某个星期五的下午，电话响起，有一名顾客打电话来询问产品的信息，这名来电者希望你能寄给他一份说明资料，由于这时是繁忙的下班时间，很多事都乱成一团，于是你匆忙地回应这名顾客的问题，并且保证会寄一份说明资料给他。当你挂掉电话后，你才发觉刚才一阵忙乱中，你根本忘了留下他的姓名及联络方式，这是多么不专业的表现啊！就算你非常希望要避免这种状况发生，类似的事情还是很容易产生。

有一个很简单的解决办法是事先印制一张“电话询问表”，放在办公室的电话旁边。这张表上要排列出几个顾客咨询的问题，因此无论任何人接到顾客的询问电话，都不会出现忘记询问一些重要信息的问题。至于“电话询问表”的内容，除了来电者的姓名、地址、电话等基本资料之外，还可以询问“您从哪里得知我们公司？，’等重要问题。

使用“电话询问表”的好处非常多，除了可以确保你和公司同事随时都可以专业的表现，回答潜在顾客在电话中提出的问题之外，对顾客来说，你们在电话里面的表现，也是他们用来判断公司是否专业的标准之一。此外，“电话询问表”也是提供评估公司促销活动效果的线索之一，譬如你在询问来电者“你如何得知我们公司”之后，可以针对他们的答案去分析哪一种促销方法最有效。随着时间流逝，你也可以比较不同行销活动的效果，然后找出对公司最有效果的行销模式，思考如何让行销活动有最大的回应，以作为日后行销计划的参考。