§6.管理好时间就要“目中无人”(1 / 1)

“目中无人”的本意指眼里没有别人,形容一个人骄傲自大,看不起他人。而本书中,我们讲到这个成语,当然用的不是本义,而是指为了做到有效地进行时间管理,我们就要增强自己对于时间的掌控意识和能力。来自外界的无端打扰、破坏了我们的时间管理行为的,我们应尽量拒绝。出于人情维护和人际互动的积极设想,我们愿意在他人面前表现得慷慨、大方,被大方送与他人的对象之一,便是时间。人类是必须生活在某类环境里的群居动物,为了立足、生存,我们需要被他人认可并认可别人,包括接受别人对自己时间的挥霍。这简直就是人际交往中的主要内容。我们能在时间上做到对他人“目中无人”吗?很难。然而,事在人为,如何既能保持原有的关系,而又“目中无人”地实行自己的时间主张是有法可究的。一次培训课后,一位民营企业老总找到培训师说:“周老师,我感觉到,时间总是不够用,事情总是太多,人也总是停不下来,您说这是为什么?”

培训师说:“很简单,因为你是‘老总’呀!民营企业发展到一定规模后,老板总想尽快把自己这个老板变成老总,于是,总想管着所有人、总想办好所有事、总想赚进所有钱。”

老总笑了:“原来我是这么个老总!事实的确如此。我总想让员工尽快把所有工作都做好,结果经常事与愿违,拆东墙补西墙是常有的事。有时候明明10分钟便能解决的问题,不知道因为哪个环节的问题,可能拖好几天都解决不了。结果时间都过去了,事情却没见做好。不光是我,所有员工身上都会出现这种情况。”

培训师说:“我亲自到您的车间看过,也跟您的部分中层管理者和员工交流过。我发现您的员工大部分属于‘三无’员工,即无明确目标、无中期控制、无人际沟通。表面看每个人都很忙,实际效果却不大,工作的时间并没充分利用好。”

老总问:“那怎么才能解决呢?”

培训师说:“解决之道是——目中无人!”其实,时间管理方法很简单,不需要多么高深的理论和方法,只要做到“目中无人”,你在时间管理上就能应用自如。做到“目中无人”,首先要从多个层面去理解“目中无人”的理念。

第一层,时间是“目中无人”的

时间看不到摸不着,它对每一个人都是公平的,不会偏袒任何人,也不会因为你的祈祷或哀求而加速或停止。这是时间的基本属性。

第二层,要具备“目中无人”的心态

要明白我的时间我做主,你的时间管理方法关注的是你的时间价值,而不是别人的喜怒哀乐,要根据自己的习惯,遵照规律进行科学安排。

第三层,有“目中无人”的行动力

学会进行自我约束和自我管理,不要轻易被外在的人或事物干扰。有句话说得好:除非警察来找你,谁也不能阻碍你对时间的不懈追求。一定程度来说,时间管理更多是一个去除干扰、去伪存真的过程。从古至今,无数伟大人物,无数文学家、艺术家或政治家,他们都深谙此道,称得上是时间管理的高手。所言无他,我们要表达的意思只是:时间是短暂、不可替代的,要把握好时间发展的规律,才能做好时间管理这门人生功课。

那么,如何做到“目中无人”呢?可用四句简单的话概括:目标设置要合理,中期检查不可少,无效工作应避免,人际沟通最关键。话语很简单,道理也很容易理解。下面逐一详细论述。

一是要有明确合理的目标。时间本身是没有目标的,它就从你身边一分一秒不经意地流过。但是你的时间价值必须有目标。你仔细算过你的时间值多少钱吗?这绝对不是一些简单的数学运算式。如果足够努力或赶上机遇,你的时间价值完全可以成几何级数增长,因为时间价值可以积累升值。比尔·盖茨平均每秒赚2500美元,那么他每天赚到的是2160万美元,一年赚78亿美元。但是,在他20岁的时候,他一天能赚到如此巨额的金钱吗?当然不能。这说明,建立时间价值的概念与树立明确合理的时间管理目标至关重要。需要注意的是,这里提到的时间价值,其概念决不仅仅等同于金钱。除了经济收入之外,还可以是文学艺术作品、一项工程,也可以是一段轻松愉快的交谈。具体是什么,就看个人的价值取向了。

二是要有明确的事务处理流程。制定明确的工作程序和方法步骤很有必要。如果没有这一步,起码要做到有中期检查,最后附上验收交接。工作中管理者关注最多的一般是两件事:其一是,这句话我说过了,或这件事我跟你交代过;另外一件就是,结果是不是我想要的。这里隐藏着两个危机:一个是,你说的是不是对方都收得到,他能否正确理解你的工作指令,如果他没有正确理解,怎么办?另一个是,到最后发现结果不是你想要的,怎么办?重做吗?既浪费时间和资源,还影响情绪和心情。况且很多时候,现实根本不允许你有重做的时间。那么如何解决?如果我们不可能一下子建立完善的流程管理系统,至少可以做个中期检查。这样便于发现问题并及时纠偏,亡羊补牢犹未晚矣。

三是要尽量避免无效工作。无效工作大致有两类,一类是绝对无效劳动,这项工作压根不值得花费时间去做。对这类工作,必须在刚接手之初及时予以拒绝、剔除。怎么处理呢?4个字:“简单合理”。首先精简各项工作任务,可做可不做的坚决不做。第二实行单一管理,同一类事情交给一个人做,由其承担责任,并建立考核机制。第三能合并的工作合并完成,就是说尽量集中起来做,不要今天做螺丝明天做螺母,每天都要开机床。最后是理顺管理和监督流程,尤其是要建立监督机制,最好是各工序之间都能相互制约,这样上一道工序的无用功,下一道工序马上就能发现,可以及时申请撤销。还有一类无效工作是相对无效劳动,主要是指时间接口不对,也就是工作上产生时间应用偏差,比如我想喝茶,水烧开了,可是发现茶叶没了,等去买回茶叶又发现又凉了。解决这类问题的关键在于排序,学会运用统筹方法,建立最恰当合理的工作流程。现代经济危机下,很多企业提出零库存的概念,就是解决相对无效劳动的一种策略。

四是要注重人际沟通。前文已经解释过,本文中的“目中无人”并非引用的本义,而是借以指代一种心态和理念,不是说同事之间不需要交流和沟通。实际上我们的工作很少是靠单独一人完成的,大部分是在团体的协作下顺利进行的,如果涉及不同层级,那么流程中的上传下达不可忽视。沟通之于时间管理的意义在于找到时间切合点。具体情境不同,对时间切合点的界定也不尽相同。比如,你去找某位领导签字或请示某项工作,最好对领导的工作时间规律及现状有所了解,以做到在适当的时间出现在他面前。一般在领导刚上班的9点钟之前,或是中午吃饭前11点钟左右,你去找他成功的几率比较大。当然这个不能一概而论,得依具体情况而定。对本部门和其他同级部门人员,应尽量发掘共同的时间价值体系,以便有任务需要合作时可以顺利完成。对下属要明确重点的时间管理方法和规律,比如规定集中时间统一解答相关问题,召开晨会或班后会等集中解决各类杂事。总之,人际沟通需要很多技巧,但是根本的宗旨在于解决所有有碍时间管理的各类矛盾。