许多国家对复式记账法的建立和发展都贡献了智慧和力量,这里以最典型的意大利为例来加以说明。
从1096年开始的长达两个世纪的十字军东征,客观上沟通了东西方之间的经贸关系,刺激了地中海经济的发展。意大利佛罗伦萨、热那亚和威尼斯等城市一度成为欧洲经济中心,从而也带动了会计的发展。
到了13世纪初,商业活动的活跃导致银钱经营业在佛罗伦萨异常繁荣,这便是早期的商业银行。这些银行原来采用的是单式记账,但由于银钱过割关系发生频繁,便带动了单式记账向复式记账的转变。这样做的好处是,银行可以根据债权、债务关系从借和贷两个角度代客户进行转账。当然,在这样做的同时是需要进行两笔相对应的会计记录的。
举例说,某银行有A、B、C三位客户,A客户原来的账面余额是3000杜卡特(当时通用的一种金币),B客户是2000杜卡特,C客户是1000杜卡特。这时候如果A从B那里购进商品一批,货款是2500杜卡特,B从C那里购进商品1800杜卡特,均委托该银行转账,该银行的处理便是:
A客户:借:2500杜卡特;贷:3000杜卡特;余:500杜卡特
B客户:借:1800杜卡特;贷:2000杜卡特、2500杜卡特;余:2700杜卡特
C客户:贷:1000杜卡特、1800杜卡特;余:2800杜卡特
值得一提的是,上面的“借”“贷”“余”还不是我们今天复式借贷记账法中的概念,而是银行从记账角度出发,分别针对A、B、C三位客户所做的单式记账,有点像记日记。大约100年过去后,复式记账法才有比较完备的应用。
在会计学界公认的世界上最早的一本比较完善的复式记账账簿中,就能印证这一点。这本1340年热那亚市政厅的总账账簿,目前保存在热那亚古文馆里。记载该总账的官职名叫“马萨里”(Massari),用今天的话来说可能相当于财务主管或主管会计之类。账簿不仅有反映债权债务关系的人名账户,还有商品、现金、计算盈亏的损益账户;除了总账,还有分类账和日记账。不用说,这些账户都是用数字来进行记录的,已经有了很好的分类归类,而不是再像过去那样是文字描述式记录。
从外形上看,这本总账账簿有点像今天的日记本,每个账户占一页,每页分为左右两方,左边为“借”方、右边为“贷”方,左右相互对照。这种结构被后来者称为“对照式”会计记录,而这种账页则被称为“两侧型”。从现有考古成果看,这种记账方式是当时复式记账法中最先进的一种核算方法。
在这其中有两点特别值得一提:一是账簿中人名账户的设置,其中收入列入借方、支出列入贷方,然后运用借贷差额进行试算、检查双方是否平衡,这一平衡试算原理对后来15世纪的威尼斯式记账法产生了直接的影响。二是每一项经济业务都要在两个以上相对应的账户中去进行记录,从左右两边的“借”“贷”中来对照反应其来龙去脉,并且数额必然相等,这就很接近于今天的借贷记账法了。
由于当时地中海商业经营风险较大,所以一般采用勤进快销的商业原则。适合这一特点,当时的会计核算在反映盈亏时主要是按每次、每批的商品大类进行计算;限于当时的手工计算条件,这一点是很好理解的。如果要像今天这样核算到每一种商品的每一个规格,难度可想而知。
并且,因为这是市政厅财政收支的账簿,从中也容易看到其中设置了一种相互牵制的办法来以防作弊,而这就可能是意大利审计的最早萌芽了。当时热那亚市政厅的这本总账账簿均分为一式两册,原始账簿由两名职位较高的马萨里记录,复制账簿则由另外两名职位较低的马萨里抄录后保存。
大约又过了100年,意大利东北部城市威尼斯成为地中海沿岸一带的商业经济中心,而威尼斯商人在意大利借贷复式记账法的基础上,进一步提高了簿记技术,甚至还出现了安德烈亚·巴尔巴里戈父子商店簿记这样的高峰,在世界会计发展史上写下了重要的一笔。
该簿记主要有以下五大特点:一是用日记账形式详尽记录大小交易,用分录账来区别“借”(其前置词为Per)和“贷”(前置词为A),用总账来按照会计科目分类进行记录,三账相互衔接,既协调又统一还简单。二是初步建立起了完整的账簿体系,如人名账户、工资账户、手续费账户、家事费账户、私用账户、利润账户等,并且设置资本账户和余额账户来进行转账和试算平衡。三是有规则的复式记录奠定了“有借必有贷、借贷必相等”的基本原则。例如该店1430年的账簿中,分录账按照账户集合的要求能够与总账两侧型左右对照式会计记录完全吻合,并且可以参照页码的标示和日期记录相互印证,从而成为账目检索的主题线索;账簿中有专门的、独立的金额栏,并且记账符号整齐划一,所以,虽然记账金额是阿拉伯数字和罗马数字混在一起,却依然可以看得很清楚,并且给查验带来方便。四是专门设立了损益账户,并且对利润形成因素进行细致分解,不定期地将商品大类损益结转到总损益账户中去,从而使得商业盈亏考核达到一个新的水平。五是通过年终转账结平旧年账户,既结清了账目,又能试算平衡,尤其是其中“余额账户”的设置在借贷平衡关系中起到十分重要的作用,因为这种“平衡试算”所采用的“借贷试算表”,正是今天“资产负债表”的雏形。