，主要有以下五个方面的内容。
1.已经取得船员服务簿
2.符合船员任职岗位健康要求
海员的健康状况是海上安全值班，抵抗海上恶劣环境，适应船上紧张工作，应付突发和危险局面，保障海上人命财产安全和保护海洋环境的基本保障。《1978年海员培训、发证和值班标准国际公约》要求，各缔约国均应制定海员健康标准，特别是有关视力和听力的标准。证书申请人应提交能够证明其符合该缔约国制定的健康标准，特别是关于视力和听力的标准，并持有该缔约国认可的完全合格的开业医生签发的证明其健康的有效文书。我国船员健康标准由国务院交通主管部门制定，交通部依照国际公约的要求于1993年颁布了交通行业标准《海船船员体检要求》，该标准同时适合于海船船员和内河船员。
3.经过船员适任培训
船员适任培训是船员在取得适任证书前接受的旨在提高船员适应拟任岗位所需的专业技术知识和专业技能的教育或培训。
（1）适任证书考前培训。包括船长、驾驶员考前培训；轮机长、轮机员考前培训；船舶无线电人员考前培训；组成值班的水手、机工适任培训等。
（2）船员专业培训。包括熟悉和基本安全培训；精通救生艇筏和救助艇培训；船舶高级消防培训；精通急救和船上医护培训；雷达操作和模拟器培训；船舶操纵模拟器培训；船舶轮机模拟器培训等。
（3）特定类型船舶船员特殊培训。包括散装**货船船员特殊培训；客船及滚装客船船员特殊培训；大型船舶操纵特殊培训；高速船船员特殊培训；船舶装载散装固体或包装危险和有害物质作业特殊培训等。
（4）精通业务和知识更新培训。即申请适任证书再有效和申请船员特殊培训合格证再有效的船员为保持其适任能力而进行的培训。
（5）船上培训。即初次申请船长、三副、轮机长和三管轮者，为达到规定的适任标准，在船上有资格的人员指导下完成的技能训练。
4.具备相应的船员任职资历，并且任职表现和安全记录良好
船员职业是一种操作性和实践性非常强的职业。尤其是船长和高级船员，不但要具备丰富的专业知识和较高的专业技能，还必须具有丰富的船上工作经历，以便于能够处理船舶在航行和停泊期间可能发生的各种各样的应急事故。国际航运界普遍认识到船员的船上工作经历对船员适任能力的影响是巨大的，因此《1978年海员培训、发证和值班标准国际公约》中要求适任证书申请人必须具备申请证书所要求的船上服务资历，并且任职表现和安全记录良好。《海船船员适任考试、评估和发证规则》和《内河船舶船员考试、评估和发证规则》对海船船员和内河船员申请各类别、等级、职务的适任证书者，最近5年内船上相应的任职时间作出了相应的要求，并且要求任职表现和安全记录良好。对任职表现和安全记录不良者也作出了相应的处理措施。
5.通过国家海事管理机构组织的船员任职资格考试
船员任职资格考试包括适任考试和适任评估两个方面的内容。适任考试是指采用书面或电子形式对船员进行理论知识、概念、原理等内容的考察，以考核船员的专业知识水平和应用能力。适任评估是指以综合运用能力和实际操作能力为主要目标，通过相应设备或模拟器操作、听力测验、口试、船上培训以及船上资历和业绩考核等，对船员进行的技能考核。海事管理机构通过对船员的适任考试和适任评估，判定船员是否达到相应的适任标准。
（三）申请适任证书的程序
1.申请
适任证书的颁发也是一种依申请的行政行为，同样要经过申请、受理并审核及许可证颁发这几个程序。申请船员适任证书，应当向海事管理机构提出书面申请，并附送符合下列证明材料：
（1）海船船员适任证书申请表；
（2）船员服务簿；
（3）海船船员健康证书；
（4）身份证件；
（5）符合海事管理机构要求的照片；
（6）岗位适任培训证明或者航海教育毕业证书；
（7）船上见习记录簿；
（8）现持有的适任证书；
（9）专业技能适任培训合格证；
（10）适任考试的合格证明。
船员所在单位和船员本人应对所提交申请材料的真实性负责。这是依申请行政行为的要求。
2.受理
海事管理机构收到船员适任证书申请后，应尽快对船员提交的申请材料作出初步处理。申请材料不齐全或者不符合法定形式的，应当当场或者在5日内一次性告知申请人需要补正的全部内容，逾期不告知的，自收到申请材料之日起即为受理。
海事管理机构应当按照有关法律、法规和规章规定，将有关船员适任证书签发的事项、依据、条件、程序、期限以及需要提交的全部材料的目录和申请书的示范文本等在办公场所公示。
3.审核与批准
海事管理机构应尽快对申请人提交的材料进行审核。海事管理机构对船员适任证书的申请实行初审、复审和审批三级审核制度，自受理申请之日起20个工作日内完成三级审核。申请材料齐全，符合规定的，应当自受理申请之日起20个工作日内签发船员适任证书；经审核不符合本条例规定的，退回申请材料并说明理由。
海事管理机构应根据《1978年海员培训、发证和值班标准国际公约》规定，建立质量管理体系，对证书受理、审核、审批、制作和发放的全过程进行质量控制，确保证书的合格性与有效性颁发。海事管理机构颁发《船员适任证书》，应当注明船员适任的航区（线）、船舶类别和等级、职务以及有效期限等事项。
船员适任证书的有效期不得超过5年。
4.海船船员适任证书的类别、等级和适用范围
适任证书分为甲、乙、丙、丁类四种。
（1）甲类适任证书适用于：
[1]无限航区3000总吨及以上船舶的船长、大副、二副和三副；
[2]无限航区主推进动力装置3000千瓦及以上船舶的轮机长、大管轮、二管轮和三管轮，“无限航区”是指海上任何通航水域，其中包括世界各国的开放港口和国际通航运河及河流；
[3]GMDSS一级无线电电子员；
[4]GMDSS二级无线电电子员；
[5]GMDSS通用操作员。
（2）乙类适任证书适用于：
[1]近洋航区3000总吨及以上船舶的船长、大副、二副和三副；
[2]近洋航区500至3000总吨船舶的船长、大副、二副和三副；
[3]近洋航区主推进动力装置3000千瓦及以上船舶的轮机长、大管轮、二管轮和三管轮；
[4]近洋航区主推进动力装置750～3000千瓦船舶的轮机长、大管轮、二管轮和三管轮，“近洋航区”是指北纬55°至北回归线之间与东经142°以西的太平洋水域以及北回归线至赤道之间与东经99°以东、东经130°以西所包括的太平洋水域；
[5]无限航区500总吨及以上船舶的值班水手；
[6]无限航区主推进动力装置750千瓦及以上船舶的值班机工。
（3）丙类适任证书适用于：
[1]沿海航区3000总吨及以上船舶的船长、大副、二副和三副；
[2]沿海航区500～3000总吨船舶的船长、大副、二副和三副；
[3]沿海航区主推进动力装置3000千瓦及以上船舶的轮机长、大管轮、二管轮和三管轮；
[4]沿海航区主推进动力装置750～3000千瓦船舶的轮机长、大管轮、二管轮和三管轮；
[5]GMDSS限用操作员；
[6]沿海航区500总吨及以上船舶的值班水手；
[7]沿海航区主推进动力装置750千瓦及以上船舶的值班机工。
“沿海航区”是指包括中国的近岸航区、黄海、东海、南海和中国各沿海港口的水域。
（4）丁类适任证书适用于：
[1]近岸航区未满500总吨船舶的船长、大副、二副和三副；
[2]近岸航区主推进动力装置未满750千瓦船舶的轮机长、大管轮、二管轮和三管轮；
[3]近岸航区未满500总吨船舶的值班水手；
[4]近岸航区主推进动力装置未满750千瓦船舶的值班机工。
“近岸航区”是指距中国海岸不超过50海里或按习惯航线航行在中国沿海各港口间的通航水域。
在拖轮上任职的船长和甲板部船员所持适任证书等级与该拖轮的主推进动力装置功率的等级相一致。
5.内河船员适任证书的类别、等级和适用范围：
内河船员适任证书根据适用的船舶吨位或者主机功率分为5个等级。
（1）船舶等级按船舶总吨或者主推进动力装置总功率划分:
[1]一等船舶：1600总吨以上或者1500千瓦以上；
[2]二等船舶：600总吨以上至1600总吨以下或者441千瓦以上至1500千瓦以下；
[3]三等船舶：200总吨以上至600总吨以下或者147千瓦以上至441千瓦以下；
[4]四等船舶：50总吨以上至200总吨以下或者147千瓦以下；
[5]五等船舶：50总吨以下。
船长和驾驶部船员所任职的船舶等级按船舶总吨位划分，轮机部船员所任职的船舶等级按船舶主推进动力装置总功率划分，但拖轮船长和驾驶部船员所适用船舶等级按船舶主推进动力装置总功率划分。
（2）适任职务按船舶等级设置:
[1]一、二等船舶设船长、大副、二副、三副；轮机长、大管轮、二管轮、三管轮；
[2]三、四等船舶设船长、驾驶员、轮机长、轮机员；
[3]五等船舶设驾机员。
一般情况下，适任证书有效期为5年，有效期截止日期不超过持证人65周岁生日。适任证书持有者应在证书有效期的最后12个月内，向海事管理机构申请证书再有效。申请适任证书再有效者，应完成国家海事管理机构规定的知识更新培训，并在最近5年内具有不少于12个月与其适任证书所载适用范围相应的船上服务资历，且安全记录良好。在最近5年内具有不少于12个月与其适任证书所载适用范围相应的船上服务资历，但安全记录不良，或在最近5年内不具有与其适任证书所载适用范围、相应的船上服务资历或证书失效者，应当参加并通过一定的抽查科目考试，具体的抽查考试科目由交通主管部门制定。申请适任证书再有效者应向海事管理机构提交专业技能适任培训合格证以外的材料。
6.适任证书的承认
海运业的全球性使得船员的劳动力市场具有国际性的特点，即船员的劳动技能标准是全球统一的，这就为船员到非本国籍船舶上进行劳动提供了可能。中国是劳动力大国，所以，在劳动政策上是鼓励船员到外籍船舶上就业，原则上不接受外籍船员到本国籍船舶上就业，如《船舶登记条例》第七条规定，中国籍船舶上的船员应当由中国公民担任；确需雇用外国籍船员的，应当报国务院交通主管部门批准。但由于近年来中国经济发展水平的提高，中国的法律开始允许公司有条件地雇用外籍船员。如该条例第十三条规定：“中国籍船舶的船长和高级船员应当由中国籍船员担任；确需外国籍船员担任高级船员的，应当报国家海事管理机构批准。”该条仅规定中国籍船舶上的船长和高级船员应由中国籍船员担任，而对外国籍船员到中国籍船舶上担任普通船员没有限制，如因工作的特殊需要，外国籍船员可以有条件的到中国籍船舶上担任高级船员，由船公司向海事管理机构提交申请，海事管理机构报国家海事管理机构批准。但船长必须由中国公民担任。
上述规定说明，外国籍船员到中国籍船舶上担任高级船员的必须申请批准，审批条件是：
（1）持有中国政府承认的、由《1978年海员培训、发证和值班标准国际公约》缔约国签发的相应的船员任职资格证书；
（2）符合《1978年海员培训、发证和值班标准国际公约》和交通部有关船员适任资格和培训的要求；
（3）经体检符合交通部公布的船员体检标准；
（4）具备相应的专业学历或者按照交通部的规定经过相应的适任培训；
（5）服务资历、适任表现和安全记录符合交通部的规定；
（6）船员用人单位有明确的需求和必要的理由；
（7）符合交通部关于在中国籍船舶上任用外国籍船员的规定。
凡具备上述条件的外国籍高级船员，由拟使用外国籍船员的航运单位将相应的证明材料报国家海事管理机构，经国家海事管理机构审核批准，签发中华人民共和国船员适任证书或证书认可签证后，方可到中国籍船舶上担任相应的职务。
证书认可签证是指海事主管机关对将在中国船舶上任职的外国籍船员持有的《1978年船员培训、发证和值班标准公约》缔约国签发的外国适任证书，签发的承认该证书的有效行为。
依据2012年的《海船船员适任考试和发证规则》第三十七条的规定，申请承认签证，申请人应向海事管理机构提交下列材料：
（1）所属缔约国签发的适任证书原件；
（2）表明申请者符合STCW公约和所属缔约国有关船员管理规定的证明文件；
（3）申请人的海船船员身份证件。
海事管理机构应对提交的材料进行审核，报经主管机关核准后，在受理申请之日起10个工作日内，对符合本章规定的申请人签发承认签证。不符合本章规定的，不予签发承认签证，并书面告知理由。
如果申请此种签证的海员所持的适任证书是管理级，则申请人按主管机关的规定参加相应的培训，以具备与允许其执行的职能或职务有关的海事法规知识。
7.特免证明
（1）特免证明的定义和有效期。
为保证船舶的航行安全，船员必须持有适任证书，方可担任船上的职务。但在遇有特定事故等，特定职务的船员缺员时，法律允许下一级职务的船员接任上一级船员的职务。如我国《海商法》第四十条规定，船长在航行中死亡或者因故不能执行职务时，应当由驾驶员中职务最高的人代理船长职务。《海船船员适任考试、评估和发证规则》第六十六条也规定，中国籍船舶在国外港口遇有在职船员死亡或其他持证船员因故不能履行其职务的其他特殊情况而需要补充职位时，船员所服务的公司可向海事管理机构申请办理特免证明。从这一规定可以看出，特免证明就是海事主管机关在遇有特殊情况下，签发的允许持有低级别职务证书的船员担任高级别职务的证明。
受理申请的海事管理机构应当在受理之日起3个工作日内核实有关情况并报主管机关批准，符合本章规定条件的，可为该船舶上的高级船员签发为期不超过6个月的特免证明。但只有在不可抗力的情况下方能签发船长或轮机长特免证明，且船长或轮机长特免证明的有效期不得超过3个月。在任何情况下不得签发无线电人员适任证书的特免证明。海事管理机构对不符合本章规定条件的，不予签发特免证明，并应当在受理申请之日起3个工作日内告知不予签发的决定及理由。一艘船舶上同时持特免证明的船长和高级船员总数不得超过3名。当事船舶抵达中国第一个港口后，特免证明自动失效。失效的特免证明由船员所服务的公司负责收回并送交海事管理机构。
（2）特免证明的申请条件。
申请驾驶员和轮机员特免证明者，应符合下列条件：
第一，申请船长、轮机长特免证明的，应当持有大副或者大管轮适任证书并在自申请之日起前5年内，具有不少于12个月的不低于其适任证书所记载船舶、航区、职务的任职资历，任职表现和安全记录良好，且船长、轮机长不能履行职务的情况是因不可抗力原因造成；
第二，申请大副、大管轮特免证明的，应当持有二副、二管轮适任证书，并在自申请之日起前5年内，具有不少于12个月的不低于其适任证书所记载船舶、航区、职务的任职资历，且任职表现和安全记录良好；
第三，申请二副、二管轮特免证明的，应当持有三副、三管轮适任证书，并在自申请之日起前5年内，具有不少于12个月的不低于其适任证书所记载船舶、航区、职务的任职资历，且任职表现和安全记录良好；
第四，申请三副、三管轮特免证明的，应当持有高级值班水手、值班水手或者高级值班机工、值班机工适任证书，并在自申请之日起前5年内，具有不少于12个月的不低于其适任证书所记载船舶、航区、职务的任职资历，任职表现和安全记录良好。
8.适任证书的监督管理
每个适任证书的持证人在船上任职期间，其适任证书的原件应保留在船上，并接受主管机关的监督检查。船员从事或者参与伪造、变造、出售、转让船员适任证书谋取非法利益，有违法所得的，海事管理机构对该船员处以不超过违法所得3倍的罚款，但最高不得超过3万元，没有违法所得的，可处以不超过1万元的罚款。
任何人不得以任何理由和方式伪造、变造、涂改、买卖、租借、转让、冒用适任证书。如有上述行为，海事管理机构可吊销证书，并处以罚款。如果适任证书的持证人受到刑事处分或违反国家有关法规受到其他处分，海事管理机构可扣留或吊销其适任证书。除海事管理机构外，任何单位不得以任何理由扣留或吊销适任证书。被海事管理机构宣布作废、扣留、吊销的适任证书，持证人或其所在的公司应在规定的时间内交还海事管理机构。
被吊销适任证书的海员，自被吊销之日起一年后，可按《海船船员考试、评估和发证规则》规定的程序和要求向原签发机关申请较低航区、等级或职务的适任证书。海事管理机构可根据申请情况采取以下措施签发较低航区、等级或职务的适任证书：①参加培训；②通过一定评估项目的评估；③通过一定考试科目的考试。
持有另一缔约国签发的承认《中华人民共和国海船船员适任证书》的签证在外国籍船上工作的中国籍船员，必须同时持有《中华人民共和国海船船员适任证书》。
未经主管机关批准，任何境外机构和人员不得在中华人民共和国境内设立办理或授权办理签发STCW78/95公约涉及的各种证书机构。
（1）适任证书的补发与换发和验证。
职务适任证书在其有效期内，如有毁损或遗失，经船员服务单位审查属实并出具证明，可向原考试发证机关申请补发。
持有《职务适任证书》的船员，应在其证书有效期满前的12个月内，向船员考试发证机关申请换证。符合下列条件并经考试发证机关审查合格的船员，可换发与原等级、职务相同的职务适任证书：
[1]在职务适任证书所载等级的船舶上实际担任所载职务或低一级职务满12个月；
[2]填具《船员职务适任证书申请表》并附4张近期2寸证件照片，递交《船员体格检查表》，交验船员服务簿和有关证明文件。
在下述情况下的船员，报考主管机关指定的考试科目合格后，换发与原等级、职务相同的职务适任证书：
[1]实际脱离水上服务超过60个月，但在不低于其职务适任证书所载等级的船舶见习满12个月；
[2]在职务适任证书有效期内担任所载等级、职务或低一级职务不足12个月，但满6个月。
领证人在领取新证书时，应将持证人原证书交考试发证机关打孔注销（圆孔直径为5mm，打在证书的左上角），注销证书交持证人留存。因填写错误或其他原因损坏的未签发的证书，由考试发证机关作好登记并保存。
年龄在60周岁以上的男性船员或55周岁以上的女性船员，如仍需在船上任职，应在年满60周岁（男性）或55周岁（女性）前一个月内申请办理验证手续，然后在每满两整年的前一个月内申办一次验证。验证合格的条件是体格检查合格、服务单位出具证明并能够签署意见、持证人任职情况良好。
对被吊销证书的船员，考试发证机关根据具体情况，在确认该船员技术水平的情况下，直接签发与原职务适任证书等级相同、职务低一级的证书，并在“签发机关签注（三）”栏注明，其有效期与原证书相同。否则，被吊销职务适任证书的船员，只能在自吊销之日起24个月后才有资格按《内河船员考试和发证规则》的相应规定申请与原职务适任证书等级、职务相同的船员考试。
（2）海船船员内河航线行驶资格证明。
海船船长、驾驶员经申请内河航线考试，并在笔试和所申请航线的实际操作考试成绩合格后，由考试发证机关发给《海船船员内河航线行驶资格证明》。持此证明的船长、驾驶员可驾驶海船在证书注明的内河航线上行驶。
海船船员内河航线行驶资格证明的有效期为5年。持证船员应在证明有效期满前，持船员服务簿和所在单位出具的内河航线行驶资历证明，到原考试发证机关办理换证手续。持证船员连续24个月没有在证明所载航线上航行的，其证明即无效。
海船船员内河航线行驶资格证明的编号由一个大写英文字母和7位阿拉伯数字组成。前两位数字为省代号，第3、4位数字为考试发证机关代号，后3位数字为证明序号。
四、海员证的管理
（一）海员证的概念和适用范围
各国法律大都规定外国公民及本国公民进出本国国境时，均须持有有效的身份证，一般情况下，这种有效身份证件即为护照。国际航行船舶上的船员由于其经常性地进出国外港口，因此，他们必须持有正当身份证件，而由于其职业的长期性、进出国境的经常性、不定期性，以及访问国外港口的随意性等多方面的原因，就使得这些国际航行船舶上的海员应持有一种更为方便有效的身份证件，这就是通常所说的海员证。
一方面，世界各海运国家为加强对本国船员的管理和适应国际形势的需要，大都指定主管机关对船员的身份进行检查，对符合要求的船员核发身份证件，准予从事海上航行和在船上从事适当的工作。另一方面，各国的港口主管机关在对进出本国港口的外国籍船舶实施监督管理时，一项很重要的任务就是检查船员的身份证件，如果发现有人未持有效的身份证件，就可能被视为偷渡，将按照国内法进行处理。在正常的航海活动中，海员证被认为是具有护照性质的正式文件，在一般情况下，持有海员证的船员，可在世界各港口之间通行。
我国人民代表大会常委会于1985年通过的《中华人民共和国公民出入境管理法》第七条规定：“海员因执行任务出境，由海事管理机构或海事管理机构授权的海事管理机构办理出境证件。”这里所指的“出境证件”即指海员证。
海员证的名称在各国有所不同，在希腊、荷兰、比利时、瑞典、泰国、罗马尼亚、德国、扎伊尔等国称为“海员证”；日本则签发“船员手册”；挪威、丹麦为“海员身份证”；芬兰、保加利亚称为“海员护照”；巴西、阿根廷签发“海员登记证”；法国为“海员职业证书”；而美国则称为“商船船员证”。海员证的英文名称可为：Seaman`s Book; Seaman Book; Seaman`s Certificate; Seafarer`s Certificate; Seafarer`s Identity Certificate。我国航行国际航线的船员必须持有中华人民共和国海员证。《海商法》规定从事国际航行的中国籍船员，必须持有中华人民共和国海事管理机构颁发的海员证和有关证书。为了加强对海员证的管理，我国交通部、外交部、公安部根据《中华人民共和国公民出境入境管理法》的有关规定于1989年颁发实施了《海员证管理办法》，该办法对我国海员证的签发、使用和管理作出了一系列的规定。此后，中华人民共和国海事管理又签发了《关于规范海员出境证件管理工作的规定》、《关于简化海员出境手续有关问题的通知》等规章和文件。《中华人民共和国护照法》也规定，公民以海员身份出入国境和在国外船舶上从事工作的，应当向交通部委托的海事管理机构申请中华人民共和国海员证。《船员条例》第十六条又重申，以海员身份出入国境和在国外船舶上从事工作的中国籍船员，应当向海事管理机构申请中华人民共和国海员证。国际劳工组织108号公约《海员国籍证书公约》第二条和第三条也规定，公约生效的各会员国可以向在其领土上登记的船舶上工作的或在其领土上的职业介绍所登记的并申请此证的任何其他海员颁发海员身份证。海员身份证书应一直由海员持有。《2003年海员身份证件公约》第六条也规定，就上岸休假而言，不应要求海员持有签证，在没有理由怀疑海员身份证的真实性的情况下，只要船舶抵达手续已经完成，且主管当局没有移民、卫生等方面的理由拒绝船员上岸的情况下，就应该允许持证的船员入境。
根据上述的法律规定，海员证是中国籍船员在境外执行任务时表明其中华人民共和国公民身份的证件。因此，海员证的适用范围是在航行国际航线上的中国籍船舶上工作的中国船员，其中船舶包括运输船、工程船、海洋科研船、从事远洋捕捞及需要停靠外国港口的渔船等，这里的海员也包括一些经交通部批准的需持海员证在船上临时工作的其他人员、由国内有关部门派往外国籍船舶上工作的中国海员。总之，凡出境在船上从事工作并编入船员名单的中华人民共和国公民，均应依法持有海员证。
（二）海员证的作用
中华人民共和国海员证是中国籍船员在境外履行船员职务、临时上岸休假、转船、过境上船、遣返时，表明其中华人民共和国公民身份的证件。
持有中华人民共和国海员证的船员，在其他国家、地区享有按照当地法律、有关国际公约以及中华人民共和国政府与有关国家签订的海运或者航运协定规定的权利和通行便利。
当船舶在国外港口时，只要船舶抵达手续已经完成，乘坐服务船舶上的持有海员证的船员无需签证可以出于以下目的而申请入境：临时上岸休假、回到船上、转到另一艘船上、过境到另一国上船、遣返等。港口国主管当局在没有影响公共卫生、公共安全、公共秩序或国家安全方面理由的情况下，应允许入境。
（三）海员证的申请条件
1.基本条件
根据《船员条例》第十五条的规定申请海员证的船员应符合下列条件：
（1）必须是中华人民共和国公民，应持有能证明其中国国籍的证件或证明文件；
（2）已依法注册为国际航行船舶的船员，取得船员服务簿和相应的任职资格证书，或者有确定的船员出境任务；
（3）没有《中华人民共和国公民出境入境管理法》规定的禁止公民出境的情形。
2.职业技术要求
申请海员证的普通船员应符合下列职业技术要求：
（1）担任水手或机工应满足的要求是：[1]具有在国内航线船舶担任水手、机工不少于12个月的服务资历；[2]完成海事管理机构规定的不少于6个月的海员职业培训并取得其签发或签证的培训合格证；[3]具有海事管理机构认可的航海类院校相应专业的资历。
（2）参加航行值班和轮机值班的普通船员应持有海事管理机构签发的国际航行船舶值班适任证书或签证。
（3）担任服务员或船上其他普通职务者，应持有认可的岗位培训证书并具有6个月以上相应岗位的服务资历，或毕业于相应的专业院校。
（4）渔船普通船员应具有不少于6个月的渔船服务资历；或者完成不少于3个月（渔工不少于1个月）相应的“渔业船员专业培训”，并取得海事管理机构或渔港监督签发或签证的培训合格证；或毕业于渔业院校的相应专业。
申请海员证的高级船员应符合的职业技术要求：
（1）持有海事管理机构颁发的相应船舶、等级、航区、职务的《中华人民共和国海船船员适任证书》；
（2）渔船高级船员应持有渔港监督签发的相应职务证书；
（3）船上非驾驶、轮机部门的高级船员不适用上述两项要求，但应具有相应的知识和经历。
3.附加要求
在特殊船舶（如油船、液化气船、散装化学品船、滚装客船、高速船等）的甲板部、轮机部服务的高级和普通船员，应按规定持有海事管理机构颁发的相应的《特殊培训合格证》。
4.外派船员申请海员证的要求
申请海员证的外派船员，应符合申请海员证船员基本要求的全部要求：
（1）申办单位为外派船员初次或再次申请海员证时，除应符合相应要求外，还应向办理海员证的海事管理机构提交外派船员劳务合同的副本和签约单位的经营许可证副本；
（2）外派船员劳务合同应由签约单位的法定代表人或其正式授权者签署。如系后者，外派船员劳务合同应附授权书；
（3）外派劳务合同应符合我国有关法律、法规的规定，并符合海运业的专业要求。在境外签订的此类合同应符合我国缔结或加入的有关国际公约的规定和国际航运界公认的习惯。临时随船工作人员申请海员证，如果确需随船工作的非职业船员申请办理海员证，应由其所在单位的上级主管部门向交通部主管部门递交申请报告。申请报告应说明上船的具体任务、船名及船舶所属单位、航行区域、执行任务的起止日期等，并附申办海员证人员名单，经交通部批准，可以办理有效期不超过18个月的短期海员证。
5.申请办理海员证的手续
根据《船员条例》及《海员证管理办法》的规定，不同阶段申请办理海员证的手续有所不同，船员初次申请办理海员证应向海事管理机构提交如下资料：
（1）办理船员证件工作单位；
（2）有效身份证件及其影印件；
（3）按规定填具的海员证申请表；
（4）办理海员证批件；
（5）政审批件或公安机关出具的无法律、行政法规规定的禁止公民出境情形的证明；
（6）《船员服务簿》或《渔业船员服务簿》及其影印件；
（7）表明船员具有担任其拟任职务资格的证书或证明文件及其影印件；
（8）合法有效的劳动合同或管理协议及其影印件；
（9）申请人近期（12个月以内）免冠正面半身头像白底彩色证件照片（必要时提供规定规格的数码照片）；
（10）船员体检表及其影印件（仅限于初次申请）。
再次办理海员证的单位可免予提交第（2）、（6）、（10）项所要求的材料。航行于港澳航线的船员需提交其加盖“适用港澳航线”签证章的适任证书。
6.申请补发海员证的手续
持证人确实遗失或损坏海员证的，可由原申办单位向原签发机关申请补发，申请补发应履行如下手续：
（1）持证人应书面向海事管理机构提交申请补发海员证的请求并陈述理由；
（2）原申办单位应书面向海事管理机构提交申请补发海员证的报告，该报告中应确认海员证遗失的情况；损坏海员证的，申办单位还应向海事管理机构交回被损的海员证；
（3）海事管理机构收到上述请求补发海员证的报告后，应向当地边防检查机关和有关海事管理机构发出海员证作废的通报，并抄报海事管理机构和公安部边防局；
（4）作废通报发出60天后，海事管理机构方可为其补发海员证，并按规定给予相应的处罚；
（5）对于遗失海员证又确因航运生产需要急需补发的，申办单位必须以书面提出充分理由，并由其法定代表人签字，表明愿意承担可能因此造成的不良后果的责任，经主管海事局批准，可视实际需要给予提前办理；
（6）特殊情况下，申办单位可向当时就近的、有权签发海员证的海事管理机构申请补发海员证。补发海员证的海事局应向原签发海员证的海事管理机构核实有关情况后，方可予以补发。
海员如果在国外遗失海员证，应由所在船船长持书面报告，向中国驻外国的外交代表机关、领事机关或者外交部授权的其他驻外机关申请补发海员证。所补发的海员证的有效期，以返回国内所需的时间来确定，但最长不得超过6个月，海员进入中国国境后，在国外补发的海员证立即作废。办理补发海员证的机关还应及时将补发的海员证的编号、有效期和海员姓名通告中华人民共和国海事管理机构。
船长在为海员申请补发海员证的同时，应将海员证遗失的情况电告海员所在单位或派出单位，由所在单位或派出单位将船舶名称、船员姓名、海员证号码报告原颁发机关和公安部边防局，原颁发机关应立即宣布该遗失海员证作废。
（四）海员证的签发
海事管理机构应当自受理申请之日起7日内作出批准或者不予批准的决定。予以批准的，发给中华人民共和国海员证；不予批准的，应当书面通知申请人并说明理由。
长期海员证的有效期限是5年，中期海员证的有效期为2年和3年两种，短期海员证的有效期为18个月、12个月、6个月和3个月四种。全部经营国际航线船舶（不含港澳航线）的国有大型海运企业，经海事管理机构批准，可申请办理长期海员证；经营国际航线（含港澳航线）的海运企业、所属或管理持有海员证的职业船员总数达到300人或以上的单位以及合同（包括外派船员劳务合同）确定船员出境执行任务达2年或以上的单位，经海事局批准，可申请办理中期海员证；船员出境执行任务，或航海类院校海上专业毕业生上国际航线船舶培训或见习，时间超过1年但少于2年以上的，可申请办理有效期不超过两年的海员证；其他上国际航线船舶上工作、实习或培训的人员，包括交通部批准的临时随船工作人员，可根据任务需要申请办理不超过18个月有效期的海员证；年满60周岁者，只能申请办理有效期不超过18个月的海员证，并且有效期不得超过其年满65周岁之日；补发海员证的有效期不得超过原海员证有效期的截止日期，短期海员证不予补发。
有效期为2年、3年、5年的海员证如在境外到期，持证人可凭所在船舶船长出具的证明，向就近的我国驻外使、领馆申请海员证有效期的延期，所延期限最长不得超过3个月。每本海员证只允许办理一次有效期的延期。
持有海员证的船员更换服务单位，应有原劳动或人事关系所在单位或派出单位在办理其离职手续时收回海员证并在3个月内送交签发海员证的海事局。所有到期的、或被海事管理机构宣布为注销或作废的海员证，申办单位负责收回并在3个月内送交签发海员证的海事管理机构。
（五）海员证的使用
《海员证管理办法》第三章、第四章对海员证的正确使用及使用不符合规定所应承担的责任作了具体的规定。
（1）海员证必须保持整洁，不得涂改或书写其他内容。对于遗失或损坏海员证的海员，颁发机关可视情节处以人民币100元以下的罚款。
（2）中国海员持海员证出入中国国境，无需办理签证；如果海员持海员证乘坐服务船舶以外的其他交通工具出境，必须在出境前办妥前往国家和地区的入境过境签证。如前往国家和地区不需办理签证，应由海员所属单位或派出单位向边防检查机关出具证明。证明内容应包括海员姓名、证件号码，前往国家和地区，海员证及其签证或证明经边防检查站查验后，可对持证人员放行。
（3）海员证仅限持证人在为其办理海员证的单位工作时使用，海员在脱离原所在单位或派出单位时，应将海员证交回，由所在单位或派出单位送交原颁发机关注销。如果海员脱离原工作单位时不按规定交回海员证，颁证机关有权处以人民币500～3000元的罚款。
（4）申请办理海员证的单位应对所申请办理的海员证负责，有权向脱离本单位的海员收回为其办理的海员证，必要时，还可申请原颁发机关吊销该海员证或宣布该海员证作废。
（5）如果发现有伪造、涂改或转让海员证的，颁证机关应吊销该海员证，同时边防检查机关和颁发机关有权处以人民币3000～10000元的罚款，对于情节严重，已经构成犯罪的将由司法机关追究刑事责任。