三脚账大约是在明代产生的,又叫“跛行账”,它是在单式记账基础上产生的一种不完全的复式记账法。为什么这么说呢?或者说,为什么会称之为“三脚”账的呢?原来,同一事项如果涉及到往来转账,就需要记录两笔账,所以当时形象地把这种复式记账称为“两脚”;而如果是纯粹的现金收付,则只要记录现金的对方就行,所以把这种单式记账称为“一脚”,这样合起来就是“三脚”了,实际上是蛮形象的。
容易看出,三脚账处于单式记账向复式记账过渡阶段。但由于当时的转账行为很少,大多数业务只涉及到现金收付,所以,习惯上依然把它归为单式记账。而从账簿设置看,它也确实与单式记账一样;只不过,不同点在于它的会计记录重点放在了流水账(也叫“日清簿”)上。发展到后来,一些商家又把这种流水账一分为三:一是“货清簿”,相当于现在的商品簿;二是“银清簿”,相当于现在的“现金账”;三是“往来簿”,相当于现在的往来账。
这些三脚账采用的记账符号,主要是“来”和“去”、“收”和“付”。无论日记账还是誊清账,采用的虽然都是单式记账,但每张账页上都会分成上下两部分,上方称“收方”或“来方”,下方称“付方”或“去方”。因为“收账”在上、“去账”在下,所以在使用“来”“去”作为记账符号时,又称之为“来高”“去矮”,简称“来”“去”;而在使用“收”“付”作为记账符号时,则会写明“收……来账”“付……去账”,简称“收”“付”。明末时,一些商家为了账目汇总和查阅方便起见,将记账符号扩大到了三对:一是“来”和“去”,专门用于往来账;二是“收”和“付”,专门用于存货核算;三是“入”和“出”,专门用于现金收付时的费用开支。
三脚账在结算盈亏时,通常是半年或一年结算一次;每月结算的也有,但比例很小。结算盈亏时在誊清账上进行,当然同样要分为上下两部分:上半部分为“来方”,主要记录“业主投资”(即“资本”)和“本期外欠”(俗称“除项”或“该项”,即“负债”);下半部分为“去方”,记录企业各项财产(俗称“存项”,即“资产”)。这些数据都是从流水账上转记过来,转记时除了库存现银,其他都是平行转记。也就是说,流水账单现金的收方转记到誊清账上时要写在付方,其他项目位置不变。
盈亏结算公式为:
本期盈亏=存项(即资产)合计-该项(即负债+资本)合计
本期盈亏数额如果为正数,就表现为盈利,俗称“净彩”或“纯益”;如果为负数,就表现为亏损,俗称“净损”或“纯损”。
能够看出,这种盈亏结算理念并没有区别对待收入、成本、费用、损溢等要素,属于“胡子眉毛一把抓”,因而远远谈不上科学。而只能说,这时候它因为已经部分引入了复式记账,尤其是已经认识到了资产、负债、资本三者之间的关系,所以与过去纯粹的单式记账相比,已经算是有了质的飞跃,并且也为后来龙门账和四脚账的出现创造了条件。