生活是复杂的，每个人都有喜怒哀乐，都有亲朋好友，都忍受着无穷的琐事干扰。完全回避这些是不现实的，但是，对于一个想干事业的人来说，必须分清事情的主次，哪些是需要做的，哪些是不需要做的，哪些事关照一下就行，哪些事干脆应该放弃……从而为自己去做最重要的事留下充足的时间和最多的精力，否则你就是一个不能驾驭时间的人，并会因此而使自己的梦想成为泡影。
时间也是需要安排的
美国有个钢铁厂的厂长，非常忙，总觉得时间不够用，那么怎么办呢？他找管理大师杜拉克先生，向他诉苦：“我太忙了，如果谁能让我把每天的事情做完，我当场就付他2．5万美金。”
杜拉克先生思考了一下，说：“你能不能分析一下你自己所做过的每一件事情，什么是你想做而且做了的，有多少事情是你没计划做但却也做了的，这两类事情所占的比例是多少？”厂长说：“你说对了，我经常被突来的事情把我的时间安排打乱，我不想做的接待，但却去接待了，我不想参加的仪式也不得不去参加，使我没工夫来思考我该干什么。”杜拉克说：“这样吧，你每天上班的前五分钟，把你想做的事情写下来，标题叫：今日主要事项，然后按照重要性顺序排列，所谓重要性是根据你对目标的理解来定，最重要的事情放在第一位，第二重要的事放在第二位，依次排列，然后你开始做第一件事，在完成第一件事之前，不再做其他任何事情，如果你完成了所列的五件事，再考虑做其他的事情。”
厂长依照杜拉克先生的建议去做，每天如此，经过一段时间，他的工作安排得井井有条，而且效率极高，每周也如此，把一周的五件事列出来，一件一件去着手完成，每月也如此，在当月的第一天，把全月主要的五件事写下来，再依照执行，而且从不间断。效果终于出来了，他欣然付给杜拉克先生2．5万美元。经过几年的实践，他成为了全美的钢铁大王。
民间流传着这样一句脍炙人口的古诗：“射人先射马，擒贼先擒王”，它说明的是“处理问题应当先抓住要点”的道理。
工作时，很多人都有过这样的经验，一会儿要复印，一会儿要接电话……既无聊又浪费时间。由这个经验可知，在工作进行时必须解决的事情实在很多。在工作单位中，地位高的人，琐碎的事可以交待下属去做，而中级干部可支配的下属就比较少，而一些完全没有下属的工作人员，或是自己开店的人，复印等琐事就必须要自己做。
可是，忙于琐碎的事往往会影响重要工作的进展。有些人会觉得工作愈忙愈好，但是忙着琐碎的事和忙着正事，这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作，其一分一秒的价值却完全不同。
1．明确行动目标。
一天的事情有很多，有一些是迫在眉睫的，而有一些是可以暂且缓一缓的，也就是说事有轻重缓急。
有些非生理需要的事情，就难于判断出哪些重要而哪些不重要了。比如说，A和B同时与你预定在八点钟约会，约谁合适呢？这时候选择与谁约会，就要看你的目的究竟是什么了。你要找女朋友，而A约你正是这个意思，你会毫不犹豫地去与A约会；而你需要升迁，B约你也恰好是这个意思，毫无疑问，你要去会见B。也就是说，要根据自己的某些目标来确定，如果这两个方面你都没有兴趣，那就只好用抛硬币来决定了。
有一位公司的经理去拜访卡耐基先生，看到卡耐基干净整洁的办公桌感到很惊讶，他问卡耐基说：“卡耐基先生，你没处理的信件放在哪儿呢？”
卡耐基说：“我的信件都处理完了。”
“那你今天没干的事情又推给谁了呢？”这位经理紧接着问。
“我所有的事情都处理完了。”卡耐基微笑着回答。看到这位公司经理困惑的神情，卡耐基解释说：“原因很简单，我知道我所需要处理的事情很多，但我的精力有限，一次只能处理一件事情，于是我就按照所要处理的事情的重要性，列一个顺序表，然后就一件一件地处理。结果，完了。”说到这儿，卡耐基双手一摊，耸了耸肩膀。
“噢，我明白了，谢谢你，卡耐基先生。”
几周以后，这位公司经理请卡耐基参观其宽敞的办公室，对卡耐基说：“卡耐基先生，感谢你教给了我处理事务的方法。过去，在我这宽大的办公室里，我要处理的文件、信件等等，都是堆得和小山一样，一张桌子不够，就用三张桌子。自从用了你说的方法以后，情况好多了，瞧，再也没有没处理完的事情了。”
这位公司经理就这样找到了高效工作的办法，几年以后，他成为了美国社会成功人士中的佼佼者。我们为了个人事业的发展，也一定要根据事情的轻重缓急制订出一个计划来。我们可以每天早上制订一个顺序表，然后再加上一个进度表，这样，就会更有利于我们向自己的目标前进了。
2．行动五个层次。
行动可以分为五个层次：重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、繁忙以及浪费时间。
第一，重要且紧急。
这些是必须立刻或在近期内要做好的工作。例如，老板要你在明天早上十点钟以前提出一份报告、你的汽车引擎有堵塞的情形、生产前阵痛已经到了每三分钟痛一次。
现在，除非是这些情况都同时出现，否则你就能够处理它们。因此它们的紧急性和重要性，要比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素，则现在已经不能再拖延了。在这些情形下，时间管理就不会出什么问题了。
第二，重要但不紧急。
对这一类工作的注意，可分辨出一个人办事有没有效率。
我们的生活中，大多数所谓重要的事情都不是紧急的，我们可以现在或稍后再做，在很多情形之下似乎可以一直拖延下去。而在太多的情形下，我们确定这样拖延着，这些都是我们“永远没有着手”的事情。
例如，你要参加提升你专业技术的培训班，你想找出时间先做一番初步资料搜集之后，再向老板提出你的计划；你一直想写的两篇文章；你想开始的节食计划；三年以来你一直计划要做的年度健康检查；你一直打算要建立起来的退休计划。
这些工作都有一个共同点：尽管它们具有重要性，可以影响到你的健康、财富和家庭的福利，但是你如果不采取初步行动，它们可以无限期地拖延下去。如果这些事情没有涉及别人的优先工作，或规定期限而使它们成为“紧急”，你就永远不会把它们列入你自己优先要办的工作。
第三，紧急但不重要。
这一类是表面上看起来是极需要立刻采取行动的事情，但是如果客观地来检视，我们就会把它们列入次优先级里面去。
例如，某一个人要求你主持一项筹集资金的活动、发表演讲或参加一项会议。你或许会认为每一件都是次优先的事情，但是有一个人站在你面前，等着你回答，你就接受了他的请求，因为你想不出一个婉拒的办法。然后因为这件事情本身有期限，必须马上去做，于是第二类的优先事情就只好向后移了。
第四，繁忙。
很多工作只有一点价值，既不紧急也不重要，而我们常常在做更重要的事情之前先做它们，因为它们会分你的心——它们提供一种有事做和有成就的感觉，也使我们有借口把更有益处的第二类工作向后拖延。
如果你发现时间经常被小事情占去，你就要试一下学会克服拖延。
第五，浪费时间。
是不是浪费时间，当然是属于个人的主观认定。
有人说美国小说家海明威给“不道德”下的定义是：“事后觉得不好的任何事情。”我不知道他这个定义是不是能够经得起理论的鉴定，但是我确实认为这个定义可以用在“浪费时间”这四个字上。例如，如果我们看完电视之后觉得很愉快，那么看电视的时间就用得不错。但是如果事后我们觉得用来看电视的时间不如用在修剪草地、打网球，或看一本好书上，那么看电视的时间就可以归在“浪费”的一类（不过，根据很多商业人士的标准来看，95％的看电视时间都应该归入此类，因此，下次在你伸手去打开电视的时候，很值得细想一下）。
努力节约时间而又做不到的人，常常想把他们的没有效率怪罪在这一类事情上。不过这不是问题所在，问题是把太多的时间用在第三和第四类而不是用在第二类事情上。
用好你的80／20法则
时间管理上有一个著名的“ABC优先顺序法”，就是在极有价值的那些项目旁边，标上大写的A，在具有中等价值的项目旁边标上大写的B，在价值较低的项目旁边标上大写的C。对那些经常自我感觉疲劳的人，帮助他们的最好方法，就是要求他们不要再以做些C级事情来安慰自己。但是，有些人通常在放弃C级工作时总是犹豫不决，这样最好是把80／20的规则介绍给他们。
在介绍之前，先请大家回答下面几个问题，从回答中你将得到重要的启发。
1．在接到的80％的电话中，经常给你打电话的人占多少？
A．30％ B．20％ C．10％
2．在销售余额的80％中，从顾客那里收入来的占多少？
A．50％ B．40％ C．20％
3．你使用的档案有多少是从20％的档案中取出来的？
A．100％ B．90％ C．80％
4．在洗衣服的人中有多少是在集中洗自己全部衣物的20％？
A．30％ B．50％ C．80％
这几个问题，在国外曾经有人进行过调查，比如美国的调查中得到的答案是：1、2两个问题的答案是20％，后两个问题的答案是80％。于是就有人在这两个答案中，发现了两者的密切关系。这种密切关系被发现者称为“80／20的法则”。如果用发现者的名字命名的话，就叫做“佛瑞特原理”。其内容是：“大体上，80％的价值是从20％的项目中获得的，而剩下20％的价值则是从80％的项目中产生的。”也就是说，只要集中时间和精力，用在自己所担任工作的20％上，就可以取得80％的成果。
这位发现“80／20的法则”的帕雷托先生是意大利的贵族，也是瑞士洛桑大学的教授，是一位统计学专家，同时也是经济学家。他于1987年提出了“在所有的人口中，个人的所得收入，应有一定的法则”的主张，这个主张经过发展，便产生了佛瑞特分析法，也就是“80％比20％的法则”。
帕雷托认为，许多社会现象经过分析以后，就会发现有很多适合于这个“80／20的法则”。如果你是大工厂里的一个合格的商品推销员，就很容易理解和掌握这个原则。经过分析你会发现，自己销售额的80％，是来自于仅占全部客户的20％的那部分客户。假如自己所担负的客户有50家，那么，经常能固定购买你的商品的客户大约有十家左右。这样，你就必须把主要时间和精力用于同这十家客户的交往上，以确保你的销售额不致于下降。实际上，被人们称为最能干的商品推销员，他的秘诀就是常常去拜访这十家客户，并把交际费用的大部分花在这方面，以维持与他们建立起来的良好关系。
这个80／20法则向我们说明，在一份有十个项目的表格上，只要集中精力和时间完成其中两项，就可以取得80％的价值，也就是最大价值。所以，你要认真地挑选出两项，并把它们标上A，然后就去做。对于剩下的八项可以慢慢去做，因为做这八项工作所取得的价值，远远低于两个A级项目的价值。从日常生活中把一些重要的工作项目挑选出来，你就会因为专心致志地去完成高价值工作而感到愉快，这时你甚至非常乐意忽略其他具有较低价值的工作。
下面我们举些日常生活中经常遇到的事例给大家看一看。一般来说：
80％的销售量来自于20％的客户；
80％的产量来自于20％的生产线；
80％的病假是20％的工作人员请的；
80％的可用档案存在于20％的档案中；
80％的宴会只重复20％的食谱；
80％的垃圾只出现在20％的最常用区域；
80％的钱花费在20％的商品上；
80％的清洗工作只用在20％的常用衣服上；
80％的电视时间用来收看20％的你最喜欢的节目上；
80％的阅读时间用在20％的报刊上；
80％的电话是由20％的外人打进来的；
80％的外出就餐是在20％的你最喜欢的餐馆中进行的。
这些事例清楚地告诉我们，千万不要纠缠于低价值的活动上，而要把精力集中在20％的高价值活动上。所以，在工作时一定要牢牢记住这最有意义的20％。因为，我们手里的80％的成果，都是从这个20％中获得的。我们必须高度重视这20％，把最主要的精力和更多的时间都花在这20％上。如果把精力和时间从这20％上移开，去面面俱到地顾及所有的事情，必然会事倍功半，造成某种程度的损失。那些常常因感到时间不够用而烦恼的人，一定希望自己有更多的时间，并把这些时间用在更有意义的事情上。然而，想得到更多的时间并想做到有效地利用时间的人，就必须活用“80／20的法则”。
那么，最好在什么情况下拒绝C级活动呢？这是一个需要进一步说明的问题。要想为完成A级事项准备充分的时间，最好的方法之一，就是将那些你自认为意义很小而又浪费时间的C级事项减掉一些。C级事项一般来说都不是很重要，有的甚至是可做可不做的。所以应当把C级事项从工作日程表中抽列出来，不必浪费时间去处理这些事项，甚至可以养成不太喜欢做C级事项的习惯。要坚定地树立起一种观念，即绝不把C级事项摆在重要的位置上。如果能够做到这一点，那么就一定会给你的工作和生活带来许多愉快。
假如在你的工作日程表上，一项事情已经被列为C级项目中的优先项目，但是为了把它从心目中清除掉，你首先应当坚决从你的计划表上把这件事删掉。同时，只要你下决心再也不去干这件事，经过一段时间以后就会把这件事忘得一干二净。
这里特别需要提醒大家的是，在日常生活和工作中，要尽量避免使一个C级事项变成一种危机。有些事情，像给汽车加油，就可列为C级事项，并且可以稍微延迟办理，但是若拖得太久了就可能造成极大的危机。假如你的油箱里还有3／4的油，你若去加油就没有太大的必要了，但是如果你的油箱只剩1／4的油，那么你就赶紧去加油，这样可减少你途中奔波加油的次数，避免浪费很多时间。假如你不这样，碰巧在行车中油箱空了，在附近又没有加油站，那么这时不但会给你带来时间上的巨大浪费，而且会使你异常烦恼。所以，为了让这些C级事项不变成一种危机，就一定要克服那种临时抱佛脚的习惯。中国有句“防患于未然”的古话，讲的就是这个道理。假如，当你身体非常强壮，毫无病痛，想不出自己的身体究竟有什么问题时，就迟迟不去办理人身保险，这是不足为训的。或是平时不把换洗的衣服准备好，等到了要参加周末朋友聚会时，却找不到一件干净的衣服，这时你也就只有自怨自艾的份了。
现在介绍一个简单的方法，以帮助大家去发现什么是能为自己产生80％价值的20％的事。这个简单的方法是，当你每天早上坐在办公桌前准备办公的时候，首先拿出纸和笔来，认真地写下当天自己想要完成的十件或更多的事情，并按照重要性列出你所要完成的事情的次序，当天就按照这个次序去工作。这就像在前面曾经说过的，你要在较少的时间里取得较大的工作成果，就必须首先决定工作重要性的优先次序。
如果按照这个次序还无法完成当天的重要工作，那么就可以留到明天再做。到了明天，再加上新的工作，再按照重要性重新整理、编排。运用这种编排方法，能完成你十件工作中的两件，就有可能使你当天的工作取得最大的成果，即实现80％的价值。以此类推，每个星期、每个月、每一年，都可以列举出当星期、当月、当年间必须完成的十件重要事情。如果按照前面讲过的方法去实施，能够完成其中的二成，就说明你所使用的时间效率又上了一层楼，还会觉得自己的时间绰绰有余。
千万注意，要灵活运用时间必须避免那种面面俱到的“完全主义”。如果想完成全部的工作，不论由谁来做，都必定会忙得满头大汗，为到处奔波而叹气。所以，必须先决定事情重要性的先后次序，把主要精力用于第一件和第二件最为重要的事情上。
我们应经常将80／20原则运用在工作上。
假设，一个电话销售单位一天有100个打通的电话，这100个打通的电话，并不是由100个人平均一个人打一个。以80／20法则来看，有两成的人不只打一次，而且这两成的人所打的电话占所有电话的八成。因此处理的方法，是针对打电话频率较高的两成去下工夫并且最终解决这个问题。
80／20法则也极有助于应付一长列有待完成的工作。面对着一长列工作，看起来常常是不可能一一完成，我们难免心存畏惧，于是大多数的人在还没有做之前就感到泄气，或者先做最容易的，把最困难的留到最后，结果永远办不到最难办的事情。但是如果我们知道只要完成表中的二三项工作，就可以获得最大的好处，那就会对我们大有帮助。因此，列出这两三项工作，各花上一段时间集中精力把它们完成。不要因为没有把表中所有工作全部完成而感到不舒服。如果你所决定的优先次序是正确的，那么最大的好处，已经由你所选择去做的两三项工作中获得了。
因此，当你面临很多工作，而不知如何着手时，就应该试着使用80／20法则。
精力一旦集中，效率立即倍增
有很多人缺乏效率，恰恰是因为他们想有更高的效率。他们常想同时做很多的事情，结果欲速则不达。在做一件事情时，用多少时间并不重要，重要的是你是否“连贯而没有间断”地去做。
有人问拿破仑打胜仗的秘诀是什么。他说：“就是在某一点上集中最大优势兵力。也可以说是集中兵力，各个击破。”这句精辟的话道出了集中精力对于成功的重要性。
许多管理者工作不可谓不努力，工作时间不可谓不长，但就是成效不大。而他们自己也清楚，效率不高的原因是他们的精力没有得到有效的集中，这常常是他们自责的原因。他们一直在忙活着，而实际上，工作、学习的内容没有多少进到他们的脑子里。这实际上是工作方法的问题。
要想真正成功，必须集中精力，全神贯注。当你受到干扰之后，你还得花时间重新启动你的思维机器，尤其是当你受到几个小时或几天的干扰之后，就更需要较长的时间来加热思维机器。这无疑对效率是有极大损害的。这也就是为什么有的人整天很忙，却总觉得自己的时间不够用。
对于很多人来说，集中精力比较难，因为他们容易受到干扰。一切都可能成为干扰：一项体育活动、热点问题、某些生活情形、与同伴的争执甚至天气等等，不一而足。比如有的人在雨天不能有效工作，是因为“阴雨天影响情绪”。如果你将自己的时间主要花在应付干扰和琐碎的事务上，你永远无法真正驾驭自己的生活。
由于我们生活在一个复杂的社会群体之中，所以任何人都无法完全避免干扰。管理者也许要说，有很多干扰是我们拿薪水必须做的事情啊，例如和顾客谈话、答复员工的问题、接听老板的电话——这些都是分内的工作，是不能避免的啊。尽管如此，我们仍然能够尽量减少干扰。
首先，缺乏效率的人应该仔细地打量自己的工作和学习环境。精力无法集中的人，自称要消除精神疲劳、改变心情，常常会在写字台周围摆上各种不相干的玩意儿，实际上这些东西无形中也对你形成了干扰，尽管是不易察觉的。这时候，办法只有一个，除了达到当前目的所必备的东西之外，不让自己看其他东西。
成功的作家都认识到集中注意的重要性。现代多产小说家之一，法国侦探小说作家乔治·西默农在写一本书的时候，就把自己完全和外界隔绝开来，不接电话，不见来访的客人，不看报纸，不看来信。正如他说的，生活得“像一名苦行僧”。在他完全沉浸于写作大约11天之后，他出来了，并完成了一本最畅销的小说。
俗话说：“一箭双雕”。在某些情况下，我们同时做两件事情也是可以的。但很多勤奋的人狂热地想获得每一分钟的最大效用，时时都想同时去做几件事，这样就不太现实了。
歌德说过：“有一件事是你总能预想到的，那就是不可预见之事。”干扰总会有的，我们应该学习如何对待它。多数干扰初看起来似乎比实际上要重要得多，而实际上很多干扰是我们完全能忽视的。
另外一些我们至少在当时可以否认，也就是说，我们完全可以心安理得地将其先搁置一旁，以后再去应付。还有一些则需要我们立即关注并腾出时间来处理。既然你总是不得不面临一些“无法预见”的燃眉之急，你应该立即采取预防措施。
比如，一个出租车司机，每个冬天总会由于还使用着夏季轮胎而有几次在雪天无法出车，你会如何评价他？你会说：“他应该早作打算。”正如某些地区每个冬天都会下雪一样，如果我们能对可预见的情况早作打算，很多干扰就可以避免。
当然，谁也不能预见每个意外。生活不是一个完美计划的机械写照，不会按部就班地运行。有时会出现燃眉之急，要求我们立即处理。紧急情况出现的可能性较高，可能每周甚至每天都发生。关键在于，你应该把这些干扰纳入计划，而不是让它们瓦解你的计划。要么你围着干扰转，要么让干扰跟着你转。
我们应该懂得在日程表中安排一个专门处理干扰的时间。为此每天至少应该安排两个小时。如果不出现问题，你就赢得了额外的时间。无论如何，你不要让干扰耽误了你所计划的结果。同样，你也可以每两周安排一天专门处理干扰，或是每六个月安排3～5天。如果可能，你可以聘请某人，替你处理那些可由他人代你应付的干扰。这些都是很有效的方法。
总之，我们应时刻记住，花多少时间做事情并不是最重要的，关键是做事的质量，也就是做事时集中精力的程度是更加重要的。重视时间的长短却不重视利用它的效果是我们经常走入的一个误区。
另外，不管是学得更快，还是干得更快，都是一个效率问题。
如何在你的日常工作和生活中，使效率得到充分的显示？比尔·盖茨认为最实用、最重要的方法则是——集中精力、高度投入。三心二意、心猿意马绝不可能换来高效率，就是天才也不行。反之，有效地把精力、时间集中在当前所做的事情上，就可以产生能量聚焦效应。高度专注、高度投入，这是提高效率最简单最有效的秘诀。
比尔·盖茨从小就精力过人，从小就极爱思考，一迷上某事便能全身心投入。在湖滨中学读书时，他常按自己的兴趣爱好来安排学习。比尔·盖茨在喜欢的课程上狠下功夫，学得非常棒，如数学和阅读方面。每次父母看到他拿回来的成绩单，尽管他们知道他在一些课程上会学得更好，但他们并没有拉下脸来责备他。因为他们知道这样的学习才是高效的学习，才能始终保持那种难得的专注意志，从而有利于将来创造人生的大业。
那些成功的人士，其实没有什么超人的本领，如果说有的话，他们只不过比别人更善于利用时间、管理时间。
有意识地训练自己在利用时间方面的本领，你才能从时间里找到自己更多的人生价值。
做一个时间管理高手
每天有许许多多的事情等着我们去做，如果我们不分主次地进行工作，那么到头来我们不仅丢了“西瓜”，很有可能连“芝麻”也捡不到，使一些本来可以“生出效益的时间”白白地浪费掉。
比尔·盖茨就是一个善于分清主次的人，他每天总是挑最重要的事先做，次要的事情放后一点。他在经营理念上也是如此，盖茨目前可以将绝大部分时间用于自己最挚爱的事业：与为微软立下汗马功劳的开发员齐心协力开发软件。新角色或许给了他充分发挥最佳才能——敏锐得近乎离奇的预见力的空间，他预见到应将新兴软件技术进行巧妙组合，增值为人们必不可少的符合“行业标准”的产品，而这也将增加对微软及其他厂商软件的要求。他适时地融入新工作，并开始指导堪称所有集成项目鼻祖的Long horn（实际上是Windows的全新版本）的开发工作。
如果Long horn能够成为真正意义上的超级Windows，它的计算功能将令Oracle、Sun、AOL Time Warner和Sony望而却步。但是这并非盖茨最关心的，无论是工作还是家庭，都有太多的事情需要他来操持。放弃CEO的职位使得盖茨重新拥有所钟爱的晚上和周末的“思考时间”，使他有更多的机会扮演家庭成员的角色，有时间专注于他的基金会斥资240亿美元的艾滋病（攻克）及其他难题。
但很多时候，人们总是被习惯束缚着自己的手脚，在处理问题时总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，成功人士不可能这样工作。
时间管理的精髓即在于：有主次之分，设定优先顺序。即把要做的事情分成等级和类别，先做最重要的事，再做次要的事。优先保证最重要的事的时间，就能优先保证做好最重要的工作，从而能够从大局上控制时间的价值。
比尔·盖茨认为：那些善于管理时间的人，不管做什么事情时，首先都用分清主次的办法去统筹时间，把时间用在最有“生产力”的地方。
如何分清主次，把时间用在最有“生产力”的地方呢？比尔·盖茨归纳了三个判断标准：
1．首先明白我们必须做什么？
这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。
2．其次应该明白什么能给我们最高的回报？
应该用80％的时间做能带来最高回报的事情，而用20％的时间做其他事情。所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。
最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤荒于嬉”，勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏高效率的信息时代，勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上，这就是当今时代“勤”的特点。
前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。社会只承认有效劳动。
3．再其次应该清楚什么能给我们带来最大的满足感？
最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，唯有如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急就很清楚了，然后，以重要性优先排序（注意：人们总有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间的了。
当然，除了要强调优先重要，还要强调长远重要。这是“第四代时间管理学”超越前三代的突破性理念，也是“第四代时间管理学”的核心精髓。强调长远重要，即强调做“不急迫却重要而长久的事”。
在人们的日常生活中，会遇到很多这样或那样的事情，虽然有些都不是眼前最急迫的事情，但是对于长远、大局来说却有着重大的意义。比如锻炼身体，锻不锻炼眼前看不出多大差别，但是对于长远来说却极为重要，有着极为深远的效益。有些人不舍得在这类事上花费时间，实在很不明智，与长远计算的总账相比很不划算。
在时间的管理上，要兼顾长远性与急迫性，要高度重视对眼前虽不紧急但却深远影响的事务的处理。这一法则，把时间管理上升到了战略高度。
最后，要成为时间管理高手，不仅要掌握这样那样的时间管理的法则、技巧，还需要苦练治心治惰的功夫。时间管理与情绪治理是彼此制约、相辅相成、同步发展的关系。
如果没有积极、兴奋的情绪，哪怕掌握了很多时间管理的法则、技巧也无济于事。那些对工作、对生活充满了消极、厌倦情绪的人，那些懒于奋斗、不求上进的人，发愁的不是时间不够用，而是如何打发时间。
如果你想成功，首先要做一个优秀的时间管理者，让每一分每一秒的时间都发挥出它最大的效益。
不要在小事上纠缠
虽然很多事情都是从小事开始的，但是，只有专心致志地做大事，才有可能谈得上高效率。然而既有趣又悲哀的是，我们通常都能够很勇敢地面对生活里面那些大危机，却经常被一些小事情搞得垂头丧气。
一支美国早期南极科考队就遇到过这么一件事情。在又冷又黑的极地之夜，科考队员可以毫无怨言地在零下80℃的环境中工作，但是，一件小事却硬生生地把一个人给逼疯了。这件小事就是，一个科考队员坚持自己吃东西的方法，每一口食物都要嚼过28次才吞下去，而那个被逼疯了的人目睹过他的一次进餐过程。
在日常生活中，小事也会把人逼疯。例如在仲裁过四万多件不愉快的婚姻案件之后，芝加哥大法官埃尔文·约翰逊就曾经说过：“婚姻生活之所以不美满，最基本的原因通常都是一些小事情。”纽约的地方检察官派蒂·波森也说过：“我们的刑事案件里，有一半以上都起因于一些很小的事情。”
怎样化解这些小事对我们情绪的干扰，并且使我们把情绪波动的时间腾出来工作呢？
最专制的沙皇俄国凯瑟琳女皇二世在厨子把饭做坏了的时候，通常只是付之一笑。美国第32任总统富兰克林·D·罗斯福与夫人刚刚结婚的时候，罗斯福夫人每天都在担心，因为她的新厨子做饭做得很差。后来她说：“可是如果事情发生在现在，我就会耸耸肩，把这事给忘了。”事实就是这样，“耸耸肩”就是一个好做法。
罗斯福夫人还对她的厨子说过这么一个故事：
在科罗拉多州长山的山坡上，躺着一棵参天大树的残躯。它刚刚发芽的时候，哥伦布才刚刚在美洲登陆。第一批移民到美国来的时候，它才长了一半大。400年来，它曾经被闪电击中过14次，被狂风暴雨侵袭过无数次，它都安然无恙。但是在最后，一小队小甲虫攻击了这棵大树，那些小甲虫从根部往里咬，持续不断地往里咬，渐渐伤了大树的元气，终于使大树倒了下去。
是的，我们的生命也是这样，也是可以经历雷电的打击，却经不住一种叫做忧虑的小甲虫的噬咬。
罗斯福夫人所言不差，而我们更要清清楚楚地说，在多数的时间里，我们要想克服被一些小事所引起的困扰，只要把目光转移一下就行了——让我们有一个新的、能够使我们开心一点的看法——如此一来，热水炉的响声，也可以被我们听成美妙的音乐。很多其他的小忧虑也是一样，我们不喜欢它们，结果弄得整个人很颓丧，原因只不过是我们不自知地夸大了那些小事的重要性。
当然，最重要的方法，就是果断地舍弃那些小事。
有一个叫做艾克的美国人，他就在对小事的舍弃中，迅速成就了自己“伟大的梦想”。
像大多数人一样，艾克从年轻的时候开始就想拥有汽车与洋房，但他最喜欢的却是在美国从事传教工作。不久之后，艾克果真拥有了庞大的事业及财富，但艾克认为自己管理不了那么多的资产，那些汽车、洋房都需要照顾。于是，他把自己认为多余的汽车和洋房分给他的儿女，只留下两栋房子和四辆汽车给了妻子，然后又把自己的事业交给了子女们打理，自己则致力于另一件梦寐以求的工作——教书。第二年，学校用公费让他到国外去学习企业管理研究课程。他所到之处，每所大学都提供一栋房子、两辆车子供他和他的妻子使用。艾克说：“我似乎无法避免拥有一大堆房子和车子，但至少现在我不必再花心思去保养它们了。”不仅如此，每当艾克到了一个新的国度，人们都会很快在当地他所属的宗教团体找到他，并邀请他在周末集会时发表演讲，传经布道。
是的，自己不喜欢做的工作，当然就是不足挂齿的小事。舍弃自己不喜欢做的工作，应该也只是小事一桩。
但是，我们中的很多人在工作中并不知道自己要做什么，或者把时间消耗在自己不喜欢做的事情上。例如有一位机械师就不喜欢自己的工作，想转行，却迟迟下不了决心，因为他觉得自己无法抛开累积了二十多年的机械专业知识。其实，他应该果断地作出决定：转行，专注于自己喜欢做的工作！人人都能够拥有的专业知识毕竟算不得什么，自己喜欢的工作毕竟是专属于自己的，也是更容易激发自己的想象力和创造力的。做自己喜欢做的工作，我们就会更加容易高效率地取得属于自己的卓越成就。
每个人都必须当机立断，去做自己喜欢做的工作，当知道自己已经走错了方向时，就要及时转向，朝着理想的方向走，做到身心合一不分离。如果明明知道错了还要继续错下去，最终当然会一败涂地。要防止自己出现以上状况，要改变自己的类似状况，我们除了自信地转向就别无他途。
做自己喜欢做的工作，效率才会高；做自己不喜欢做的工作，取得高效率，就要付出极大的代价。而实际上，我们大多数的人，都没有把自己的时间专注于自己喜欢做的工作上，总是逼着自己把自己讨厌的工作做到最好，甚至可以说就是自己对自己挥舞着皮鞭！这样的人，经常感到缺乏前进的动力，经常在事业的瓶颈处无法突破，还以为自己根本就找不到自己喜欢的工作。他们不知道，要找到自己真正喜欢的工作，只需要把自己认为理想和完美的工作条件列出来就一目了然了。
高效率人士，一般都在做着自己喜欢做的工作。在小事中，他们一般都很洒脱。
是的，要想取得工作的高效率，我们只有专注于自己喜欢做的工作，而不要在小事上耗时纠缠！
说到底，只有做自己喜欢做的工作，我们才有可能比较充分地发挥自己的天赋，才有可能取得应有的高效率。
假如我们只能去适应而且只能长期去适应自己不喜欢的工作，那么，我们就干脆死了高效率的那份心，早一点了结工作的梦想，省得让自己不喜欢的东西对自己横加摧残。
时间管理就要“目中无人”
许多企业的老板在公司发展到一定规模之后，都会感到时间不够用，事情总是太多、太琐碎，人也总是像机器一样高速运转停不下来。其根本原因是，当企业发展到一定规模时，这些老板就变成了“老总”，总想管着所有的人，总想办好所有的事，总想赚完所有的钱。这样一来，就会感觉到时间非常不够用，整个人也处于疲惫状态。
而许多企业的员工，也大多属于“三无员工”，即无明确的目标，无很强的执行力，无相互沟通的习惯。通常是坐在电脑前各忙各的，这样看似很累，工作效率却始终没有明显的提高。
要想管理好企业，提高工作效率，其实并不是一件难事，只要做到“目中无人”，就能够让自己的企业迅速获得成功。想要做到目中无人，首先要明白什么是“目中无人”。所谓目中无人，一是要明白时间本身就是目中无人的，它是看不到摸不着的，它不会因为你的贫穷或富有而对你有一丝偏见，它也不会因为你的祈祷或哀求而停止片刻，它对每一个人都是公平的，不会钟情任何人，不会欺辱任何人；二是要拥有目中无人的心态，要懂得自己的时间自己做主，你的时间是属于你自己的，别人无权也无法从你身上剥夺它，你关注的是你自己的时间本身的价值，而不是别人的喜怒哀乐，要学会按符合自己时间习惯的规律科学合理地安排自己的工作；三是要具备目中无人的行动力，能够对时间进行自我管理和自我约束，不被外界的其他事物所干扰，不过多考虑外界的因素，更不要因为外界的因素而影响自己的判断力和行动力。
请记住：无论何时，无何何地，没有任何人能阻碍你对时间的追求，也没有任何人能剥夺你拥有时间的自由。
很多时候，所谓的目中无人，更多的是排除干扰、抓紧时间刻苦学习和工作的过程。古今中外，有许多成功者都是“目中无人”的代表。
著名数学家陈景润是个勤于学习的人，他喜欢读书，常常陶醉其中，达到“忘我”的境界。
有一次，他去理发店理发。可一进理发店，他发现里面的人特别多，大家排着队理发。陈景润拿的牌子是三十八号，他想：轮到我还早着哩。时间是多么宝贵啊，我可不能白白浪费掉。他赶忙走出理发店，找了个安静的地方坐下来，然后从口袋里掏出个小本子，背起外文生词来。他背了一会儿，忽然想起上午读外文的时候，有个地方没看懂。不懂的东西，一定要把它弄懂，这是陈景润的脾气。他看了看手表，才十二点半。他想：先到图书馆去查一查，再回来理发还来得及，于是他站起来就走了。谁知道，他走了不多久，就轮到他理发了。理发员大声地叫：“三十八号！谁是三十八号？快来理发！”而此时的陈景润，正痴迷地坐在图书馆里呢！
过了很久，陈景润在图书馆里把不懂的东西弄懂了，这才高高兴兴地往理发店走去。可是他路过外文阅览室，发现里面新添了许多书。于是，他又跑进去看起书来了，一直看到太阳下山了，他才想起理发的事儿来。他一摸口袋，那张三十八号的小牌子还好好地躺着哩。但是他去理发店还有什么用呢，这个号码早已过去了。
又有一天，陈景润吃了早饭，带上两个馒头，一块咸菜，到图书馆去了。他在图书馆里，找到了一个最安静的地方，认认真真地看起书来。他一直看到中午，觉得肚子有点饿了，就从口袋里掏出一个馒头来，一面啃着，一面还在看书。
下午下班的铃声响了，管理员大声地喊：“下班了，请大家离开图书馆！”人家都走了，可是陈景润根本没听见，还是一个劲儿地在看书呐。
管理员以为大家都离开图书馆了，就把图书馆的大门锁上，回家去了。
时间悄悄地过去，天渐渐地黑下来。陈景润朝窗外一看，心里想着：今天的天气真怪！一会儿阳光灿烂，一会儿天又阴啦。他拉了一下电灯的开关线，又坐下来看书了。
可见，一个成功者，是需要有点这种“目中无人”的执著精神的。
那么，如何做到目中无人呢？有个简单的口诀：
目标设置要合理，
中期检查不可少，
无效工作应避免，
人际沟通最关键。
口诀很简单，道理也很容易理解。
1．要有一个明确的目标。
没有目标的时间，就会漫无目的地从你身边悄悄流走，这样的损失是无法估量的。因为，时间的价值是可以累积的，是可以慢慢升值的。
2．要有明确的流程。
在工作中，如果有明确的方法和流程那自然是好，如果没有，起码也应该有一个定期的检查。如果我们不可能一下子建立流程管理的系统，最起码要做到中期检查，这样就可以发现问题及时纠偏，亡羊补牢也还来得及。
3．尽量避免无效工作。
所谓无效的工作，大致可以分为两类，一类是绝对无效劳动，这类工作压根就没有意义，对于这类工作，要在一开始制定工作时，就及时剔除。怎么做呢？四个字：“简单合理”，一是精简各项工作任务，可做可不做的坚决不做；二是实现单一管理，同一类事情交给一个人做，由一个人承担责任，并建立考核机制；三是能合并的工作合并完成，尽量集中起来做，并为此建立监督机制。还有一类无效工作是相对无效劳动，主要是指时间接口不对，也就是工作上产生时间应用偏差，比如你想喝茶，水烧开了，可是发现茶叶没了，去买茶回来发现水又凉了。解决这类问题的关键在于排序，学会运用统筹方法，建立最恰当合理的工作流程。
4．注重人际沟通。
所谓的目中无人，是一种心态和理念。有时候，许多的工作需要大伙相互配合才能完成，很多事情需要上传下达才能实现。时间管理沟通的重点在于找到时间切合点。
因此，我们在生活中，如果珍惜时间，就做了时间的主人；如果浪费时间，就做了时间的奴隶。如果我们不合理利用时间，时间就会把我们的青春耗尽。
那些不珍惜时间的人，必然会陷在麻烦和空虚中，一事无成。在一个珍惜时间的人的脑子里经常居于最高位置的想法应是：我是不是在做无意义的工作呢？我的贡献是什么？这种人最知道时间的价值，在任何情况下都不会浪费时间。他们在充分利用时间上技巧娴熟，不允许在工作日里出现空闲。
珍惜时间，就要学会做时间的主人，要懂得合理支配时间。过去已经是一去不回，未来只是意念中的事。世界上每一件事情的完成，都是由于某个人或某些人认识到今天才是行动的唯一时间而完成的。
我们需要做的不是等待未来，而是抓紧现在，做好手头的工作。
不要用忙做借口
有些人成天忙得团团转，但他是否真的很勤快呢？有些人到了下班时间，还有一大堆事情尚未处理，这是否意味着他的忙碌是没有意义的呢？或许你会发现，像这种成天忙碌的人，工作往往是没有效率的。
有些主管整天呼来喊去，骂这骂那，书桌上的公文及资料文件堆积如山，似乎有忙不完的工作，可以将他们称为“无事忙”。
若你有事请教，他会很不耐烦地转头说：“我很忙。”在你问题尚未说出前，就给你来个下马威。的确，他是很忙，但这种忙碌是否具有实质意义呢？相反地，有的人对每件事都处理得井然有序，不管公司内外，大大小小的事，他都能迅速地亲自处理，并且让人一目了然，甚至有时还悠闲地表现出一些幽默和情趣。这到底是怎么回事呢？有人对公司那些“无事忙”的主管做过心理分析，很不幸地，结果发现他们忙碌的理由都是可笑的，有的甚至只是为了要将自己的能力表现给他人看，却完完全全地与效率和合理脱了节，这正是很多管理者常常犯的错误。
美国著名建筑师安德雷·帕拉第奥可能是历史上被模仿最多的建筑师了。他说过这样一句话：“人大可以不必那样忙！”
原先他是利用时间的楷模，整天没有闲着的时候，除了设计和研究，还要管一些杂七杂八的事，且占用的时间大大超出了正常工作量。有人问他：“你怎么那么忙，好像时间总也不够用。”
后来，一位学者见他整天风风火火的，还是没有取得多大成绩，便对他说：“人大可不必那样忙！”这仿佛是一语惊醒梦中人，使他恍然大悟。他反省自己，发现曾经抓紧时间做的很多事，其实都没什么用，不但没有效益，反而浪费了许多时间。
于是，他去除掉那些偏离主导方向的事情，把时间花在更有价值的事情上。没多久，他就写出了他的传世之作《建筑学四书》，该书至今仍被许多建筑师们奉为建筑学的《圣经》。他的崇拜者不计其数，甚至包括总统托马斯·杰弗逊。
看了这个故事，我们恐怕不难明白为什么帕拉第奥会获得成功了。
懂得珍惜时间是一件好事，但同时要记住还要懂得怎样利用时间。拉布吕耶尔说：“最不好好利用时间的人，最会抱怨它的短暂。”那么，如果你把时间合理地利用好了，也就会觉得它其实很充裕。这在某种意义上说，也等于延长了你的生命。
在我们做一件工作前，应当考虑如何用最简单的方法去获得最佳的成效，拟定一个周密的计划，再着手去做。若只是因一时的兴起而从事工作，不但事倍功半，而且也不易成功。工作时如果只是要将自己的忙碌告诉他人，我们可以断定这种人所忙的都只是一些无聊的事。因为—个工作有计划的人，是不会那么忙碌的。有一位公司的高级主管，他总是笑脸迎人，悠哉自若，非常有效率。与客人一见面，他会直截了当地告诉对方：“今天我只有三十分钟能和你谈。”或是“今天我的时间较充裕，我们可以慢慢谈。”有一次有人为了一件重要的事情去拜访他，他立刻就将财务科长叫到办公室，第二天，这件事情就解决了。因为他冷静，所以能很快地下决断。成天无事忙的人，是绝对没有这种“当机立断”的能力的！
无论是高层主管还是员工，若能在一天规定的八小时工作时间内将预定工作做完，才是一个有效率的人。我们常看到有些人，要在下班铃响后，才开始紧张忙碌地工作。如果有这样的员工，必定也有这样的主管，因为他的低效，双方才能臭味相投。若是一个主管认识到员工如此工作是没有效率的，相信员工就不会这样做了。
许多人在工作中过分忙碌是因为他们养成了贪多的习惯，这使他们发现自己永远有做不完的事情。
如果你发现自己被许多事情绊住，忙完一茬又一茬，做完一件又一件，想要使所有人高兴，就像刚腾空一个容器，又得把容器装满，那就需要反思自己并想一些办法解决这种情况了。
这种情况和出去度假前把衣箱装得太满是一样的道理，衣箱不能超量装载，工作分配同样也不能超过负荷。应该问一问自己在指定时间内所做的工作，是否能发挥最大效益？或者是否徒劳无功？
无论上班或私人事件中，想取得成功都需要适当的时间和精力，才能使一生中每一阶段都有所贡献。适当的平衡，意味着把你的时间用得有价值。成绩良好时别忘了给自己和其他合作密切的人予以奖励。
同时还必须防止对自己或旁人做出不能实现的允诺。利用自己的时间，做出尽可能完善的计划。在现实的目标和达到目标的行动取得适当平衡的情况下，你才能在生活的各个方面做出更多的成绩。
接受一项新挑战，必须用一定时间的思考，要写出书面计划，和上司、同事或下属讨论一下。尤其是要和对这项工作有所了解，或者有实际经验的人进行讨论。
工作当中应当想象老板对你现在做的工作是否要求限期当天完成，或者应提前一天？注意，按时圆满地完成每项任务，可以树立追求事业的名誉，全神贯注在你现在最紧要的工作上，在完成当前工作之前，把未来的一切工作都忘掉。列出全部完成的工作清单，以便进行考绩评估时提醒上司。
有的公司的员工为了给顾客提供最佳服务，会答应顾客一些很难办到的事。如果允诺没有实现，往往引起顾客的不满，使自己也陷入尴尬境地。这提醒我们，不要陷入承诺太多的圈子里。
你认为一天可以对顾客作出答复时，告诉他们需要三天。要知道三天之内会出现许多意想不到的情况，当你在一天内完成允诺，把结果送给顾客时，你会给顾客留下良好的印象。
所以要懂得适时说“不”的重要性，只有这样，你才能有时间做自己最重要的工作，并在接受一项工作或者被分配某项指定任务时有绝对的把握。善于控制时间的人往往会花费一些必要的时间，对可能出现的结果多方考虑，这样才能在处理问题时，站在最有利的位置。
工作时间太多往往会引起家人的不满，引起家庭失和，这也会给你造成很大的损失。在工作中保持各种平衡是非常重要的。要想成功地控制生活，就必须对你花费时间的情况，做一番建设性的忠实评价。针对自己浪费时间的情况予以各个击破。当你能够支配你的一切活动时，相信最重要的成功因素就是你愿意把坏习惯去掉。
想一想，世界上每个人的时间都是一样的，而人和人的成就的差异可谓天渊之别。这该让我们猛然醒悟，做出成就的关键不在于你花了多少时间，如果是那样，那么世界上大多数人的成就应该差不多了。我们该知道关键不在这里。
我们应该反省一下自己：是不是太忙碌了？这种忙碌到底给自己带来了什么？是不是在身心俱疲的同时却忽略了效率？当你感到永远有做不完的事情，当你感到自己像个陀螺永远转个不停、都快把自己转晕了时，你真该静止下来，冷静地想一想，自己是不是陷入了一个恶性循环的怪圈；要让自己的脚步慢下来，用宁静的心态、从容的脚步去做事，你反而可能会获得比过去更高的成就。