在提高工作质量与效率方面，正确判断工作的优先顺序非常重要。

如果整天被眼前的杂事所困，推迟了最重要的企划书制作，或者明天有非常重要的演讲会，现在却在复印后天的文件，工作质量和效率一定不会提高。

我们经常听到“确定工作的先后顺序”这句话。但是，很多人不知道到底如何做才能顺利确定工作的优先顺序。

其原因之一就是，“确定优先顺序”是一个“动词”。

人们在听到“好好思考”“再集中一点”“快学习”等祈使句也很难行动。

动词很抽象，听到动词后也很难反应过来，不清楚该如何行动。

所以，为了使自己和他人行动起来，需要把动词改为“动作”。想说“快学习”的时候，不妨改成“读下这本书的这个部分”“把这份卷子上的题都做完”等，替换成具体的动作。

那么，如何使用“Excel 1”“确定优先顺序”？用动作说明的话，可以分为以下几个步骤。

①首先，用绿色笔画出框架。框架数量可以根据业务量定为8格或者16格。这里，我们选择16格框架。

在左上角的框架中填入“日期”与主题“今天要做什么”。

②留2分钟时间，用蓝色笔写出“今天要做的事情”。这时候还没有进入整理思考的阶段，所以不用在意优先顺序，尽可把想到的答案都写出来。2分钟之内填不满框架也无妨。但是，2分钟一过，就应马上结束。

③改用红笔。从整体上观察填好的框架，询问自己，“这里面哪些是特别重要的？”

选出3个以内可能成为答案的选项，用〇圈出。

④然后，再次观察整体，这次要问下自己，“今天之内必须处理哪些事情？”

同样，选出3个以内可能成为答案的选项，用△圈出。（选出的答案可以与刚才用〇圈出的答案重复。）

⑤最后，观察整体，询问自己“这里面哪一件事情不能拖延？”同样，选出3个以内可能成为答案的选项，用□圈出。（选出的答案可以与刚才其他问题的答案重复。）

⑥问完以上3个问题后，再次观察整体。

如果某个或某些选项被多次用红笔圈出（例如，被〇、△、□同时圈出的选项；被〇和△圈出的选项，等等），则属于高度优先选项。这一工作应当最先处理。

如果没有被反复圈出的选项，则优先应对“今天之内必须处理哪些事情”的答案，即用△圈出的选项。

反过来说，这些事情以外的其他工作都是“今天不做也OK”的。不用勉强自己做，有空闲时间的时候再处理也来得及。

来听我讲座的听讲者中，有的人每天早上到公司坐在座位上之后，一定会先尝试这个过程，成功地将每天的加班时间减少了4个小时。曾经每天都工作到末班车的人，用了这个方法后，8点就可以下班。

用“Excel 1”决定工作的优先顺序

①写出“今天要做的事”

②选出“哪些是特别重要的”的答案，用〇标圈出（最多选3个）

③选出“今天之内必须处理哪些事情”的答案，用△圈出（最多选3个）

※答案可以与用〇圈出的选项相同

④选出“这里面哪一件事情不能拖延”的答案，用□圈出（最多选3个）

※答案可以与其他问题选出的答案相同

决定优先顺序的过程是开展一天工作之前最合适的热身。

你是不是每天挤人满为患的地铁，一到公司就身心俱疲？

这时候，“Excel 1”可以帮我们一点点地恢复工作节奏。总结结束后，心情会切换到工作模式，使得工作可以顺利开始。