很多人认为书信（letter-writing）是一个非常简单、容易掌握的写作类型。但恰恰相反，书信是最难的写作形式之一，需要很多耐心和练习来掌握其细节技巧。实际上，英语语言里鲜有优秀的书信作家。书信构成了演讲的直接形式，并且可被称作远距离谈话。根据形形色色的主题、写信人、写信时的情绪、不同社会阶层的收信人，书信的格式千变万化。因此没有固定规范来限制信的长度、风格和主题，仅在书信范围和目的方面有大致的参考。除此之外，控告书的格式告诉了我们哪些习惯和先例应被准许。

所有对书面语有了解的人都应该知道写书信的原则，因为几乎每个人都会有需要联系远方的朋友或熟人的时候。然而，相对来说很少人会选择其他的写作形式来实现这一目的。

在以前，如果一个文盲需要联系亲朋好友，他（她）会找一名在学校工作的教师代笔。但这么做有一个缺陷，那就是，所有的秘密都必须经他人之笔才能到达收信人手中，而秘密时常会遭到泄露。

现如今，很少有文化程度低到不会读书写字的人。无论他（她）的文化程度如何，自己写信都比找人帮忙写强。就算一封信写成这样：

例1

deer fren, i lift up my pen to let ye no that i hove been sik for the past 3 weeks,hopping this will findye the same.

（亲爱的朋友，我写这封信是想告诉你，我已经生病三周了，希望你启信安康。）

在了解写信人的心意，以及他（她）尽自己最大努力不依靠他人亲自动手的事实后，拼写和结构上的错误也变得可以原谅了。

任何书信的种类、内容和口吻都取决于写信的场合、写信人和收信人的身份。随意还是正式、朴实还是华丽、轻松还是严肃、开心还是沉重、宣泄情感还是就事论事，都取决于这三个条件。

写信最首要、最重要的要求是自然和简单。一封信不应带给读者紧张的阅读感，而应是写信人思想的自然倾泻。我们不喜欢聊天时刻板呆滞的人，同样，读者也不喜欢刻板呆滞的信，如果一封信的口吻如聊天般轻松的话，那么它立马就能吸引读者的注意力。

优秀的书信作者写出的信也是优秀的，因为这样的信自然地表达了作者的想法。他（她）无须思考措辞，词汇和他（她）的想法一同喷涌而出。当你给你的朋友约翰·布朗写信告诉他你的周日过得如何时，你不会去刻意搜寻字眼，或专门学习固定短语来讨好或惊艳布朗。你只会说你如何度过那一天、在哪里、和谁在一起以及当天发生了什么，就像他在你面前听你说话一样。这样一来，你的信就很自然，而正是这样的信才符合书信往来的精神。

书信种类繁多，每种书信的称呼和构成都不同。然而，无论哪种书信都需遵循“自然”这一原则，也就是说，写信人绝不应在信中塑造虚伪的形象。一名受教育水平有限的普通街头劳工将自己伪装成博学多才的大学教授是愚蠢且徒劳的行为。他可能有一颗聪明的脑袋，但绝不像大学教授那样接受了良好的教育。除此之外，他也缺少社会给大学教授带来的光鲜的外在。在写信时，普通劳工需谨记的是，无论这封信是写给谁的，人们对此的期望就是一封出自劳工的信。人们也不会试图从信中寻找查斯特菲尔德勋爵(1)或格莱斯顿(2)的语法结构或遣词造句的风格。写信人还应时刻牢记的是这封信的写作对象。如果这封信是写给大主教或一些教堂高级圣职人员、国家高级官员的话，信中的用语显然不应该和他写给密友约翰·布朗的用语相同，就像他不能对大主教用“Dear John”这类表达一样，他也不能用称呼朋友和日常熟人的词来称呼大主教。不过，写信给大主教也并不需要专门去钻研，这与写信给一个普通人没有太大差别，所有的人需要知道的就是正确称呼的格式以及如何最大限度地使用他们有限的词汇量。以下是这样一封信的模板：

例2

17 Second Avenue, New York City.

January 1st, 1910.

Most Rev. P. A. Jordan, Archbishop of New York.

Most Rev. and dear Sir:

While sweeping the crossing at Fifth Avenue and 50th street on last Wednesday morning, I found the enclosed Fifty Dollar Bill, which I am sending to you in the hope that it may be restored to the rightful owner.

I beg you will acknowledge receipt and should the owner be found I trust you will notify me, so that I may claim some reward for my honesty.

I am, Most Rev. and dear Sir,

Very respectfully yours, Thomas Jones.

请看这封信的简洁程度。琼斯并未向大主教建议如何寻找失主，因为他知道大主教会采取怎样的措施，也就是在布道坛上宣布这件事。如果琼斯能靠自己找到失主的话，他也就不会求助于大主教了。

这封信确实和他写给布朗的信不一样。尽管如此，这封信简洁，没有过于亲昵，是一份朴实的声明。并且，它和加上了修辞以及有着“充满学识的、惊人的用词”的信一样，都能表达写信人的想法和立场。

书信可以分为以下种类：友人和熟人之间的信件、商业关系的信函、公职人员的官方信、教师的教诲信以及那些讲述每日要闻的信，即新闻简报。

友人之间的信件（Letters of friendship）是最常见的信件种类，它们的风格和格式取决于写信人和收信人之间的关系和亲密程度。给亲朋好友写信时，人们在开头和结尾可能都会用到对话中最常用的称呼，无论这个称呼是亲昵的还是戏谑的。然而，人们还是应该保证自己的语言在得体和规范的领域内。信件和对话不同的是，说出的话语只会进入谈话对象的耳朵，而写下来的词句则有可能被他人看到。因此，最好永远不要写任何他人看到会有损你形象的内容。你可以在信中用快乐的、玩笑般的、诙谐的语言倾诉你的感受，但千万不要使用低级的语言，尤其不要使用任何有伤风化的。

从信件涉及的利益来考虑的话，商务信函（Business letters）无疑是最重要的。商业人士及企业的形象常常取决于他们与合作方的商务通信。很多情况下，相比发展贸易和商业利益、争取客户，信函能让人们自愿地转向对他人有利的情形。模棱两可、敷衍了事的语言是成功路上的绊脚石。商务信函应该做到清晰简洁、一语中的。除此之外，最重要的还是诚信，不要给对方错误的印象，或者让对方寄希望于无法实现的奖励。和商务活动一样，在商务信函中诚信永远是最好的原则。

官方信件（Official letters）几乎都是正式的。它们应该做到清晰简洁、语气庄重，这样能让人们对国家法律和国家机构更尊重。

用来教导他人的信件（Letters designed to teach）和教诲信（didactic letters）属于同一类书信。它们不过是以信件为载体的文学，一些大作家通过这种形式更好地强调他们的思想和观念。这一写作形式的最有名的例子就是查斯特菲尔德勋爵给儿子写的礼节方面的书，这本书是以一系列书信的形式构成的。

新闻简报（News letters）的作用是讲述世界各地见闻、报道报社接收到的各类仪式和活动信息。我们时代的一些大作家就是新闻工作者，他们的文笔流畅易读、诙谐幽默，能让读者屏气凝神，从头读到尾。

一封书信的主要部分为：

1. 信头（the heading or introduction）；

2. 正文（the body or substance of the letter）；

3. 结尾（the subscription or closing expression）和署名（signature）；

4. 信封上的地址（the address or direction on the envelope）。

对于书信正文来说，没有固定的格式或规范要遵守，因为这取决于书信的性质以及写信人和收信人之间的关系。

其他三个部分则有按照习俗要遵守的特定的规范，所有人都应该熟悉并了解这些规范。