爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简单，如果不能更简单的话。”化繁为简，才能提高工作效率，只有效率提高了，工作才能卓有成效。

效率往往就是从简化开始的

在现实生活中，有这样两种类型的人：一种是善于把复杂的事物简单化，办事又快又好；另一种是把简单的事物复杂化，使事情越办越糟。当我们让事情保持简单的时候，生活显然会轻松很多。不幸的是，倘若人们需要在简单的做事方法和复杂的做事方法之间进行选择，我们中的大部分人都会选择那个复杂的方法。如果没有什么复杂的方法可以利用的话，那么有些人甚至会花时间去发明出来。这也许听起来很荒谬，但真有不少这样的事，很多“勤奋的人”就在做这样的事。

我们没有必要把自己的生活变得更复杂。大部分人把他们的生活变得太复杂化，而且还总奇怪为什么他们有这么多令人头疼的事情和大麻烦。他们恰恰是那些外表看起来很勤奋的人。

生活中有很多“勤奋的人”沉迷于找到许多方法使个人生活和业务变得复杂化。他们在追求那些不会给他们带来任何回报的事情上浪费了大量的金钱、时间和精力。他们和那些对他们毫无益处的人待在一起。在某种程度上这简直像受虐狂。

许多勤奋人都趋于把自己的生活变得更困难和复杂。他们快被自己的垃圾和杂物活埋了，那就是他们的物质财产、与工作相关的活动、关系网、家庭事务、思想和情绪。这些人无法实现像他们所希望的那么成功，原因是他们给自己制造了太多的干扰。

把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。必须善于在纷繁复杂的事物中，抓住主要环节不放，“快刀斩乱麻”，使复杂的状况变得有脉络可寻，从而使问题易于得到解决。

同时它还意味着要善于排除工作中的主要障碍。主要障碍就像瓶颈堵塞一样，必须打通，否则工作就会“卡壳”，耗费许多不必要的时间和精力。

永远要记住，杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。有些人将“杂乱”作为一种行事方式，他们以为这是一种随意的个人风格。他们的办公桌上经常放着一大堆乱七八糟的文件，他们好像以为东西多了，那些最重要的事情总会自动“浮现”出来。对某些人来说他们的这个习惯已根深蒂固，如果我们非要这类人把办公桌整理得井然有序，他们很可能会觉得像穿上了—件“紧身衣”那样难受。不过，通常这些人能在东西放得这么杂乱的办公桌上把事情做好，很大程度上是得益于一个有条理的秘书或助手，弥补了他们这个杂乱无章的缺点。

但是，在多数情况下，杂乱无章只会给工作带来混乱和低效率。它会阻碍你把精神集中在某一单项工作上，因为当你正在做某项工作的时候，你的视线不由自主地会被其他事物吸引过去。另外，办公桌上东西杂乱也会在你的潜意识里制造出一种紧张和挫折感，你会觉得一切都缺乏组织，会感到被压得透不过气来。

如果你发觉你的办公桌上经常一片杂乱，你就要花时间整理一下。把所有文件堆成一堆，然后逐一检视（大大地利用你的废纸篓），并且按照以下四个方面的程度将它们分类：即刻办理；次优先；待办；阅读材料。

把最优先的事项从原来的乱堆中找出来，并放在办公桌的中央，然后把其他文件放到你视线以外的地方——旁边的桌子上或抽屉里。把最优先的待办件留在桌子上的目的是提醒你不要忽视它们。但是你要记住，你一次只能想一件事情，做一件工作。因此你要选出最重要的事情，并把所有精神集中在这件事上，直到它做好为止。

每天下班离开办公室之前，把办公桌完全清理好，或至少整理一下。而且每天按一定的标准进行整理，这样会使第二天有一个好的开始。

不要把一些小东西——全家福照片、纪念品、钟表、温度计以及其他东西过多地放在办公桌上。它们既占据你的空间也分散你的注意力。

每个坐在办公桌前的人都需要有某种办法来及时提醒自己一天中要办的事项。电视演员在拍戏时，常常借助各种记忆法，使自己记得如何说台词和进行表演。你也可以试试。这时日历也许很有帮助，但是最好的办法可能是实行一种待办事项档案卡片（袋）制度，一个月每一天都有一个卡片（袋），再用些袋子记载以后月份待办事项（卡片）。要处理大量文件的办公室当然就需要设计出一种更严格的制度。

此外，最好对时间进行统筹，比如到办公室后，有一系列事务和工作需要做，可以给这些事务和工作安排好时间：收拾整理办公桌三分钟；对一天工作的安排五分钟等等。

总之，那些容易把事情复杂化的无数勤奋人应该学会的一种能力是：清楚地洞察一件事情的要点在哪里，哪些是不必要的繁文缛节，然后用快刀斩乱麻的方式把它们简单化。这样不知要节省多少时间和精力，从而能大大提高你的效率。

聪明地工作比努力更具效率

无数的人证明了这一点，努力工作并不能如预期的那样给自己带来快乐，勤劳并不能为自己带来想象中的生活。

告诉你一个既可以多一些时间享受生活，又可以获得最佳业绩的好方法，那就是聪明地工作，而不是努力地工作。聪明地工作意味着你要学会动脑，如果你一味地忙碌以至于没有时间来思考少花时间和精力的方法，过于为生计奔忙，那是什么钱也赚不到的。

自古房子出售，都是先盖好房，再出售，对此，霍英东反复问自己：“先出售，后建筑不行吗？”正是由于霍英东这一顿悟，使他摆脱了束缚，迈出了由一介平民变为亿万富豪的传奇般的创业之路。霍英东是中国香港立倍建筑置业公司的创办人。在香港居民的眼中，他是个“奇特的发迹者”。“白手起家，短期发迹”、“无端发达”、“轻而易举”、“一举成功”等等，这些议论为霍英东的发迹蒙上了一层神秘的色彩。霍英东的发迹真的神秘吗？不，他主要是运用了“先出售、后建筑”的高招，而这一高招来自于他的思考。

在工作中，勤奋必不可少，这是一种优秀的品质，但要想获得成功，最大化地体现你的人生价值，就要多思考，无论看到什么，都要多问为什么，把思考变成自己的习惯。

一根小小的柱子，一截细细的链子，拴得住一头千斤重的大象，这不荒谬吗？可这荒谬的场景在印度和泰国随处可见。那些驯象人，在大象还是小象的时候，就用一条铁链将它绑在水泥柱或钢柱上，无论小象怎么挣扎都无法挣脱。小象渐渐地习惯了不挣扎，直到长成了大象，可以轻而易举地挣脱链子时也不挣扎。

小象是被链子绑住的，而大象则是被习惯绑住的。

所以，习惯常常是影响我们做事情的一个不被注意的关键。养成正确的思考习惯，是走向成功的第一步。

思考习惯一旦形成，就会产生巨大的力量，19世纪美国著名诗人及文艺批评家洛威尔曾经说过：“真知灼见，首先来自多思善疑。”

下面则是一条令人高兴的真理：成功与辛苦工作没什么关系。为了赚大钱和从生活中得到更多的东西不得不辛苦工作并不是这个世界的自然规律。与之相反，比大部分人用更短的工作时间，更轻松悠闲的生活节奏，却能帮助你从生活中获取更多的收获，无论金钱还是精神。

辛苦工作与轻松创造是不相匹配的。和那些鼓吹辛苦工作的人不同，懒惰的成功者知道与长时间地辛苦工作相比，重要的、具有想象力的付出能产生令人印象深刻得多的经济效益和个人满足感。选择，成为一个懒惰的成功者，你就能成为一个顶尖人物。你不必为了赚到丰厚的收入而工作，但你要聪明地工作。

优秀的人往往是“懒汉”

长期以来，古今中外都有一种普遍的观念，就是鄙视懒惰。人们一说起懒惰就深恶痛绝。其实，“懒”从某种角度来说，既能成为一种创造的动力，也能提高生产效率。

我们从小就听长辈们说起过懒汉，仿佛懒惰是个最丢人的事。实际上，正是“懒汉”推动了社会的进步。没有“懒汉”，再勤劳的人也会沉溺于单调乏味的劳作无法自拔。如晚饭后，一个小姑娘帮妈妈收拾餐具。她小心翼翼，把碗碟摞得高高的。这时妈妈就会冷言冷语地责备说：“真是懒汉干活儿。”用不着经过几次批评，这孩子就会养成滥用力气的习惯：即每次少拿一点碗，多跑几趟，把力气花在不必要的往返上面。开始时，她只是做给妈妈看的，久而久之，她养成了习惯，她也以为外表表现出勤劳是很重要的。结果，她长大了，总是一副忙碌的倦容。凡是把懒惰想象为邪恶的家庭主妇，总会有这模样。

大多数妇女都比男人容易衰老，不用说，这是由于一般妇女不如她们的丈夫懒惰。当只需走一两步时，她们却不在乎走上十步。她们宁愿循规蹈矩，落个疲惫不堪，也不肯运用心智去偷懒取巧。

懒惰的饭店服务员往往是最令人满意、最优秀的，他总是力争一次就把餐具都送到餐桌上，因为他讨厌多走半步路。而那些勤快的伙计却端上咖啡而不带方糖和勺子，他们反正不在乎多走几趟，每趟只拿来一样东西，结果咖啡已经凉了。

人类的一切进步难道不都是由想偷懒的“懒汉”推动的吗？

我们的远祖住在条件恶劣的山洞里，每次想喝水，都要走到溪水旁边才行。于是他们发明了最初的水桶，用水桶可以把足够一天饮用的水一次提回家去。不过，如果他们连水桶也懒得提了，下一步就会想到发明管道了，水可以顺着管道从溪边一直流进消费者的屋子里。为了不必挑水翻山，水泵和水车就被发明了出来，这无疑也都是懒汉们发明的。同样，我们的某个祖先想到湖对岸去，又不愿意沿着湖边绕过去，才发明了船，它是把一段树干掏空以后做成的。

一百多年前，有个叫汉弗莱·波特的少年，人家雇他坐在一台讨厌的蒸汽发动机旁边，每当操纵杆敲下来，就把废蒸汽放出来。他是个懒汉，觉得这活儿太累人，于是想办法在机器上装了几条铁丝和螺栓，使得阀门可以靠这些东西自动开关了。这么一来，他不但可以脱身走掉，玩个痛快，而且发动机的功率立刻提高了一倍。

早先的农业机械都没有座位。起初想到安座位的肯定是懒汉，因为他们懒得整天在田地上走路，他想要坐着干活，于是又一个发明诞生了。

最杰出的工程师、动作研究之父弗兰克·B·吉尔布雷思，常常把各行各业优秀工人的劳动动作拍成影片，以判断一种工作最少可以用几个动作完成。他发现，懒汉往往才是最优秀的工人，人们可以从他们身上学会许多东西，这种人懒得连一个多余动作都不肯做。而勤快一些的工人的效率要低得多，因为他不在乎把力气花在多余的动作上。一个称职的领导人也同样懒惰，凡是能吩咐别人为他干的事，他绝不亲自去做。

精神的懒惰也同样促进了人类的进步。许多重要的规则和定理都是懒汉想出来的，这些人想在脑力劳动上寻找捷径。发明万有引力定律的人肯定是精神上的懒汉，因为有了这个定律，要计算许多数据就非常简单了。想想看，如果某些懒汉不曾建立“2＋2=4”的规则，我们在生活里将会遇上多复杂的局面，将会碰到多么令人精疲力尽的麻烦啊！

人正是懒得推磨，才发明了风车；懒得走路，才发明汽车；懒得洗衣服，才发明了洗衣机……懒惰的人，身上常常闪烁着创造的火花。

其实，正是“懒汉”承担了促进文明发展的重任。现在是给懒汉们平反的时候了，他们身上寄托着人类的希望。

把注意力集中到结果上

做得够多不等于做得够好。克莱门特·斯通曾说：“在职业生涯中，我让自己养成了只依据人们的成果来支付他们报酬的习惯。成果比任何华丽辞藻更具有说服力。”

我们在工作中要明白一个重要的道理就是：做得够多不等于做得够好。有很多没有把工作做好的人会给自己找一个借口：“我做得已经够多了”。那么，要怎么帮助这些人摆脱这种心态呢？这些人要如何才能了解最终的目的是要达成目标，而不是避免受责？

要处理这种逃避责任的心态，可问诸如下列的问题：“你如何看待工作上的责任？你觉得责任极限在哪里？你如何认定自己做得已经够多了呢？如果你已经做了你平常该做的事，但是问题还是无法解决，或者目标还是无法达成，你的下一步是什么？你如何决定何时停止一切尝试解决问题的举动？你要如何解释自己的这个决定？如果你是公司老板，你会希望员工撑得比你久，做事比你现在努力吗？你能否想象自己无限制地做下去，直到达成目标？如果这么做的话，你会有什么感觉？”

讲到这里，我们必须强调一点。我们并不是在说，公司的员工必须不择手段达到工作目标，甚至要牺牲自己其他生存的价值，诸如健康、家庭、休闲等等。这样做只会让自己对自己更不负责而已。我们所提倡的，是在合理的范围之内，也就是在不会危害到个人生活的范围内，如果目标尚未达成的话，就必须审慎思量自己所谓“做得够多了”是什么意思。

当我们谈到经济价值的时候，讨论的话题总是集中在各种形式的成果上，最终得到的报酬只是取得的成果，而不会包括人们的好心肠或者努力的尝试。道歉或者借口也得不到任何的收入。

要想在工作中取得成果，就要注意不要盲目地做事情，而要做真正值得的事。大多数看上去值得做的事情并不值得你付出最大努力。显然，根本不值得去做的事情是最浪费我们时间的事情。大部分人在忙于做一些没有太大价值的工作，而这些工作并不能有助于我们过上具有效率、成就感的快乐生活。

很多人混淆了工作本身与工作成果。他们以为大量的工作，尤其是艰苦的工作，就一定会带来成功。但任何活动本身并不能保证成功，且不一定是有用的。许多人埋头苦干，却不知所为何事，到头来发现与成功擦肩而过，却为时已晚。

创造性地解决问题

有很多人是这样的：如果有人问他，他的脸为什么总是看起来胖胖的，他可能会因此而难过上一个星期。可是奇怪的是，不论他喜不喜欢听，他总是喜欢问问别人，对他的外貌、穿着、谈吐，或是工作表现，有没有什么意见或是建议。

生活中有很多人会过分在乎别人对自己的看法。这样过于依赖他人的看法，以此作为自己言行、做人、衣着的唯一参考的话，这个人可以说是一个没有主见的人。

当被别人称赞的时候，有些人可能就会因此而高兴、满足，而别人对他们有意见的时候，他们就会感到懊恼、沮丧。更麻烦的是，如果不同的人对某人的举措或是衣着等，持有完全两极化的看法时，那么失去主见的人很容易会因为自己拿不定主意，又不知道该听谁的，而感到烦闷与焦虑。

有些人之所以会如此地去在乎别人的看法，多半是因为希望借着顺从别人的意见，来让他人产生好感。

其实，别人所给的建议，多半仅是根据他们的喜好所作出的主观认知，这也许与你自身的认知与喜好完全南辕北辙。而且有些人根本只是想满足他的支配欲而已。一种米养百种人，尤其当许多人同时给予过多不同意见的时候，很容易让人因为无所适从，而感受到莫大的压力。

还有这样的人：在一场研讨会上，他早就想发问了，可是他却会一直等到有人问问题之后，才会真的开始发问。他总是习惯于先现察别人是怎么做的，然后才会决定自己该怎么做，也就是总喜欢当跟屁虫。

人是群居的动物，大多数的人都是追随者，只有少数的人才是领导者，他们披荆斩棘，带领着芸芸众生，迈向不可预知的未来。也因为如此，我们大多数的人，会习惯遵循前人所设定的各种标准与规范，以确保自己跟别人一样正常。所以，当一群人看电视爆笑时，只要大多数的人开怀大笑，我们多半也会跟着笑起来，即使我们并不觉得很好笑。

因此，为了与大多数的人相同，有些需求与欲望，有时候就必须跟着妥协，而对于一些事物的观感，多半也只是遵循主流的观点，不容易拥有自己的主观的看法与想法，只因为你害怕自己会被大多数的人所排挤。至于一些较有主见的人，他们就不会随波逐流，因为他们知道自己真正要的是什么，而且非常自信，所以，他们不在乎别人以异样的眼光来看待他们。

请告诉自己：人要活得更好，就要在群体的活动中，试着做那种第一个站起来发言的人。假如害怕让你无法前进，那就转化心情告诉自己：“这是我最后一次发言了。”不论是在课堂上，在研讨会中，都试着率先举手发言，就算在餐厅里，也试着当第一位点菜的人，就算是喜欢吃的东西与别人很不相同，而遭到他人投以狐疑的眼光，但试问：在一两个月之后，有谁还记得你那一餐曾经点了什么东西？

许多人在第一次听到录音带中自己的声音时，都会觉得不太自在，那是因为人都会长期地刻意忽略自己声音的存在。请别再忽视自己的存在吧！录下日常生活局部对话，然后反复地去倾听它。久而久之就能知道：原来在日常的对话中，可能使用了过多的赘字，也可能常常言不及意等，然后，慢慢再来改进自己的说话技巧，这时，你会深切地感受到自己的存在。

爱默生曾经写下这样的名言：“不要怯于现场，人生本来就是一个大的实验场。”请仔细回想一下，联考前紧张的心情、第一次约会前忐忑不安的感觉、第一次面试时汗流浃背的窘境……结果呢？时间照走，生活照过，没有人因为“紧张”而丧失什么。而当所有的过去，都会形成回忆的时候，浮现在脑海中的景像，还是紧张与焦虑吗？不会的，留在记忆里的主要是甜美的果实。

有一些伟大的人之所以伟大，正是因为他们敢于与众不同。因为他们知道，模仿别人永远不会创造奇迹。

所谓“学习”，就是从模仿别人开始的。的确，模仿别人很容易，学得也快，成功也比较快。但是，模仿别人的能力看起来虽然比较容易成功，终究也只是一时的事而已。同时，模仿别人也不可能有大发展。凡事都模仿别人的话，人生是没有什么意义可言的。

如果想在人生道路上成功，最好还是要开发自己的个性。但是，要开发自己的个性实在是很难的事情，因为阻力很大，而自己也很容易碰到障碍，又需要很长的时间才行。但是，如果能突破这许多的阻力或穿越过这许多的障碍，人生就会有极大的进展。

很多人都忘记发挥自己独特的个性，经常把自己委屈于常识的社会里，所以就无法充分发挥自己成功的可能性，以致于过着卑微的生活。你是否希望成为一个成功的人呢？如果是的话，你必须成为“自己本身”。

追求个性的实现，这是人的天性。

在工作中有不少这样的人，如果有人很明确地指派他做这个做那个，他往往可以很有效率地把它做好；但是，如果让他自己放手去做的话，他却常常会感到不知所措，结果往往也不尽人意。这种人仿佛是天生做下属的。

其实，这种跟着别人步伐起舞的习惯，多半是因为本身缺乏自信与创意所致，因此，认为唯有跟随着别人的步伐来完成一件事情，才会让自己觉得比较踏实，比较笃定。

正因为被指派的本身，可以减少事情处理时的不确定性；而相较之下，让你自由发挥的结果，往往意味着事情做得一团混乱。因此，选择以被指派的方式来处理事情，一方面可以让事情看起来较容易处理一些，另一方面，就算失败了，或是有了一些闪失，也会觉得反正还有人会替我扛起一些责任。这也难怪我们总是喜欢被人差遣来差遣去的了。因为我们认为成者有分，就算做坏了，自己只不过是执行者而已，大部分的责任都是来自上面的决策错误或是督导不周所致。这样的人是不能承担大任的。

缺乏主见的人还往往是因为他们没有明确的目标。需要他人来指引差遣，可能是因为他们根本就不知道真正的目标为何，因此，只有跟随他人的步伐，才能勉强找到真正的方向。所以，应该花一点时间，冷静地思考一下，目前最重要的目标有哪些，又有哪一些应该优先处理？为什么这些目标这么重要？而达成这些目标，对自己又有哪些实质上的好处？唯有确认这些目标对自己存有相当程度的价值之后，在努力的过程中，才会较有意义，也才会较有明确的方向感与使命感。

节约开会时间的两个办法

简化会议、节约时间，我们可以这样做：

1．开会前预先列出问题及其解决方案各三项。

尽管大家都知道，开会多的单位往往工作效率并不高，但许多单位开会时间冗长得令人不敢恭维的情形，却是有目共睹的。这样也不是，那样也不是，有的尽些是与问题毫不相干的废话，讨论了半天也没个结果出来，气煞人也。由于与会人员在开会的那一段时间内都被会议束缚，什么事也不能做，所以如果以时间成本来考虑，实在是相当可惜的。老是开这种冗长会议，就等于是无止尽地浪费时间成本，其结果一定会造成公司金库的日益虚空。

通常这种无效率的会议，都是因为没有明确开会时限的缘故，也因此一定会有迟到或中途才进来的与会人员。由于不确知会议要开到什么时候，所以大家便毫无压力散漫地讨论。而且，会议主题不明确，只有题目没有讨论的方案，以致抓不住问题核心，讨论不出有效的结果来。

这里要提出来的是开会前的准备工作。例如，开会前应简单地条列出问题，并且针对每项问题分别提出至少三项的解决方法，以最精简的方式做出一份报告，于开会时分发给每一位与会人员。这样的会议一定能有效率地进行。

换句话说，提案者提出一些问题，而且针对问题拟定了苦干方案，由于个人能力有限，所以想请教于各位与会者，希望共同讨论、决定出一个可行的方法来，以这样一个方式进行开会讨论。

这种方式的会议。大概都能在一个小时内结束，节省下来的两三个小时，可以用到更重要的工作上去。当然，主持会议的人前前后后一样要花两三个小时，但那至少只有他个人的时间花费，不会掠夺其他与会人员的时间，所以，就公司整体而言，时间成本是大幅节省了。也就是说，会议一开始，所有的与会人员便能立即切入问题的核心讨论。当然啦，这必须是在提案者本身已确实把握住问题点，并且做出具体的方案的大前提下才能如此顺利进行。

2．即席站立讨论，可以省下许多时间。

一些重要的事项经常站在走廊上三言两语就解决了。这些重要事项，如果是在单位的话，大概得上至上司、关系人，下至该事项的负责人，上上下下集合好几个人开会，而在开会时却又尽是负责人与上司之间的对话，造成全员时间上的浪费。但是，在现代追求高效率的单位则会是另一种景象。

好比说，今天某企业档案的经济费不敷使用，而负责人碰巧在走廊上遇见了握有处理该事项权限的上司，他便当场提出：“关于……关系，事业的经费不敷使用，恐怕得再增多少数目不可……。”而这位上司也同样简单明了地说：“好、那么追加经费！或是“不行哦，现在没办法追加经费了，你就在当初的预算范围内考虑解决的方案吧！”

是或否，一下子就有了答案，其处理事情之明快确实令人大开眼界。

其实会议不见得一定得许多人坐下来讨论不可。与上司在走廊上简单地得出结论，不也是一种会议形态吗？有时候何不尝试这种站立的即席开会。它之所以迅速，是因为双方都是临时站定，所以一定会产生赶快解决问题的心理，也因此能更集中精神讨论出结果来。这种会议形态，在重视总体意见的企业界，恐怕不太容易被采用，不过近年来逐渐有被接受的倾向。有人认为，即席站立式的开会，能使头脑的运转更灵活、迅速，在提高效率的前提下是很值得采用的。

减少电话使用时间的方法

把过多的时间用在讲电话上并不是一件好事，因此减少不必要的通话也能为你节省很多的时间。我们不妨从以下几个方面入手：

1．电话应对术。

一般的公司里电话相当多。好的一面是，它代表了业务繁盛；坏的一面是，常常要为客户电话打不进来而伤脑筋。虽然，只要秘书一句“抱歉，负责人正在讲电话”就可以处理了，但万一对方有要事联络时就伤脑筋了。而且，如果对方是重要客户的话，也得赶快挂掉手边的电话，拨过去问个明白。

如果对方是在公司或家里打的电话，那还无所谓，立即拨过去即可。万一是在公共电话亭打的话，一错过，可就无法补救了。思前想后，“到底什么事呢？会不会有什么急事啊？”恐怕一整天就要为那一通错过电话心神不宁，工作大受影响。

当然，有过几次这种经验以后，有的人便开始以不错过任何电话为原则，并交待秘书，如果他讲电话的时候又有电话找他，务必请对方稍候，再以暗号通知他，并且等他的回复。他们之间的暗号是这样的，当秘书递给他传言便条的时候，如果他在便条上写“W”（wait的略写）的话，就是“请他等一下，我马上好”的意思；如果是“T（telephone的略写）7”，就是“7分钟以后我会回他电话”；而“A（again的略写）5”则代表“请他5分钟以后再打过来”。当然，一些推销员之类的电话，直接由秘书处理掉就可以了，不需要他接听。

有时候与一些喜欢聊天的客户通电话，讲完了正事以后就是无关紧要地话家常，而如果此时别的客户有要事联络，因为秘书的一句“讲话中”，就把电话回绝了，那么这可真是“因小失大”了。如果采用上述打暗号的方法，这些困扰就可以完全避免了，既不必担心错过任何电话，也可以安心地与客户话家常，搞好人际关系。

2．不要只是“张先生来电”，“XX公司的张先生来电”不是很清楚吗？

打电话的时候，最不愿意在电话接通以后，只听到对方一声“喂！”，公司的名称连报都不报一下。就算是直拨的电话，也应该说“XX公司经理部”或是“XX公司公关部”等等，让对方确定自己没有打错电话，如果打错了也趁早发觉，避免时间的浪费。

像这样的电话应对，应该在新进员工的训练课程中详细提醒才是。总之，在单位里可以把各种对象的电话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，而不必等到出了问题才一一解决、教导。这本电话应对手册中有应付各种电话的方法，以最令人头痛的推销员电话为例，当对方一开始：“恭喜您在十万人中幸运中选，我们很高兴为您推荐一项优秀的产品……”在确定这是浪费别人宝贵时间的推销电话以后，你便可以单刀直入地说：“总而言之，就是推销嘛！”不论是多么令牙利齿的推销员这种时候都只能回答：“是的是的。”然后，你便可以立即补上：“不用了，谢谢！”马上把电话结束，避免浪费时间。

另外，这样的手册中，对于对方打错电话的情形也应有详细的应对说明。许多人在知道是打错的电话以后，都会不高兴地说上一声：“你打错了。”就嘭地挂掉电话。但是这样的应对法，对方很有可能重蹈覆辙再打过来，徒增自己的麻烦。所以对于这种错误的电话，务必问清楚：“请问你打几号？”如果对方回答的号码不对，应该告诉他：“我们这里是几号”。如果对方回答的号码确实与自己的电话号码相同的话，就应该清楚地告知：“这里的确是××号没有错，但我们这里是××地方。”以防止对方不明就里地重蹈覆辙。其实这些都只是稍稍费心的小方法而已，但这些小技巧却能减少被电话占用的时间。

调整工作环境，提高工作效率

我们都知道，工作环境的好坏会直接影响到工作效率的高低，那么，它们之间有着怎样的具体联系呢？

1．太暗或太亮都会影响工作效率。

照明设备会直接影响工作效率。尽管脑筋再清晰，眼晴疲劳的话，效率也会减半的，所以，从某种意义上来说，你对于工作场所的照明设备，应当不吝啬也不怕麻烦。出差投宿旅馆，你可以自行携带可伸缩的折叠式台灯来改善照明，因为旅馆或大饭店中的照明设备，设计时都是为阅读报纸或杂志设想。如果要长时间处理文件或读书，这样的光线是绝对太暗的，所以你应学会自备台灯。有了自备台灯即使是在旅馆的陌生房间内，也能和在自家的书房或办公室一样地集中精神做事。

其实不只是照明设备，目光所及的各种东西，都会直接或间接地影响到工作效率。就像前面提过的，为了替自己打气，有人制作了工作进度表，而在标明进度时，一定都以朱红表示。

虽然不是斗牛，但不可否认的是见到红色战斗力便油然而生。所以，画进度表也罢，读书时圈划重点或段落也罢，一般都应当采用可以感受到活力的红色或橘红色。

但是，工作地点的墙壁却不宜漆太刺激的颜色，当然，太晦暗也是不好的。最好是具有安定情绪的色调为最适宜。有些人认为，适合精神劳动的环境应以淡青色或淡蓝色的寒色系为佳。而白苍苍的墙壁也容易让人联想到医院，所以，很多人偏好柔软又具亲和力的肤色系统，似乎以它最能感受到安定的感觉。

当然我们并不是色彩学专家，无法做详细的说明，但墙壁的颜色确实会影响一个人的情绪。每天面对脏而旧的墙壁，日子一久，人都会变得贫弱无趣。所以，除了色调本身以外，干净与否也是很重要的。

假设由于藏书太多，书橱好几个，所以你的书房几乎看不见墙壁。因此，精心安排的肤色墙壁就发挥不了作用了。不过，你把重点转移到窗帘上，柔和的肤色窗帘一样具有安定心情的效果。总之，为了提升工作效率，注意工作环境的安排是绝对有必要的。

2．工作性质与工作场所的配合。

讲到工作与场所的关系时，必须考虑到配合的问题，因为工作内容的变更，场所也需要变动。比方说必须参照许多参考书籍的工作，就非得在参考书籍随手可得的地方不可。如果缺乏所需要的书本，不管你花多少时间，效率也是不高的。这个道理人人都懂，但是许多人却放着显而易懂的道理不顾，尽是无效率地工作。

不少作家喜欢将自己关在饭店或旅馆内写作，另外一些也经常选择在饭店里工作。不同的是，前者是故意将自己关到旅馆中，而后者则是因为出差不得不如此。但是，在旅馆内做事确实有它的好处，平时在办公室里，一会儿部属、一会儿秘书、一个儿又是客户的电话，工作常常会被打断。在家里的话，几时吃饭、几时洗澡、几时上床，有它一定的生活步调。就算自己全然无视，也多少会受同一屋檐下其他人的影响，容易分心。所以，如果把必要的资料带齐了到旅馆内工作，由于不受干扰，工作便能做得多而且快。

尽管旅馆内工作效率高，但并非所有的工作都能在旅馆内圆满进行，毕竟我们不能把单位或书房里的各种参考书及资料，全数搬进旅馆。你可别只想到在旅馆内不受干扰，工作效率高，便以为什么工作都可以带到旅馆去做。

反过来，如果必须投宿旅馆，一定要事先考虑能做哪些工作，需要带哪些资料。从一般经验来说，一旦知道出差时要投宿旅馆，一定事先备妥能当场进行的工作资料。有了基本的资料、必备的参考书，才能达到满意的工作效率。

3．上下班的公共汽车上也是不易受打扰的工作场所。

有些人在朝九晚五的上班生活中，大部分的坐车时间都用来学习外文。早上时间一到，定时器就会启动收音机，把他叫醒。

也许，你会认为在摇摇晃晃的公共汽车中，充其量只能做些听力的训练或是构思而已，其实车上也是很适合写稿的。如果你愿意尝试的话，将可以发现，克服在车上写字时的物理性障碍，并不如想象中的困难。甚至会觉得，比起在图书馆里小心翼翼生怕打扰他人的情形，在公共汽车上写字是要开放、自由得多，令人忽略了它的不方便。而且电车里也没有如办公室中被杂事中断的情形，所以一些在办公室里无法定下心来写的东西，你可以在乘车的时候完成。

有效率观念，别虚耗时间

有这样一个小故事：

一位小伙子为了寄一张明信片给他的女友，前后用了半天时间：花了半个小时找明信片，半个小时找眼镜，一个半小时写明信片。剩下的30分钟则用来想：寄信时要不要骑自行车。一般人花三分钟时间可以处理完的事情，到这位小伙子那里花了半天时间还处理不完。

这个故事虽然有点夸张，但在职场中，有很多人像这位小伙子一样，本来三分钟可以处理完的事情，却花了大半天时间还处理不完。为什么会出现这种情况？就是因为没有掌握好正确处理事情的方法，不知道正确地处理事情比处理正确的事情更重要。

开展任何一项工作都必须考虑效率，因为工作效率低下意味着公司各方面成本的增加，这对公司和员工个人都十分不利。

小军是某公司市场策划人员。一次，领导让他在一周之内提交一份公司同类产品在上海市各大商场销售现状的调查报告。

接到任务后，小军没耽误一分钟，立即乘车赶往上海，又马不停蹄地到几个大的商场和批发市场做了详细调查。回到公司后，着手整理各种数据，并动手写调查分析报告。

同办公室的小吴见到小军，劝小军道：“你刚从上海回来，休息两天再写也不迟。”

“不，我得尽快地写好报告。”

“经理不是让你下个星期一才交吗？”

“没错，但我想早点完成比晚点完成更好。”说完，小军便埋头工作起来。

星期五下午，经理突然来到办公室，对小军说：“调查分析报告写完了吗？总公司刚才来电，要我立刻带着这份报告过去开会，因为竞争对手正在调整市场，我们也得迅速部署另一套营销方案，以应对市场的变化。”

“已经完成了。我正准备送到您的办公室呢。”小军说。

“好样的，小伙子。其实我来你办公室之前是不抱希望的，因为要在这么短的时间内完成报告实在不容易，但你做到了，谢谢你！如果没有这份报告，我还真不知道该怎么向总公司交代呢。对了，总公司决定在上海成立分公司，正在挑选负责人呢。我这次去总公司，准备把你的名字报上去。”

小军只是在规定的时间内提前完成了工作任务，就获得了公司的重用，由此可见，提高工作效率不但能为公司节省成本，还能为自己的提升“加分”呢。

干每一件工作都需要一定的时间，因此，时间是成就事业的一个制约因素。如果学会管理自己的时间，做到不空耗时间，就能够在规定的时间内完成工作任务，就比别人更容易获得成功。

高效率工作的小窍门

无论是老板还是普通职员，都希望不断提高工作效率。但是，提高工作效率也需要一些小窍门，只要灵活运用这些小窍门，就一定能缩短工作时间，提高工作效率。

1．统一纸张大小。

在工作中，特别是那些与文书、数据、报表等有关的文秘工作，都离不开办公用纸。办公用纸的规格应当统一，不能有大有小。如有的报表打在A4纸上，而资料打在B5纸上，由于纸张大小不一，复印时很费时间，如果所有资料纸张大小一致，不只是复印，各方面的工作效率都将大大提高。

2．将经常使用的工作用语记号化、简略化。

管理者在处理事务的过程中，会经常和来访的客人交换名片，等客人走后，管理者会在其名片上简单地记上“名、住、印、档”等记号，然后交给秘书，由秘书将记有客户姓名、住址等内容的名片夹入名片簿存档。经常把使用的工作用语记号化、简略化，在交代工作的时候，可以省去不少麻烦。当然，这些简化用语在秘书上班的第一天就应该告诉他，要求他按照记录简单记号的方法处理客人的名片。

3．写报告要讲究方法。

在写报告时，中途有疑问或不了解的问题，可以查阅资料或文献，不过，却因此而耽误了时间，影响了工作进度。所以，一旦有必须查阅的问题，可先将其列在纸上，最后再去查资料。此外，列在纸上的问题也可以交代下属去查，不必停止手中的工作。

4．参考书籍在复印出所需资料后，要立刻归位。

在很多管理者的办公室里，都有一个大大的书架。如果书架上的书摆放得乱七八糟，找一本急用书就得花上很多时间，由此导致工作效率降低。所以，书架要随时整理，将使用过的书籍归位。一般情况下，所需要的资料，在一本书中只占两三页，所以，每找出一本需要的书，在把需要的内容复印下来之后，就要把书籍放回书架上，这样书架才能保持整洁，下一次就不必为了寻找需要的书籍而浪费时间。

5．把重要的剪贴资料印在统一规格的纸张上。

工作中，有时候需要一些剪贴的资料，如果剪贴资料复印用的纸张大小不统一，整理应用时就会不方便。如果剪贴资料全部统一复印在A4纸上，这么一来，不但日后整理容易，而且检索起来也非常方便。

另外，还可以将剪贴资料的印本直接夹进活页夹里存档，不但省去了粘贴的麻烦，也不会有剪贴资料丢失的现象发生，尤其是资料夹成一册，整齐而不占空间，好像一本书一样。

6．报送出去的文件也要做标题和目录。

为有合作关系的客户送交报告、资料时，一定要在上面附标题和目录，同时也要求下属在呈报任何文件时，都必须标上标题与目录。因为标题和目录能够使人在阅读文件之前，对文件的整体观点与主题，有一个概括性的了解。

有的人认为这样做很麻烦，但是，写上标题和目录后，就能大大缩短他人的工作时间，也能够缩短自己的工作时间，何乐而不为呢？

7．用不同颜色的活页夹区别不同内容的文件。

保存资料的活页夹有红、蓝、绿等不同颜色，可以利用这些不同颜色的活页夹保存不同的资料，比如用红色活页夹保存业务手册，用蓝色活页夹保存各类报表等等。这样不管活页夹放在哪里，一眼就可以看出文件的内容种类。

8．把内容固定的文件格式化。

对那些格式统一的文件内容，尽可能使用专用表格，这样一来，既可减少整理文件的时间与精力，也可以将节省出来的时间用于业务工作。

9．在抽屉中放置小空盒，用于归置小东西。

抽屉中放一些小盒子，在里面放名片、订书钉、胶水等办公物品。记住，不要放私人物品，如男性不宜放打火机、香烟等，女性不宜放化妆品、小镜子、香水等。

10．圆珠笔之类的文具，要经常保持在三支以上。

虽然现在用计算机处理文字的时候比较多一些，但是，用笔书写文字的时候也不少，因此，随身所携带的圆珠笔最好在三支以上。防止文件刚写到一半，突然外出办事而把笔忘在桌上。即使如此，工作也不会中断。回来之后，只要有纸有笔，就能马上继续工作。虽然这件事情很小，但也会影响到工作效率。

当然，在工作中节约时间的小窍门不止这些，但只要做个有心人，就能够发现更多节约时间的方法，如果把这些方法都用在工作、生活中，就一定能快速完成工作任务，节省大量的时间。