一、会展服务的策划及管理程序

（一）展览承办的策划与决策

承办决定是一项重要决策，应当由展览单位的最高层研究做出。承办单位对经济目的的具体化应当量化为如下指标：投资回报率或所获得的全部毛利或净收入；吸引赞助以及展位出租和门票收入总额；由展览引起的收入上升的比例；市场份额的增加率，假设该展览直接与其他类似展览相竞争。另外，做出承办展览的决定时，还要量化下列目标：①出席人数或参加人数。②展览的质量指标。③认识、了解及态度规范。④人力资源及规划。

（二）展览承办的策划程序

为了使会展策划高效顺利地进行，展览承办管理者需要有一个良性思维和行为运作程序。具体应该注意以下几个环节。

（1）提出展览理念或申办意图。

（2）预测展览的价值取向及意义。

（3）可行性分析及行为思路。

（4）申办准备及可供选择的方案。

（5）执行方案及实施计划的制订。

（6）展览的具体过程及管理。

（7）展览结束及总结。

（8）评估-反馈-改进。

（三）会展活动的策划与矫正机制

会展活动的策划与矫正机制包括以下几个方面。

（1）控制系统。

（2）评估与反馈系统。

（3）展览与市场营销的运作。

（4）对消费者的消费预期的预测与把握。

二、大型国际会展活动的运筹与操作

（一）组织筹备委员会

组织筹备委员会包括以下内容。

（1）组织委员会及任命委员会的委员。

（2）合理设计组织机构。

（3）一般大型国际展览筹备委员会组织机构。

（二）展览组织机构及工作项目分工

主要指以下两方面内容。

（1）组织机构的程序设定。

（2）执行委员会对工作项目及分工情况的说明。

（三）展览会议管理

展览会议管理主要是指对筹备会、检查会、动员会的运筹与管理。

（四）展览财务管理

展览财务管理的主要内容如下。

（1）制定管理展览费用的原则。

（2）进行展览费用分类。

（五）会展与物流管理

1.甘特图

在物流中使用的最重要的工具之一就是横道图或时间线，又叫甘特图。

甘特图是在项目管理中使用的一种可视日程安排的横道图。绘制甘特图的步骤是：

①细化任务。②确定时间线。③赋予优先权。④构建网络图。⑤设置里程碑。

2.网络分析--关键路径

任何物流计划的一个重要方面都是任务之间的关系，这很难在图上表示出来。将关键路径以箭头表示，这意味着一个环节出现失误，后面的环节就无法实施。

3.谈判和评估

不管事件的规模如何，达成对供应和条件的共同协议是非常重要的；物流所要考虑的问题需要包含在与分包商的初始谈判中。

4.会展活动与物流的控制

物流计划的监控是展览活动全面控制的至关重要的部分。

5.会展物流的评价

物流评价的首要问题是预期目的的实现。它可以分成两种方式：定量评价--达到可计量的目标，有时被称为定标；定性评价--与资金持有人进行讨论。对非常大的展览活动来说，物流评价可以包含在给投标人的全面评价中。

（六）全国客户管理

1.客户管理

客户管理是展览承办管理的核心，客户管理不善，其他工作都将毫无意义。

许多公司都在内部设置专门的机构和项目来管理其主要客户，即大客户。主要客户往往还会因大的投入而提高展览会的档次。

2.区域间客户沟通

市场是由人而不是由地方组成的，客房是那些有钱花和愿意花的人。市场不是以平方英里，而是以人口乘以其参展力来计量的。

（七）相关行业管理

主要包括九个方面：①交通。②通信。③饭店。④航空。⑤旅游。⑥餐饮。⑦文化节目。⑧视听设备的安排。⑨紧急程序管理等。

（八）展览善后工作的运作程序

很多筹备展览的机构通常会忽略这个阶段，展览闭幕后其实还有很多工作要总结，要把这些工作完成之后，展览才算结束。善后包括：①统计参展人数：按国家或地区分别统计。②与饭店核对总住房数、支付账款。③财务结算。④撰写并寄发感谢函：协助单位及讲演人、主持人等。⑤举办庆功宴。⑥整理展览相关资料并归档，含报名表。⑦召开总结会报告收支情况，结案会议并解散筹备委员会。⑧展览文集编撰。⑨薪资清册，以备来年初申报所得税。⑩结案。

三、国际会展服务贸易的管理特点及发展趋势

随着世界新经济秩序的逐步建立和各国科技水平的普遍提高，国际会展业将发生一系列重大变化。面临新的政治、经济环境，国际会展业的管理将呈现出以下六大发展趋势：

（一）展会内容专业化

由于专业展览会能够集中反映某个行业或其相关行业的整体状况，并具有更强的市场功能，因而自产生之日起就受到了世界各国的青睐。

（二）项目运作国际化

在管理体制上，各国将普遍采用这样的做法--政府主要通过制定法规来调控会展市场，而会展业的自律则由行业协会来施行。在举办国际性的会议或展览时，各国都会自觉遵守国际惯例，以提高本国展览会的品质，增强其对外国参展商的吸引力。

（三）展会规模大型化

展会规模的大型化主要表现在以下两个方面：一是各个国家的会展业产值在不断增加。二是单个展览会的规模逐步向巨型化发展。

（四）会展公司集团化

会展业是一项投入大、回报快的产业，表现在微观领域，即对会展企业的资产总额、人力资源、技术力量等提出了很高的要求。一方面随着会展市场竞争的日益加剧，众多小规模的会议或展览公司已力不从心,实力雄厚的展览公司则以资本为纽带，采取联合办展、收购展会、资产兼并等方式不断壮大自己，成为市场的主宰。另一方面，互联网使会展企业的经营管理得以摆脱时空的限制，直接面对全球资源和世界市场，这对会展企业的组织形式提出了新的要求。强强联合、走集约化经营之路已成为会展业发展的必然趋势。

（五）会展设备及管理的现代化

首先，参展商、与会者以及观众对展会服务的要求越来越高，组织者为满足上述要求就必须有现代化的设施设备作支撑。

其次，许多大型展览会本身展出的就是高技术含量的产品，这对展馆设备及工作人员的技术水平提出了更严格的要求。

最后，电子商务进入展览业也是会展业发展的需要，因为电子商务在信息发布、商务洽谈和市场营销等方面有着传统展览会无可比拟的优势。

（六）举办国家多元化

主要表现为发展中国家的异军突起：一是发展中国家人口众多，拥有潜力巨大的消费市场。二是发展中国家的产业体系正在得到进一步的发展和完善，为会展业的发展提供了新的市场环境。三是发展中国家正在加快城市基础设施建设，进而兴建现代化的展览场馆。四是发达国家的跨国展览公司采取各种手段，积极向海外扩张。常见的途径有以下四种：①在国外设立办事处，以了解海外会展信息，发现市场机会。②在国外成立合资公司，与当地同行实现优势互补，共同开拓国际会议与展览市场。③以外资的身份投资兴建会展场馆。④将自己的品牌展览移植到海外举办，以吞并国外的小规模同类展览会，并吸引大量的本国观展者和当地观众。国际展览公司的上述扩张行为也在很大程度上促进了会展举办国家的多元化。

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励展博览集团深耕中国市场

近几年，中国展览市场快速发展，而外资机构大量涌入中国，将中国展览市场进行了一次次彻底的洗牌，这使得北京、上海、重庆、广州、成都、深圳成为展览资本扩张的重要场所。深挖、深挖，再深挖成为外资会展企业中国式发展的主要路径。2012年励展中国将一如既往地开展工作，计划在中国内地建立更多的合资企业，其目的是保持快速而持续的增长。通过在不同区域举办展会，励展中国充分利用了中国的区域经济进行有效定位，从而获得战略性立足点：上海可为企业发展提供完善的基础设施和全套服务；深圳是中国最为活跃的经济体之一；成都的企业运转成本相对较低，具有广阔的发展空间；中部地区正在崛起，直逼经济发达、人口密集的沿海地区。

2011年励展在中国取得不俗的业绩，并推出了7个新的展会项目，分别是中国国际工业材料展览会；上海国际家庭用品、赠品及礼品创意设计展览会；上海国际新光源&新能源照明展览会暨论坛；华南国际孕婴童用品展览会（深圳）；绿色医院解决方案博览会（成都）；中国兽医大会（合肥）；中国国际半导体照明展览会暨论坛（广州）。陈汉文介绍说，2011年励展中国的所有展会均保持了持续增长。同时有7个贸易展会活动在参展人数方面实现了两位数的增长。

2012年3月，励展中国成员之一的励展华博展览（深圳）有限公司和中国百货行业展会中国日用百货商品交易会暨中国现代家庭用品博览会的主办方上海中百会展服务有限公司成立了新的合资公司励展华百展览（北京）有限公司，并将于8月2日至4日在上海新国际博览中心就其首届项目共同合作，该项目为中国日用百货商品交易会暨中国现代家庭用品博览会。该展会预计成为2012年中国规模最大的百货商品和家庭日用品展览会。励展中国正在建立更多的合作伙伴，也正在规划几项振奋人心的新推展会。

资料来源：叶子文，《外资会展企业深耕中国市场深挖潜力有效定位》，载《国际商报》2012年03月27日，A8版。