31　回复邮件要在阅读前还是阅读后？ 回复邮件的关键在于“效率”

本来可以迅速地做出回复，但因为感觉太麻烦而迟迟不愿回复邮件，结果导致邮件越堆越多……很多人都遇到过这样的情况吧。

没有人愿意为了回复邮件而加班。

其实这个问题也很容易解决。

那就是第一时间做出“简单的回复”。

这样就可以迅速地将堆积如山的邮件回复完毕。

如果你收到这样一封邮件，会怎样应对呢？

“附件是会议资料。如果有任何问题请随时与我联系。”

像这种添加了附件的邮件，处理起来需要花费很多时间。

现在你有两种选择，你会选择哪一个呢？

①仔细阅读资料之后再回复。

“非常感谢，没有问题。就按照这个资料做吧！”

②阅读邮件之前直接回复。

“非常感谢，资料已经收到，有问题的话我后天之前和您联系！”

正确的答案是②，在阅读邮件之前直接回复。

请检查一下你的收件箱里带附件的邮件吧。

“请确认原稿内容。”

“附件是会议记录。”

“请在下周开会之前确认。”

“共享问卷调查结果。”

“请确认研修座位顺序。”

是不是有很多像这样必须回复的邮件。

如果没有及时回复，让这些邮件积攒到傍晚的话，就会不可避免地出现加班。

利用白天的“空闲时间”迅速地回复邮件才是正确的做法。

请看下图，这是我立即回复的邮件示例。

●商务邮件只需要“一句话”的简单回复

在我回复的邮件之中不但没有“承蒙关照”的客气话，连自我介绍的“名字”都没有。

如果是已经合作过很多次，相互之间比较熟悉的关系，那么在回复邮件时只需要“一句话”的简单回复即可。

这种第一时间做出回复的态度，会让对方感觉更加安心，并不会显得失礼。

当回复了这封邮件之后，我抽时间确认了一下原稿，并没有发现问题，于是之后也没有再发送邮件。

在当今提倡缩短劳动时间的时代，一切的关键都在于“效率”。

Point

第一时间回复邮件，不要让邮件积压。这样可以减轻双方的压力。