当台湾新冠肺炎疫情大暴发时，我还发现一个有趣的现象，朋友群在聊天软件LINE上读消息和回复消息的速度好像都比过去更快了。这或许是因为，大家在家上班，无时无刻不坐在电脑前。

为什么要写工作日志？

这让我想起多年前，我在台积电上班的一段小故事。记得有一次，我们的单位要做人力资源盘点，因此主管想知道每个人做了哪些事、这些事花了多少工时。于是，主管要求我们每个人制作工作日志，每天都要做，以小时为单位记录工作内容。假设你今天上班八小时，你就要把八小时做了哪些事都记录下来。你不用写得很细，但至少要清楚记下工作事项内容。另外，工作日志也要特别区分“项目工作”和“例行工作”。

这样的工作日志，当时让我觉得很不舒服，怎么说呢？首先，我们每天工作都很忙，还要花时间写日志；其次，这似乎也意味着主管对我们不信任，所以要我们写工作日志，这样主管才会放心。

大概写了两个星期后，主管就与我们一起讨论每个人的工作日志，讨论的问题分别为：

① 你做这项工作花了几个小时？可以描述一下工作内容吗？有没有可改善的空间？

② 这项工作价值高不高？如果价值不高，是否就不要做了？或者，可以转交给谁来做？

③ 有些简单的项目，花费的时间理应不长。若这些项目花费的时间特别长，这时就要讨论：为什么你花了这么多时间？造成目前情况的真正原因是什么？你是否需要协助？

④ 若是例行工作，你就要思考如何减少工作时间。若是项目工作，缩短工时就不太可行，这时你就要思考如何投入更多的资源，以协助自己达成项目目标。

经过这一番讨论，我们就发现，有些工作真的值得改善，而有些原是员工默默在做的工作也会借此机会被主管知道。经讨论后，或许就可以把某些工作取消或外包，把精力聚焦在更有价值的事项上。

当时的这段经历，虽然可能也有不信任的氛围在里面，但最后呈现出来的成果其实都是主管在协助大家提升工作效率、把时间花在重点工作上，处理没有价值的工作才好把时间花在有价值的事情上。

回到疫情下的远程办公，如果之前主管对员工的工作成果没什么信心，那在开始远程办公后，主管跟员工之间的不信任感就会更深。

工作日志是管理工具

远程办公，不只是办公空间改变了，工作思维也要调整。不论是管理者还是基层员工，都要调整思维。写工作日志的真正目的不该是监督或管控员工有没有偷懒，而是通过工作日志了解大家在工作上有否遇到问题，然后一起改善，让所有员工一起朝着组织的目标迈进。只是在运用工作日志的同时，也要考虑员工的感受与工作负荷。

那么，要如何取得其间的平衡呢？我分享三个技巧，供主管和员工参考：

① 以小时为单位写工作日志，区分例行工作与项目工作。为了避免增加员工写工作日志的负担，建议写出彼此清楚的工作事项即可。

② 刚开始写工作日志，建议每天写一次。等主管与员工之间累积更多信任之后，再改成两天一次、一周一次，逐渐降低写工作日志的频率。

③ 若不写工作日志，员工就要让主管知道自己每天的工作成果。成果较少的同事也要主动跟主管报告：是什么因素让当天的工作成果减少。日常沟通可以强化员工与主管之间的信任。

填写工作日志，可能会让员工产生负面想法：是不是主管不信任我，担心我上班时间都在处理私事；是不是主管觉得我的工作成果不如预期，所以想用工作日志监控我。

换一个角度想，工作日志可以帮助我们检视自己的工作效率。写工作日志，类似记账。很多人说，工作几年了都没存下来钱，不知道钱花去哪里了，因此每天记账，一阵子之后，就会发现原来钱用来买衣服、首饰……如果要省钱，就要控制开支。而如果没有这样的记录，就很难知道资金的去向。写工作日志的思考方向，就跟每天记账的思考方向一样。

以这个角度来说，写工作日志，对员工、对主管、对组织其实都是有帮助的。弹性填写工作日志，也有助个人检视工作状况。通过书写工作日志来反思与沉淀真的是一件很棒的事。