对于我们自己的事情，我们应该自动自发地去做，只有这样我们才能将每一件事情做好。如果一味地拖延，等到来不及的时候再做，我们只能仓促地完成它，而不可能出色地完成它。

分清什么是最应该做的工作

我们经常会在写字楼、车站、餐厅甚至是家庭的餐桌旁听到如下话题：

“我今天有个客户还没有去拜访呢，他可是一个重要的客户，等我想去拜访他时，下班时间已经到了。”

“已经有一个礼拜的衣服没有洗了。”

“我那份财务报表还没有完成呢，经理明天就要。”

为什么有这么多的人，在下班后还在唠叨自己的工作没有完成？其中最主要的原因就是他们在上班的时间内，没有分清楚自己该做什么，不该做什么，哪些事情可以让下属去做。

对于每个人来说，能否合理安排好自己的工作时间，其工作效率是不一样的，时间安排得合理，事半功倍；反之，则事倍功半。

有位经理总是显得很忙碌，他把很多时间用于行政管理，而不是为客户服务，虽然这样做也是对工作负责任，可这恰恰说明他的管理方式有问题，他每天都把自己弄得疲惫不堪，而且每天的工作都无法完成，工作拖了一大堆。

显然，这位经理很辛苦，他付出了很多劳动，却没有什么成绩。因此他应该自问：“什么是我应该干的事情？”“我是否应该让他人代理一些工作？”“如果我把各项工作事先做出计划安排，这些紧急事情就不会被耽误。”

另外一位经理是位高效率的经理。他把通信发函的事留给秘书去做，自己则亲自通过电话处理重要问题；他的会议计划安排得很满，自己只参加关键会议；他可以同时参加两个会议，而且没有疏漏；他非常熟悉自己的客户和供货商，他有足够的时间了解他们；他还有时间阅读各种文件，以充分掌握本行业的商情；他不是仅仅讨论问题，还要解决问题。他似乎有用不完的时间。

可见，分清楚自己应该做什么，不应该做什么，就不会把宝贵的时间耗费在不重要的事情上，从而能够做到轻松工作、享受休息、享受生活。

勇于直面A级任务。很多人在遇到A级任务后，由于该任务比较艰巨或者需要花费太多的时间才能完成，因此心生犹豫，瞻前顾后，左右摇摆，不知道该不该接受这个任务。对于A级任务，慎重考虑是必要的，但如果一味谨慎，前怕狼后怕虎，迟迟不敢动手去做，这是一种非常可悲的态度。正如威廉·沃特说：“如果一个人永远徘徊于两件事之间，对自己先做哪一件事犹豫不决，他将会一件事情都做不成；如果一个人原本做了决定，但在听到自己朋友的反对意见时犹豫动摇、举棋不定，像风标一样摇摆，每一阵微风都会影响他，那么，他在任何一件事上都只能是一事无成，无论是举足轻重的大事还是微不足道的小事，概莫能外。”

在A级任务面前犹豫不决的不仅有管理者，也有普通员工。在此，以某公司的管理者为例，说明直面A级任务的重要性。

上午九点钟，某公司的经理小段刚走进办公室，电话铃就响了，是一位重要客户的电话。在电话里，客户为一个产品的包装设计和他讨论了很长时间。放下电话后，秘书进来告诉他，市里某部门的领导突然来检查他们的工作。小段立即去了会客室。等送走这位领导，小段就想：本来今天工作日程表上的A级任务是制订下半年的生产计划，这是一项费时、费力的复杂工作。他看看手表，还有10分钟就到吃午饭的时间了。这时，秘书又送进来一摞日常事务文件，这些文件都需要亲自处理。

面对那一堆文件和自己原来确定的A级任务，他犹豫了，他不知道这10分钟是用来处理几份文件，还是安排一下A级任务，或者放弃这10分钟，直接去吃饭。

针对小段这种情况，时间管理专家认为，尽管用10分钟制订下半年生产计划根本不可能，但小段仍有必要花10分钟时间去做。如果他用这10分钟时间处理信件，从表面上看，似乎没有违反最大效率利用时间的原则，但小段根本没有整段时间制订下半年的生产计划。只好利用这少有的10分钟处理一些信件。小段这样想并且这样做，那他就是丢掉了真正的重要事务。

在工作中，如果习惯选择先做简单易行的工作，就永远没有完整的时间去做那些重要的工作。因此，当遇到A级任务时，不要犹豫，要敢于直面，并立即着手去做。否则，只会使A级任务拖延更长时间，以后处理起来更麻烦。

善于委派任务，为自己赢得时间

一位时间管理专家在一次给某大学总裁培训班培训时说：“时间管理的关键是充分授权，及时把工作委派给他人，不要害怕对方说不，也不要害怕被对方拒绝。”可在很多企业里，一些领导人还是喜欢凡事亲历亲为。对于职业经理人来说，凡事亲历亲为说明他是个负责任的、勤奋的领导。但是，从其每项工作中所创造的价值来说，凡事亲历亲为的最大不足之处就是浪费了太多时间。事实上，一个优秀的领导只需要抓大的方向、目标、决策等，而对于回复商业信函、买机票、参加部门会议等事情完全可以通过授权来解决。

杰克·韦尔奇认为：“如果一个管理者认为他的职务权力只能由他个人行使，那就没有一个人有能力胜任其工作。委托不只是在职责上分散权力，而且要让他人代替自己去执行具体任务，这样就能够为自己赢得更多的时间和充沛的精力，去做更重要的工作。”

尼西亚尔公司是英国一家规模较大的建筑公司。公司管理者威尔逊喜欢凡事都自己亲自去做，结果把自己弄得精疲力竭，工作却没有大的成效，更重要的是，公司管理一度出现混乱，威尔逊发现自己的时间永远不够用，没有一件事情处理得利索过。

后来，威尔逊意识到了问题之所在，他开始把一些事情委派给下属去做，这样做的结果是，威尔逊感觉到越来越轻松，他甚至有时间带着家人去度假了，而公司的经营形势越来越好，收入每年递增10％。可见，把工作委派给他人，其效果非常好。

要使委派产生最好的效果，就需要注意以下几个细节：

1．要非常明确地告诉被委派者，需要他完成什么任务，完成任务需要多少时间，衡量该任务是否完成的指标是什么，这样被委派者就能清楚地知道自己要做的事情，要花多长时间才能完成。

2．委派时，要让下属心怀责任感，要让他对完成任务有信心，觉得接受任务是光荣的，这样被委派者既乐意接受任务，也会尽心尽力地去完成。

3．切忌把一些乏味的或是难度很大的工作委派给他人，而应该把那些下属愿意做、有兴趣做、也有能力去做的工作委派给他们。同时，不要把明显属于领导自己应该完成的任务交给他们，那样会给他们增加压力。

4．委派时要有针对性。要了解下属，根据他们的特长、能力大小、拥有的时间多少、以前是否接受过该任务等来给他们安排工作，如果一个员工的工作已经很多，就不要再委派任务给这位员工，而应该寻找更合适的人；如果某位员工在他的岗位上才工作了几天，并且不完全熟悉该工作，也不要把委派的任务交给这位员工，因为他需要一个学习的过程，如果任务多了，就有可能影响该工作完成的时间和质量。

5．委派时要把一个完整的项目交给某个员工，这样可以激励该员工努力工作，尽早完成委派任务。同时要随时同该员工保持联系，了解委派工作进度，如果对方遇到困难，要帮助他想办法解决。

6．告诉员工在接受委派工作后，可以使用的资源有哪些，他的职权范围有多大，他应该达到的工作标准是什么。

7．如果委派的工作任务需要一个团体共同完成，那么在分配任务时要明确每个人的职责和权利。

8．委派任务后，应该进行适当的控制、监督和反馈。如在完成工作任务期间询问工作进度，了解任务的大概完成时间，如果在检查中发现工作时间延迟，要出面干涉，在为他们提供帮助的同时，也要提醒他们抓紧时间。

9．委派任务完成后，要对员工的工作状况做一个评价，对于工作任务完成得出色的，要给以表彰和鼓励；对于工作状况一般的，也要帮助对方找出原因，并给予对方信任和鼓励。

当一个管理者学会了合理地把一些工作委派给下属时，他就有更多的时间去做最重要的事情，这样下属既得到了锻炼的机会，自己也能轻松地抓好管理工作。所以，善于委派他人也是节约时间，使工作效益最大化的方法之一。

列出一份工作清单

我们在孩提时代都有过这样的经历——在自己的书桌上或是文具盒里贴上一张课程表，根据这张课程表，就能在上课前把即将学习的那一门课程相关的课本、笔记本、作业本准备好，这样在上课铃响起时，就不至于手忙脚乱地去找相关的东西，而是能够从容地听老师讲课，一切都显得井然有序。

同样道理，在工作中也可以为自己列出一份清单，有了这份清单，每天的工作任务就能一目了然，自己就能清楚地看出一天中应该干什么，什么是重要的工作等等。

工作清单可分为日、周、月工作清单。每日工作清单最简单，可以在台历上直接注明当天要做的事情：

1．上午9点给重要客户打电话，询问合作事宜。

2．9：30～10：30处理重要文件；审定一份合同，查阅有关部门送来的报表。

3．10：30～12：00检查车间生产情况。

4．13：00～14：00参加厂务会议。

5．15：00～16：00接见同行来厂参观、学习。

6．17：00确定明天是否出差，如果出差，让秘书准备机票和其他事宜。

在此需要说明的是，列出工作清单最好是在头天晚上或是当天早晨，而且要养成习惯，这样清单才能起到帮助工作的作用。

在列清单的时候，要考虑很多因素，如清单上安排的任务能否在一天内完成？是不是把重要的工作任务列在了第一位？清单上列出的工作不要太多，如果太多，就有可能无法完成。如果重要的工作任务没有放在第一位，也容易让一天的时间在杂事中被浪费掉。所以，列清单时一定要对自己有个清醒的认识。另外，要把那些不重要的事情排除在清单之外，不然就容易在这些琐事上花费时间。

每当完成一项工作任务时，就要在清单上把相应的那项工作任务划掉，这样处理容易给自己一种成就感，能促使自己更好更快地完成后面的工作。在结束一天的工作时，可以检查一下自己的工作清单，看看有多少工作任务完成了，还有多少没有完成。在没有完成的工作任务中，还有重要的事项吗？如果有，下次安排时一定要把重要的工作放在首位，同时，还要反省自己为什么没有完成，找出原因并吸取教训。

当然，工作清单毕竟是“死”的工具，而实际工作却呈现多样性，有时候会出现突发事件，打乱原来的计划安排，这就需要在罗列清单时，留一些机动时间，否则，当一些意外事情发生时，安排好的时间就会被打乱。

老李是一家销售公司的经理，他每天晚上都要列出第二天的工作清单。如4月13日的工作清单是这样安排的：

1．9：30开公司销售主管会议。

2．10：40接待一位重要客户。

3．中午陪一位供货方的负责人吃饭。

4．14：00和人事经理讨论招聘新员工的培训问题。

5．15：00去公司所属的一个重要卖场现场调研。

第二天，会议刚开了一半，秘书接了个电话，急忙告诉老李：“经理，很抱歉，这个电话很重要，必须得你亲自接电话处理。”老李只好中断会议，亲自去接电话。

原来，这个电话是一个卖场负责人打来的，他告诉老李，由老李公司提供的货物中有部分不合格，他认为老李公司没有按照合同供货，因此要求赔偿……

这的确是一件重要而且需要老李亲自去处理的事情，老李向秘书交代了一声，就去那家卖场了。就这样，他一天的工作计划被彻底打乱了。

那么，在列出工作清单时，如何处理这样的突发事件呢？这就需要在罗列工作清单时留出一定的弹性，要把时间定得宽松一些，这样在发生意外事情时，既有充足的时间去处理，又不会打乱已经制订好的工作计划。

让“日常备忘录”成为好帮手

在一个家庭里，每个家庭主妇都很忙碌，她们要打扫卫生，要接送孩子上下学，要买菜做饭……在公司里，每个员工也都很忙碌，有时候一天要做好几件事情，公司负责人也大都是忙得不可开交。可以这样说，心智健全的人，几乎每一人都在忙碌地工作着，而在忙碌的过程中，由于神经高度紧张，不少人做事丢三落四，耽误了不少时间。为了让自己的工作有条理，使用“日常备忘录”是克服工作忙乱的有效方法。如家庭主妇可写上准备买什么菜，家里还缺什么日常用品等，这样去农贸市场的时候就可以一次性把所有需要的东西买齐。如果是职业人士，“日常备忘录”就更重要了。

遗憾的是，很多人不重视使用“日常备忘录”，认为它帮不上自己什么忙，或是过分相信自己的大脑。因此，他们常把自己一天或一周、一个月要做的事都装在脑子里，以为仅凭自己的记忆就能有条理地做好每一件事。可事实并非如此，有些事情做到一半出现了问题，就要花很多时间去分析、研究，以期找到解决问题的办法。如此一来，很容易忘掉下一步要做什么，或是忘记哪一件是最重要、最紧急的事情，以至于在接了一个电话后，却忘记了今天必须给已断货的销售柜台送货；甚至为了修改一份并不重要的文件，而忘记了下午还要与一个重要客户约会洽谈。

王助理是广州一家制鞋厂的销售部经理办公室助理。一次，某大型鞋类专卖店打来电话，让他们赶快送货。王助理应了一声，就在他准备将此事告诉销售经理时，桌上的电话又响了，这次是另一家客户打来的电话，电话里告诉王助理：客户支付的货款已从银行汇过来了，请查询。王助理应了一声，再一次准备起身时，质检部经理进来告诉王助理，客户需要的质量报告已经准备好了，请销售部将质量报告随同货物一同发给客户。紧接着，电话铃声又再次响起来，就这样，直到下班时，王助理还没来得及将某大型鞋类专卖店要求立即送货一事告诉销售经理。事实上，在忙忙碌碌之中，王助理早已忘记了送货这件事。

过了几天，某大型鞋类专卖店还未见货物，便一个电话直接打到了销售经理办公室，销售经理赶忙通知业务员立即送货。王助理也因此被公司解聘。

或许，大家都为王助理被解聘而叫屈，王助理自己也觉得有点冤。但是，可以试想一下，假如王助理在工作中使用了“日常备忘录”，那么，即使再忙，他也不会把那么重要的事情给忘掉了。

像王助理一样，林助理也是一家公司的销售助理，她的工作甚至比王助理更繁忙，但是不管在什么情况下，林助理都能轻松地完成每天的工作，从来不像王助理那样做事丢三落四。

原来在林助理的办公桌上，在最醒目的地方，放着一份工作备忘录。如果当天突然出现一些事情，如某客户催款、某客户需要货物等等，她都一一记录在工作备忘录上，然后，按照事情的轻重缓急程度，一件一件地落实，直到把全部事情做完。而且每做完一件事，她都在备忘录上画上一个记号，并在下班前五分钟检查一下备忘录，这样即使有遗漏，也来得及补救。

显然，林助理的方法值得学习，假如大家也像她一样使用备忘录，那么，不仅能节省时间，提高工作效率，而且各项工作也能有条不紊地进行。

遇事不拖延，立即去做

医院里，一个重病患者的生命只剩下最后一分钟，死神如期来到他的身边。他对死神苦苦哀求道：“请再给我一个月的时间吧，我想去看看蓝色的天空、看看生机勃勃的大地、看看亲人、看看朋友。”

死神惋惜地对他说：“你在上班时间和同事聊足球联赛，在网上和网友聊天，经常躺在办公室的长椅上呼呼大睡，这使你的睡眠时间远远超过了20年……”

死神还未说完，这个重病患者就咽气了。

死神叹了口气说：“如果你活着时不浪费时间，遇到什么事情都立即行动，就会为你节省出大量的时间，你也就有足够的时间去看天、看地、看亲人、看朋友。”

想想看，一个人一旦养成浪费时间的恶习，就会给自己带来多少恶果。因此，“绝不拖延，立即去做”应该成为每个人的座右铭。只有立即行动，才能更快、更好、更完美地完成任务。

在一个总经理办公室发生过这样一幕：

“向阳，你明天去深圳全面接替阿毅的工作。记住，深圳的市场对我们公司来说举足轻重，你只许成功，不许失败。”

“请放心，总经理，我一定不会辜负您和公司对我的期望。”

“这样就好，张秘书，你去为向阳买一张明天去深圳的机票。”

“好的，我这就去。”

“不，就买今天的吧。我知道今天晚上还有一趟去深圳的航班，现在准备一下还赶得上。”向阳对张秘书说。

“你不休息一下再去？今天就赶过去会很累的。”总经理提醒道。

“我知道，但我今天必须赶过去，晚上到了那里还有时间休息，明天就可以立即进入工作状态。如果是明天去，同样得休息，可一天的时间就浪费了。”向阳解释道。

同样是在总经理办公室发生的另一幕：

“阿波，上个星期我让你准备的销售计划做好了吗？”

“这个……还没有。”

“为什么？你遇到了比这更重要的事情了吗？”

“没有。”

“是生病请假了？”

“没有。”

“你忘了这件事？”

“啊，不，我没有忘。”

“那为什么没有完成？”

“我……我以为您不着急要，所以昨天才刚动手。”

半年后，公司高层决定在企业内部实行人事调整，向阳被任命为主管业务的副经理，而阿波则由销售主管降职为普通员工。原因非常简单，经理欣赏和重用的是绝不拖延、立即做事的员工，而不是拖延和找借口的员工。明白了这个道理，当公司交给你一件任务时，是像向阳一样立即去做还是像阿波一样拖延呢？如果是前者，向阳的前途就是你的前途；如果是后者，阿波的遭遇也将是你的“不幸”。

在这里需要强调的是，绝不拖延，并不是指为了抢时间赶任务而敷衍了事地对待工作，而是要在第一时间内高质量地完成任务。那些在规定的时间内虽然完成了任务，却没有保证质量的员工，和那些把今天的工作拖到明天或后天去做的员工，都不会受到公司的重用。

在海尔公司的企业文化中有一种逐日完成计划的习惯，即OEC管理的日清、日结、日高。海尔公司要求他们的员工提高效率，今天的事情今天必须完成，而且要比昨天完成得更好。提高效率就是节约时间，如果员工没有按照每日计划完成任务，主管就会要求这名员工站在海尔公司里一种叫做6S大脚印上面，检讨一下为什么今天的工作任务没有完成，今后怎样做才能做得更好。

海尔的这种方式值得学习，当每位员工都能自觉地把自己的工作在规定的时间内完成时，企业的整体工作效率就会大大提高，企业的效益也会大大提升。

不可拖时间，而要抢时间

时间是最宝贵的资源，浪费时间就是浪费生命。在工作中敷衍拖拉，就是对时间的一种浪费。如果充分利用时间，就可以做更多的工作。如果能在公司规定的时间内提前完成工作任务，就等于节约了更多的时间。

理查德是一家公司的销售主管。一次，老板告诉他，自己在三天后去加利福尼亚州参加一个会议，让理查德尽快制订出下个季度的销售计划，老板要亲自把它带到公司总部，交给董事会讨论。当着老板的面，理查德说：“好的，先生，我马上就去准备，一定在你走之前把它交到你手上。”老板听后，满意地点了点头。

可事实上，理查德一跨进自己的办公室，听到同事们正在热烈议论某款刚推出的计算机游戏，便想：“反正销售计划三天后才要，不着急，我先玩会儿游戏再动手也不迟。”于是，理查德在计算机前坐下，开始了游戏大战。当到了下班时间时，他才想起销售计划书一事，可一想到还有两天时间，也就放心地下班了。

第二天一上班，理查德看见办公桌上全是杂乱的等着处理的商业信函和文件，便开始着手整理办公桌，然后处理信函和其他事情。其间，他也偶尔想起应该动手制订老板交代的销售计划，但一想到还有充足的时间，便又放到了一边。然而，到了第三天上午，理查德进办公室后，第一件事便是上网查看自己的私人邮件，接着又和网友聊起天来。直到下班前一刻钟，老板的秘书出现在他的办公室时，理查德才想起那份还没动手的销售计划书，但此时一切都为时已晚。

老板听了秘书的汇报后，赶到理查德的办公室说：“你明天用不着来上班了！现在去财务部吧，我已通知他们替你结算好工资了。”

理查德为自己的拖延付出了沉重的代价。

身为员工，应该吸取理查德的教训，千万不可拖延时间，而应该抢时间。在主动完成自己分内工作的同时，还要做到以下几点：

1．在规定的时间内完成工作任务。

在很多公司里，都挂着这样的一块牌子：向效率要时间。其大意是，较高的工作效率可以争取到较多的时间。相反，浪费或者不善于安排时间就会出现工作效率低下的现象。一名优秀的员工应该知道如何利用有效时间去主动完成工作任务，并清楚在老板指定的时间内完成工作任务的重要性。

一些刚参加工作的新员工，在掌握工作时间上往往会出现这样一种现象，即晚来早走。如果经常晚来早走，每天工作不足规定的时间，那么总有一天，这位员工会被叫进老板办公室。

群众的眼睛是雪亮的，每一个人的工作量摆在那儿，每天做了什么，做了多少，大家心里都非常清楚。也许有人善于安排，按计划做事，能在相对少的时间内完成工作任务，但也没有理由晚来早走，而是应该向老板说明情况，争取更有挑战性的工作，或者将富余的时间用来自学更多的东西。

2．不浪费每一分钟。

对许多员工来说，“一分钟”显得无足轻重，即使是10分钟、20分钟，也常常被这些员工用来闲聊。当然，这些浪费时间的员工，直到退休时都不会明白，自己之所以一辈子平平庸庸，就是因为浪费了太多的时间，虚度了美好的光阴，不懂得在工作中珍惜每一分钟对自己的将来是多么重要。

一名员工要想在公司里不断地提高自己并获得老板的赏识，就必须学会有效利用每一分钟的时间。

美国麻省理工学院对三百名管理者做了调查研究，结果发现凡是成绩优异的管理者都懂得合理地利用有效时间，把时间消耗降到最低限度。

一位美国保险人员自创了“一分钟守则”，他要求客户给予自己一分钟时间，用于介绍自己的工作内容。一分钟一到，他会自动停止自己的话题，并感谢对方给予他一分钟的时间。由于他遵守自己的“一分钟守则”，所以在一天的经营中，时间的付出几乎和业绩成正比。

“一分钟时间到了，我说完了！”信守一分钟，既保住了自己的尊严，也没有减少别人对自己的兴趣，而且还让对方珍惜他这一分钟的服务。

另一家公司为了提高开会质量，老板特意买了一个闹钟，开会时每个人只准发言六分钟，这个措施不但使开会有效率，也让员工分外珍惜开会时间，并把握好发言时间。

身为员工，不仅要懂得每一分钟的价值，还要善于找出潜在的时间，并加以有效利用，做到不浪费每一分钟。

当然，在生活中，不仅员工不能拖延时间，就是经理、家庭主妇、教师、医生等，也不能拖延时间，否则，就会把大量的时间浪费掉。只有懂得珍惜每一分钟的人，时间才会给予他丰厚的回报。

文件处理要迅速

处理文件是每个企业管理人员必做的工作，这里的文件包括来往商业信函、下属递交的需要批复的报表、计划书、策划方案、会议记录等。每天处理这些事情要花很多时间。那么，如何最大限度地把这件工作做得既快又利索呢？

首先，要抛开传统的处理方式，即不宜按照文件接收的先后顺序一件一件地细看，这样一天的时间有可能都被消耗在看文件上，而把重要的事情耽误了。要避免这种情况发生，在上班后的第一件事就要对收到的文件进行归类，然后把最重要的文件优先处理掉。

其次，让秘书帮助处理文件。有的领导没有给秘书明确规定任务，秘书无论收到什么文件，都一概转给领导。其实，这些文件并非都需要领导亲自批示，那些不重要的礼节性信函等，应该授权给秘书处理，这样就能够节省出很多时间。同时，还应该告诉秘书如何对文件进行归类，应该把哪些文件转到哪个部门，或者应该把哪些文件直接丢进垃圾桶中。

如一位经理告诉他的秘书应该这样处理文件：

1．把每天的文件进行分类，把最重要的、急需领导本人亲自处理的文件挑出来，并统一放在文件夹中，这样领导一上班就能立即进入工作状态。

2．把“信息”类文件放到公文包里，在上下班的路上阅读，这类信息包括同行业间的发展动态、关于某件事情的长期计划安排等。

3．可看可不看的文件，由秘书自己处理。

企业管理者在处理重要信件时，要做到每件只处理一次，也就是说，一旦打开一份文件，就要一次性把它处理好，不要处理了一半就放下，如果这样处理，当再一次看到这份文件时，就有可能由于疏忽而忘记了文件的关键内容，只好再从头看，这样就会浪费不少时间。

当然，不是所有文件都可以立即处理完，有的文件所涉及的事情需要用几个星期，甚至几个月时间才能解决，这就需要把这种文件单独列出来，在合适的时候再慢慢处理。有些文件所涉及的事情重大，必须向上级领导请示或者和其他同事商量才能作出决定，对这样的文件，也要尽早处理，并把自己的意见转告他人。

另外，不要对那些没有价值的文件反复修改。一位秘书抱怨老板总是过于追求完美，要求他把每封信都要打上三遍草稿，然后再发出去，其实这样做浪费了秘书很多宝贵时间。

最后，管理者要严格要求自己的秘书，确保秘书撰写的文件都能立即发出去，不需要作任何改动。这样才能减少秘书的工作量，让他们把时间花在那些重要的工作上。

工作时间不闲谈

有效利用时间，是创造最大效益的关键因素。为什么同样的时间、同样的工作量，有的人能够轻松完成，有的人却只完成了一半？关键原因是有的人上班时间闲聊天，浪费了大量时间，影响了工作。在上班时间内，常常能听到这样的对话：

“下班后，我们去超市逛逛吧，那里的很多日用品都在打折。”

“听说有个大学副教授生了二胎，被学校辞退了。”

“财务部的经理准备和他的妻子离婚，据说是因为妻子有了外遇。”

“小李买房子啦，据说有一大半购房款是他丈母娘给的。”

……

如果仔细倾听，这些在办公室里窃窃私语的人，他们的谈话内容几乎与手头工作没有任何关系。当然，他们在谈话时，也就停下了手里的工作。

事实上，上班聊天是最浪费时间的行为，不但影响自己的工作，降低工作效率，还会影响到周围同事的工作。更重要的是，由于闲聊分散了精力，工作中容易出现差错，给公司造成损失，也会影响自己的发展。

东方是一家商贸公司的职员。这天上班后，他打开计算机，发现公司的一位客户从东北发来一封电子邮件，信中说他手里有一批大米，每吨30000元，希望东方给他回复一个邮件，说明愿不愿意要这批货，如果要，需要多少，都要在邮件里一一注明。

东方因为不知道这批大米的质量是否有保证，因此只愿意购进少量大米，先进行试销，如果销量好，再另外采购。可就在他准备回信时，他的同事小玫进来取一份资料。

东方见后，停止写回信，对小玫说：“你今天真漂亮！”

“是吗？”小玫听到赞美后，非常开心，便索性坐到东方身边，和他聊了起来。

东方很乐意与小玫聊天，一聊就是半个小时。等小玫走后，他发现离自己必须参加的一个会议只剩下五分钟时间了，会议室在八楼，他的办公室在一楼，他知道电梯坏了没有修好。这下，东方着急了，他的手指在键盘上飞快地敲击着，想在最短的时间内把邮件写好发过去，却没有发现自己将原本公司需要的100吨大米的“100”后面多加了一个“0，变成了“1000”。后来，所购大米的质量出现问题，根本无法销售出去，结果公司损失了一大笔钱。

经理知道这件事后对东方说：“你可以走人了，我们公司不需要一个对工作不负责、上班时间内只知道闲聊的人。”

就因为东方在工作时间不专心干工作，而与同事闲聊，结果浪费了时间，并给公司造成了巨大损失，自己也尝到了失业的苦果。

由此可见，在上班时专心致志地干自己的工作，不闲谈，不做与工作无关的事，对每个人来说都非常重要，因为只有珍惜时间，才有可能收获成功的果实。

下班前，花三分钟整理办公桌

如果上班时办公桌上的文件、资料摆放得很整齐，那就能立即进入工作状态，同时，也会因为心情愉悦而提高工作效率。但是，在很多公司里，却常常看到这样的情景：下班时间一到，一部分人就抢着冲出公司大门，等到了大街上，他们便放慢脚步，女士们边走边欣赏街道两边商店橱柜里新展出的时装，男士们则拿出手机，联系朋友们小聚……

再回头看他们的办公桌，有开着的电灯、计算机、水龙头；有回了一半或者根本没有打开的商业信函；垃圾桶里的废纸堆成了小山；过时的文件、旧报纸堆满了办公桌；抽屉里杂乱无章地放着自己的私人物品和一些较为贵重的办公用品；文件柜里与业务相关的书籍和一些属于公司内部资料的文件东倒西歪；文件柜的顶端搁着的档案袋上布满了灰尘……

第二天早晨一上班，看到办公桌上堆满了报告、回信、公文等，就会让人产生混乱、紧张、忧虑和厌恶的情绪，会使人处于一种心理压力高、身心疲惫的状态中。

因此，在下班前稍微收拾一下办公桌，只留下自己准备处理的资料，把垃圾倒掉，使室内保持清洁，第二天工作起来就会轻松很多。这种方法看起来简单，但对第二天的工作却能产生很好的影响，因为一个人的工作环境会直接影响这个人的工作效率。如果一上班就看到堆积如山的资料，就会产生消极情绪，工作效率也会受到影响，严重的还会引起精神疾病。

由此可见，下班前花一点时间来整理办公桌非常有必要。这会使繁杂的工作变得井然有序，而且也能以轻松的心情面对工作。

控制情绪，远离畏难心理

人是有感情、有思想的动物，所以很容易被情绪所左右或控制，这对工作繁忙的人来说是一大忌讳。当大事小事接踵而至时，你一定会觉得烦躁不安；当工作屡受挫折时，你也许会心情沮丧；当工作无聊时，可能会百无聊赖，思想开小差。这时你肯定没有意识到，时间常常就在这样的情绪变化中悄然溜走，当你清醒过来时，就会发现时间已经消失了，而问题一点儿也没有解决，还在眼前晃悠。

因此，要学会控制自己的情绪。情绪是一种特定情境下出现的心理意识，运用以下方法可以控制工作中的情绪。

1．记工作日记。

如果坚持把每天抓什么工作，抓工作的效果都一一记录下来，过了一段时间再加以统计、分析，就会发现情绪对自己工作的影响。这样就可以把一项工作分为几项工作，在情绪最好的时候，抓最重要的工作。经过一段时间后，就会发现工作效率有了很大的提高。

2．克服畏难情绪。

不少人有过这样的经历：当领导交给自己一件难度很大的工作时，心里往往会产生畏难情绪，如担心干不好会挨领导的批评；会承担更多的责任；会被扣奖金等等。如果不克服这种心理，就没有办法完成领导交给自己的任务。

一位保险公司的部门经理接到领导交给的任务，让他去温州开辟新的业务市场，接到这个任务后，他就开始失眠了，他害怕去了温州业务无法开展，害怕去一个陌生的地方工作不适应等等。因此一直拖着不去温州。其实，他也知道这件工作很重要，而且，如果他拒绝去，就会影响自己在公司的前途。这位经理如果能克服不良情绪的干扰，放下“思想包袱”，就能轻松地去温州开展业务了。

在工作中，如果发现自己因为畏难情绪而不敢承担一件重要的工作时，可以问问自己：“到底害怕什么？”列出所有害怕的理由，并找出那些最可能使自己拖拉、放弃的理由，然后勇敢地面对自己的畏难心理，在第一时间去做那件不喜欢的但很重要的事情。

3．以乐观的心态畅想未来。

学习改变时间观念，不管任何时候，当觉得有很大压力时，就要立刻停止考虑现在，而以乐观的心情畅想未来。比如想一些使自己动心的未来，也可以让自己的思绪回到过去，回忆过去曾经发生过的一些愉快的事情。通过这种自我调整、自我减压，快速改变自己的时间观念，让心情变得愉快起来。