工作检核的内容,一般而言属于分类结构,讲求互斥与穷尽原则,这都是思维导图法最能发挥的功能之一,因此思维导图非常适合作为检核工具。为避免大家忘记前面所提示的重点,本节将以每个人日常生活中都用得到的“采购清单”作为例子,教大家练习如何以六个简单步骤,轻松完成一张检核用途的思维导图。
步骤一 确认核心主题:中秋烤肉采购清单
选择能代表中秋节的图像,作为中心主题图像。看!是不是很有中秋烤肉的感觉呢?
·图6-5a 采购清单:中心主题
步骤二 掌握大纲架构:拟采购物品的大类别
首先从大方向着手,应该准备哪几大类的东西,如果脑海出现细节项目的话,也思考一下,它会被放在大卖场的哪个区域。
步骤三 运用色彩意涵:各大类物品的代表颜色
对你而言,每一大类分别用什么颜色代表,可以贴切表达内心的感受。
例如、蔬果是绿色、肉类比较像橘黄色、海鲜用海水蓝等。
·图6-5b 采购清单:构思大类别与代表的颜色
步骤四 延伸内容细节:想要购买物品的中类、小类与细项
接着从各个大类思考中类、小类与细节项目。如果某个东西会让你想到得搭配其他东西才能完成一道料理,那你可以立即跳到另一个类别项,把东西名称写下来。例如,菲力牛肉需要“黑胡椒”,在写“肉类”时就可以立即到调味料那一区把东西名称写下来。
·图6-5c 采购清单:延伸想要购买物品的中类、小类与细项
步骤五 思考彼此关联:检视不同类物品之间是否有关联性
延续步骤四,若发现有关联性的东西,就用关联线条指出彼此之间的关系。在最后确认检核表时,可以清楚看出为什么要购买这个物品,使用时避免挪作他用。
·图6-5d 采购清单:检视不同类别之间的关联性
步骤六 加入重点插图:在一定要买的类别或细项上加插图
最后,在一定要买的类别或项目上加插图,除了有提醒作用,避免遗漏,在预算有限时,也可看出哪些东西可以不用购买。
做法是在大类加上插图,表示这一大类是必买清单,如蔬果、肉类与调味料,不需要在下位阶再加插图;若某一大类之下有两个中类,只有其中一个必须购买,就在那一个中类的地方加上插图,如面包;若某一大类中,只有某样东西一定要买,那么只需要在那个细项上加插图即可,如柳叶鱼。
·图6-5e 采购清单:重点地方加入插图
这时候你应该能注意到,检核用的思维导图与做文章笔记的思维导图在插图应用上是有所差异的。读书笔记思维导图的插图是加在重要地方,当然图像必须要能与内容产生联结,以吸引目光注意并强化记忆。所以,文章笔记的思维导图有可能在上位阶加了插图,下位阶也要加插图。
·案例分享·
·图6-5f-1 采购清单:学员作品分享
图6-5f-1这张“春节采购清单”思维导图,是参与新湖小学所举办的思维导图法教师研习营,其中一组学员的集体创作。
{优点}
中心主题图像很鲜明地表达了春节购物的喜气;在逻辑分类上,充分掌握同一位阶、同一个类别属性,例如,“布置”分为室外与室内,“服饰”分为大人与小孩;大致上都是以一个语词的方式表达想法;在必须购买的类别上,也能以贴切的图像标示重点所在。
{这样调可以更好}
虽然在逻辑分类上,这组的老师们有不错的表现,但同样有些地方可以再加强,如“礼品”分为婆家、娘家与朋友。思维导图法在分类结构上讲求同一位阶最好是同一个逻辑特征属性,如果能先分为亲戚与朋友,“亲戚”再分为婆家与娘家会更好。从“亲戚”与“朋友”或许还可以想到同事、邻居等,更能满足构思检核表时“穷尽”的原则。
·图6-5f-2 采购清单:学员作品~案例解析建议
检核用途的思维导图,除了采购清单之外,只要应用到分类概念的场合,均可适用。例如,图6-5g是几位从事保险工作的业务主管,以思维导图一起构思新人培训时,针对公司“防癌保险”这项产品,该说明些什么内容,才能让新进人员很快掌握产品重点。
由于这几位学员都是初次接触思维导图法,且是在课堂小组演练的短短30分钟内完成,在逻辑结构上已经是可圈可点,但仍有些小地方可以改善。你有发现吗?
·图6-5g 产品介绍~学员作品
另外还有一点要跟大家补充说明,作为检核用的思维导图,在重要地方能加上与内容有关的插图当然是最好,但考虑到工作效率,不见得要花很多时间找插图,也可以用荧光笔或星号标注,例如,图6-6a是我应邀到广州演讲,整理行李的携带物品清单思维导图。
·图6-6a 广州演讲的携带物品清单
由于网络科技的进步,各种云端记事本、储存空间的APP不断推陈出新。但要规划一份好用的在线笔记本,除了APP软件提供的功能,最主要还得靠自己去定义文件夹的分类,否则数据文件乱七八糟,每次都得靠搜寻功能去寻找,反而让工作效率大大降低。
“互斥与穷尽”是一个很重要的文件夹分类原则,但在档案总管条列式的结构中,常会发生重复或遗漏的情形。倘若能以思维导图先做个分类规划,在一张图中掌握全貌,可以避免重复的情形发生;而有了清晰的分类结构,未来要增补细节也很方便,有利于穷尽的要求。
图6-6b呈现Evernote的记事本分类构思,透过这张思维导图不仅可以初步规划好我的Evernote记事本,对于有关联的记事本也可以利用Evernote“复制记事联结”的方式做联结,如果随时要新增或修订笔记本,看着这张思维导图也比较清楚如何着手。
·图6-6b 工作检核表:Evernote记事本的分类