什么是“倒数计时法”？就是要用倒数计时的形式，强迫自己在截止时间前尽快地完成一项既定的工作。这在会议管理、个人工作规划和团队进度管理上，都是一种行之有效的方法。利用它的主要原则有两条：

·第一，一定要限定最晚时间，让工作的周期有最基本的保证；

·第二，通过倒数计时制造紧迫感，督促自己（人们）加快速度。

2008年，我为公司的培训机构和传媒部分别引入了这项制度，首先用倒数计时的方式管理各级会议，要求所有的会议都尽可能缩短时间。后来，我又把它推广到了每个部门、每名员工的任务管理中。我说：“没有工作是可以无限时延期的，在这里没有。我不希望听到有人说：‘呀，还有20分钟就要上交报表，可我还没开始，谁能帮帮我？’对不起，公司不欢迎这样的员工。”

马里兰一家公司的行政主管丹娜·怀特（Dana　Wright）正被拖延时间的“恶性循环”搞得焦头烂额——她的工作动力随任务堆积得越多而降低。也就是说，随着任务不断增加，她的工作动力则飞速下降，处理工作的速度愈加缓慢，内心的压力当然已经到了使其崩溃的边缘。

在坐在我面前的15分钟内，她喝了两杯水。谈及自己的状态时，她依然十分紧张，双手互搓，双脚不停地轻轻颤动：“那一刻，我突然如噩梦中惊醒一样，发现所有的工作都到了交付的截止日期，老板和副总裁分别来了电话，然而自己却没办法开始动手做任何事情。我意识到自己像做捉迷藏游戏一样迷失了自己。”

怀特继续说：“有许多同步进行的工作，这让我感到焦虑。我安排了日程表，也限定了截止时间，但有三分之二的部分始终没有开始。我不知道为什么，一切都稀里糊涂的。现在我简直要咆哮了，这是什么鬼工作！”

怀特女士不甘心接受这样的命运。她在公司拿着30万美元的年薪，从事的又是非常重要的行政管理工作。她说，如果将自己的任务与时间都安排不好，又怎么去管理下属，为整个公司的行政工作提供指导？怀特面临一项紧迫的任务，就是如何把压在手头的工作尽快处理完。她需要“解药”，即使要她从头开始，推翻目前的工作策略。

为工作设定“最后期限”是我们已经为大家推荐的方法。任何工作都要有一个截止时间，你已经接受并学会了这一原则。但是，如何保证我们能够快速地开启工作，并从一开始就给自己制造一种强大的推动力，避免工作被拖延到最后时刻？就像怀特面临的困境一样。

想跳出这样的麻烦，我们就要给自己的任务倒数计时，时刻告诉自己还剩下多少时间，并按部就班地检查已经消耗的时间——查验工作成果，以确定后面的单位时间工作量是否需要增加。

“倒数计时法”的积极之处在于，它首先强烈地提醒我们有了“时间有限”和“截止时间”的认识——潜意识会时刻提醒你：距离任务结束还有不到N天（小时），而不是以前认为的任务已经开始了N天（小时）。对潜意识而言，后者没有压迫感。

其次，它让我们对已经过去的时间有清醒、直观的认识：任务开始3天了，这3天我都做了些什么？是否已按计划完成了既定的工作？如果没有按计划完成，意味着你剩下的时间中每天的工作量都增加了。为了在截止时间前顺利地结束工作，你必须重新计算日均工作量，否则计划就无法完成。