事实上，尽管我们的计划制订得十分完善，仍会有80%左右的待办事项到最后没有处理——不是被无意地拖延，就是被莫名其妙地取消了。“待办清单”有时起到了积极的督促作用，但更多的时候则像沙漏一样，将一些重要的任务漏到了你无法关注的地方。直到过去很久，你可能才突然记起这些计划是“曾经存在过”的。

在对工作进行分类时，要标记出“必办”的工作

把工作进行分类是个好习惯。在每个周期（星期、月度、季度或年度）的工作开始前，用自己能够一目了然的方式进行分类，比如以不同的难度、长度、时间或类型为标准，将任务划入不同的清单中，让每一类工作在清单上都有它专属的归类。同时，要将这一时段必须处理的工作做好标记，设立一个周期内重要事项的“必办清单”。

在标记这些必须做好的工作时，我建议你顺便为它写上一条理由：“为什么这项工作我必须做好？”这样每次看到这些标记时，就能够深刻地意识到它们的重要性。类似的标记会帮助你鼓起挑战困难的勇气，不会有意地忽视这些工作。

随身携带方便的“提醒工具”

我鼓励学员在时间管理和日程提醒方面使用便于携带、易于整理的工具，而不是仅仅将重要事项记在脑子里，或者只在电脑上建立一个文档。你要用对工具，比如随身携带的、能够装进口袋的笔记本或易于更改的手机应用程序。

查看任务应该是一件愉快的事，不要让它为我们带来痛苦。有位学员反映说：“我记了那些紧急和重要的任务，但每次查看都不方便，很考验记忆力。”他的日程表和任务清单是分散的，有的在口袋中，有的在卧室的床头，有的则在办公室里。这不利于分配时间、查看任务。因此，他经常疏忽一些重要的工作。

做这项工作你需要掌握一个原则：既可以带在身上随时查看，又能及时自动提醒自己。在智能手机上设置提醒程序是不错的方法。

定期检查工作，防止“必办”变成“未办”

什么时候应该重拟我们的清单？答案是：在定期检查工作的时候。我们每隔几天就要进行一次自我检查：

·过去一周、一个月的计划完成情况如何？

·在刚过的周期内，有哪些工作没有完成？

根据分析，为自己准备一份新的清单，把上一张清单中必须处理而没有做好的事项拿出来，单独写进新的清单中，并进行重点强调。这么做的好处有三个：

·重新组织工作，排列出优先级，把它们列入下阶段工作的重点；

·帮助我们分析这些工作被漏掉的原因，反省自己的日程安排和时间分配是否合理；

·加深对这些“必办事项”的认识，制订正确的行动计划，避免再次出现类似的情况。