在你的观念里,你认为应该用何种方式和上司相处或交谈?你是否因为他们是你未来命运的主宰,能够成功地提拔你而对他们处处逢迎、谄媚;或者你认为上司高高在上,气焰高涨,能避之就避之,除了公事外,彼此不相往来。
其实,这些想法都太过偏激。在工商业时代,几乎每个人都有上司,在公事上,免不了要与上司交谈,所以你应该掌握谈话技巧,与上司建立愉快的关系。
1.尊重主管的决定
当他交代你办事或批评你的成果时,你不可与之争辩。在上司尚未下决定之前,你可以向他表明自己的看法、建议,一旦他已经决定,最好不要坚持己见。
2.要了解主管的脾气
有些主管喜欢你有事随时和他商量,有的上司则要你先打电话预约或是先作一个书面说明。如果你有事要和上司讨论,应该先明白自己要讨论的主题是什么,立场是什么。时间最好选择上司较有空闲、心情较佳的时机,你的意见也较容易被接受。
3.不要当面批评主管的错误
主管人员也会做错事情,他和我们一样有偏见、喜怒,当然也会有盲点,因此,如果上司犯错时,千万不可当面指责,更不能在其背后取笑,以免上司对你心存成见。因为不管谁对谁错,你总知道谁才是老大吧!
4.对主管必须表现适度的敬意
有些职员对于主管十分敬畏,一见到主管便手足无措或是把主管当做偶像崇拜,大大小小的事都要和他商量。但要注意这种敬意要尽量适度。与主管谈话应该公私分清楚,除非是特殊情况,否则最好不要向主管请教私人的问题。
5.凡是关于公事都应该告知主管
主管对于公司的业务、行政必须下判断、作决定,因此他需要对事情有全盘的了解。所以,当你与主管谈话时,应该详细告知你所了解的情况。
6.与主管谈话,态度不卑不亢
处在社会中,尽管个人在能力和成就上有所差异,但仍旧是平等的。虽然对主管必须抱有敬意,但这并不表示和主管说话时要态度卑微,千方百计讨好他。一般而言,许多主管并不喜欢职员太过谦卑,反而希望自己的职员能有自信地表达自己的想法及见解,所以你应该适度地赞美主管,诚心诚意欣赏对方,而非有目的地刻意讨好。
7.让主管在无意之中采纳你的意见
向主管提出建议或构想时,可以引述一些成功的先例,或是一些哲理,让主管在无意之中采纳你的意见。另外,与主管谈话时的态度不要太过严肃,不妨以较轻松自然的口吻和对方讨论,并向主管请教这份提议是否有需要改进的地方。
8.对主管应该忠诚
如果在负责事务上有两位以上的主管,你应该认清谁是你真正的领导,如果有相关事务上的问题,应向直属的领导请教,并获得他的信赖与支援。另一位主管交代的事,如果无冲突,你要尽力去做好;如果与直属主管的意见相冲突,你应该以委婉谦逊的态度表达意见。千万不可心存投机,想两面讨好,否则很可能左右为难,得不偿失。
9.尽可能为主管做好公共关系
在他人面前,应该委婉说明主管的优点长处,以及对下属的照顾。在主管面前,也要常常称许同事的品德和才能,以拉近公司上下的距离,增进公司内部的团结。
一个好的主管并不会喜欢有人在他面前搬弄是非,他会认为“说人是非者,必是是非人"。
10.要懂得察言观色,适时说话
当主管身体不适或心情不佳时,最好不要向他请示一些无关痛痒的小问题。另外,不要常常向主管报告业务进展的难处,如果遇到困难,一定要同时提出解决困难的有效办法。否则,很容易使主管低估你的办事能力。
11.从正反两方面反映问题,并提出相应办法
有事要向主管请示时,应该就问题的正反两方面说明其理由,再依实际的情况或未来可能的发展,提出难易程度不同的几种处理办法,让主管考虑、决定。尽量避免过分强调某一种理由,或是直率地肯定某一办法,以免引起主管的质疑和反感。
12.不要经常打扰主管,也不宜事事征询其意见
说话时要简明扼要,除非主管问起,最好不要反复说明;有些事不妨等到有圆满的成果时,再向主管报告。
13.不要在同事或同业面前批评主管
公开批评自己的主管,无论丑化主管的私生活,还是嘲笑主管的专业,这不单是隐私和自尊心的问题,也是做人的基本原则。
14.不要在主管情绪激动时反驳他的意见
在主管情绪激动时,最好暂时缄默,不妨先谦逊地接受批评。如果不全是你的过错,等到主管心平气和时再加以解释,不仅可以避免关系破裂,也是为主管分忧解愁的表现。
15.如果主管确实有错误之处,间接地指出
一般人为了掩饰自己的弱点,往往会坚决地认定某些错误想法,并且恶意地攻击对方,企图自我防卫,有些主管也会做这样的事。所以,当主管犯错时,你最好私下以商量的语气,陈述你的看法,并且虚心请求主管指教;当他发现你的意见更合理时,自然会改正他的错误和缺点。
16.提出意见的态度要明确
向主管提出意见时,应该态度明确,说话内容条理分明,使对方能清楚你所表达的意思。不可态度暖昧不明,说话模棱两可,以免造成误解。
17.当主管的主张前后差异太大时,应委婉询问原因
通常主管之上还有主管,因此在很多情形下,主管的职责也会产生强烈的冲突,令他进退两难;或者是因为环境、时间的不同而有相异的决定。这时你不妨向主管表明自己的疑问,并请求他作说明。
18.事先防止误解,胜过事后的辟谣
对于经营范围内最容易遭人误解的事,应该特别留意。最好向主管询问清楚自己的职责范围,然后在职责范围之内,依照主管的指示办事,因为主管已经了解你的事务,便不会对你产生怀疑。
19.要雪中送炭,不要落井下石
当主管遭遇困难时,你该主动向对方表达关切之意,并尽力协助。千万不能在主管面前还以言语相讥,或是在背后散播谣言,落井下石。
20.不要在外人面前批评你的前主管
如果你与主管因故不能和谐共事,在离职之后,不要在外人面前批评前主管。应该偶尔称赞他的优点,怀念过去的情谊,一方面可以表示你的人缘好,另一方面可以让现任主管认为你是忠诚可靠的朋友。