会议最简单的概念，就是面对面交换意见，具体地说，就是企业中的有关人员，就某个议题，在指定的时间、指定的地点，进行面对面讨论，形成某种结论。

据专家估计，在企业行政管理方面用于开会的时间多达1/3，几乎没有一家企业没有一天不举行各类大大小小的会议。会议成为一个企业正常运行的必要手段，成为一个企业议事决策的主要方式。尽管通讯手段的发展减轻了面对面交换意见的“会议负担”，但随着企业经营内涵的深化和经营业务的扩张，又不得不以会议的形式共商大事。因此，我们无法取消会议这种形式。

开会的目的在于集思广益，沟通意见，纠正偏差，统一意志，提高行动能力，进而促进问题的解决。我国因为诸多方面的原因，一直以来存在“会海”的毒瘤。这里所指的“会海”，是指那些又臭又长、议之无物或议而不决的形式主义会议；最后，导致许多会议皆流于发纪念品的行动。这个毒瘤的存在，严重影响企业的决策，必须马上切除。

因此，企业需要加强对会议的管理，包括会前准备、会中任务和会后工程，以提高会议效率。

准备工作

任何会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，“凡事预则立，不预则废”。对会议做出事先安排与准备，是提高会议效率的必要条件。会前准备工作的程序如图4-1所示。

图4-1会议准备程序

中小企业的例会，准备工作不十分复杂。而对一些重要的大型会议，往往需要从办公部门抽调人员组建筹备组，严格按程序做会前准备。所以，会前准备要视具体会议规模和重要性而定。在这里，把握会前准备要领是很重要的。

1.明确与会者

对企业来说，真正创造价值的领域是生产经营过程，而不在会场上。减轻每个企业成员的会议负担，无疑是一种人力资源的节约，使更多的人能为企业创造价值。现实生活中，很多人把开会当作一种“待遇”，当作一种身份和地位的象征；更有一些人习惯于在会议桌上实现自我价值，寻找自我感觉，寻求各自所要的东西等，结果使会议流于形式，或议而不决。提高会议效率，应从确定与会者开始。

应该把每一个与会者当作一项“资源”，而不是一种“名分”。资源的利用按“需要”而定。确定与会者的关键，不在于谁有资格参加，而在于弄清谁必须参加，即弄清下列有关问题：

·与会者与会议所要实现的目标是否负有直接或主要责任；

·与会者同会后的行动是否直接相关；

·与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化；

·与会者是否有能力或有权力形成一项决议；

·与会者是否多余或可有可无；

·与会者是否能全身心投入会议；

·与会者是否会妨碍会议总体成效；是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量。

此外，必须有效地控制与会者人数，一般人数越多，与会者的参与意识越弱，会议的效果越差，甚至有负面效应。所以，人数多于20人，就应该设法分组讨论或设分会场。

2.选择开会时间

不可能找到一个时间，对所有人、对所有会议都合适。但是，确实需要考虑开会时间的选择，以保证全体与会者能够按时出席。选择开会时间，要领如下：

·事先做一个调查，把握全体与会者方便的时间段。任意安排一个开会时间，可能会打乱某些人的日程安排；

·选择与会者中关键人物最佳的时间开会，以保证这些关键人物集中精神开好会议；

·避免会议召开期间与企业重要的经营活动冲突，或者避免会议打乱企业工作的正常运行。保证生产经营活动中的关键人物能有充分的时间做出安排，不至于因出席会议而影响企业效益；

·力求开短会，不要把会议时间拉得过长。人们能集中精力的时间是很短的，会议时间超过一定限度其效果递减。如果议程太长，连续开会时间超过半天，就应设法分成两个时间段。

此外，还应该注意把握开会的时机，有些时效性很强的会议，要尽早安排；有些需要深思熟虑的会议，可以拖后召开。

3.选择开会地点

也许企业内的会议室或办公室是最自然的开会地点，但不一定有助于达到开会的目的。熟悉的开会地点，往往不利于人们打破原有的思维模式，开创性地出谋划策；易于利用的开会地点，有时难以激发人们的热情，去积极思考和讨论问题。会议地点的物质条件、文化氛围，会潜在地影响每一个与会者的情绪，进而影响会议的质量。此外，开会地点的选择，还应考虑下列硬件条件：

·会址必须考虑距离的远近，以及路线、交通上的方便，使与会者能按时到会；

·会场内外能保持安静，并且有良好的通风和照明设施，以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒的头脑，集中精力参与会议；

·会场的空间必须够大，平均每个与会者拥有2平方米为宜。空间过大，彼此难以亲近，会议气氛会受影响；

·外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用支出，考虑衣食起居的舒适，等等。

4.拟定议事日程

并非所有会议都必须拟定书面的议程，但是，与会者应该事先了解议题或会议主要讨论事项，以便有所准备。

议程即会议的程序表，其中包括会议内容，讨论事项，与会者姓名，各项事宜的时间分配，开会时间和地点等，如表4-1与表4-2所示。

表4-1会议议程示例

表4-2销售人员会议议程

××制造有限公司

会议通知

2000年10月8日

送：销售代表：

销售代表会议将于2000年10月10日星期五，在总公司的营业主任办公室召开，14点30分开始，请届时出席。

议事日程安排如下。

营业主任张立本主持会议

议事日程

1．说明何人因何事不能出席

2．讨论春季将上市的最新畅销货

3．报告原有产品的修订价格

4．考虑简化呈送月统计表的方式的建议

5．其他事项

议事日程通常由会议主席拟定。在拟定议程时必须考虑下列要点：

·重要的议案或事项，必须列在整个议事日程的前项。反之，不重要的事项，靠后讨论；

·必须合理分配各项议案或事项的时间，尤其要为重要的事项留出足够的时间；必要时标出各议案的时间分配，以便会议主席及与会者控制时间；

·每次会议议程不必太杂，内容不必太长，以提高会议的成效。必要时可以考虑分两次开会，或分阶段讨论同一个议案；

·议程的目的在于提醒与会者注意，并为开好会议早做准备，所以，议程应提前4~7天交至每一位与会者。一些企业把会议通知与议程合而为一，同时通知与会者；

·如果会议很重要，在时间允许的情况下，可以事先要求与会者作何种准备，并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上，送发全体与会者；

·提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间；

·会议持续两个小时以上者，应考虑在议程中安排中间休息时间，并注意在会议结束后，留出一定的社交时间。

5.会场布置

会场布置主要包括会场空间安排，会议座位安排，以及会议用品和设备调配：

·会场空间安排，必须便于与会者进出，并使整个会场格局紧凑与和谐；

·会议座位安排应考虑会议的目的。会议的目的，不外乎单向传递信息，包括发布新闻、下达指标、做报告、传达精神等；多向讨论问题，包括审议、决议与联谊等；双向沟通交流，包括讲授知识、教育培训、解释某事、提问题与答疑等。

——单向传递信息会议的座位排列方式如图4-2所示。

图4-2单向式座次

——多向讨论问题会议的座位排列方式如图4-3所示。

图4-3多向式座次

——双向沟通交流会议的座位排列方式如图4-4所示。

图4-4双向式座次

·会议用品与设备调配工作十分细致，关键是要做好登记，以免丢失，或者万一丢失，便于查找，便于购置。会议用品及设备登记如表4-3所示。

表4-3会议用品及设备明细表

6.会议通知

会议一旦决定召开，应及早印发会议通知单。通知内容包括会议地点、时间、出席人员、会议内容或议程，等等。并且指示与会者尽早给予答复，或返还出席会议的回执，以便会务组统计出席者名单，如表4-4与表4-5所示。

表4-4会议通知单

表4-5开会通知单

7.会前审核

会议的一切准备工作就绪之后，必须作最后的会前审核，以免出现重大的疏漏。

召开过程中的任务

会议召开过程中有许多会务工作，这些工作主要是“会议签到”，“会场服务”和“会议记录”，等等。这些会务工作的好坏，将影响到会议的效率。

1.会议签到

参加会议人员在进入会场时一般要签到，会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的工作。它是出席会议的人员到会的第一件事，也是会中任务的重要内容之一。会议签到一般有以下几种方法：

·簿式签到。与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员要逐项填写，不要遗漏。簿式签到的优点是便于保存，便于查找。缺点是只适用于小型会议。一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到工作量大。

·证卡签到。会议工作人员将印好的签到证发给每位与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在证卡上签写好自己的姓名，进入会场时，将证卡交给会议工作人员表示到会。一些大中型会议多采用证卡签到的方法，这样可以避免临开会时签到造成拥挤。

·会议工作人员代为签到。会议工作人员事先造好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名后画上记号，表示到会，缺席或请假人员也要用规定的记号表示。例如，用“1”表示到会，用“0”表示缺席，用“×”表示请假等。这种会议签到方法比较简单，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会者，所以这种方法只适用于小型会议和一些常规性会议。一些大型会议与会人员很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个讯问到会人员的姓名很麻烦，所以不适宜采用这种方法。

·座次表签到方法。会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位填上与会人员姓名和座位号码，参加会议的人员到会时，就在座次表上消号表示出席。印制座次表时，与会人员座次安排要有一定规律，如从×号到×号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中在一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人在签到时就知道了自己的座位号，起到引导座位的效果。

·电子计算机签到。计算机签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续在几秒钟内即办完，并将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电子计算机签到是先进的签到手段，一些大型会议都采用计算机签到，但由于计算机在我国普及的范围还不广，所以采用计算机签到不够普遍。

会议签到结束后，立即进行统计，填写“出席会议情况报告表”，交有关主管批示。出席会议情况报告表如表4-6所示。

表4-6出席会议情况报告表

2.会场服务

会场服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要一环，会场服务工作内容很多，一般包括以下几点：

·引导座位。大多数会议，与会者的座位都是事先安排的，与会者应该坐到自己的座位上，或者将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座。参加会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。

为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”、在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者顺利地找到自己的座位。

·分发会议文件和材料。会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中，如果文件材料事先已准备好，可以在与会者进入会场时，由工作人员在会场入口处分发给每位与会者，也可以在开会之前在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，分别负责文件材料的分发和收还。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。

·内外联系、传递信息。会议进行中，不是与外界隔绝，需要会议工作人员进行内外联系，传递信息。如有关部门的紧急情况要转达给与会同志，传递信件、接电话等。在内外联系、传递信息中，会议工作人员应该注意会议内容的保密，一切需要保密的会议内容不可泄露出去。会议工作人员说话要有分寸，谨慎行事。

·维持会场秩序。如制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点安全等。

·处理临时交办事项。会议进程中，可能会发生一些出乎意料的临时变动，会议工作人员应及时向领导请示，并根据领导的指示采取应急措施，妥善处理。

·其他服务工作。及时准备好会议期间所需的物品，如笔、墨、纸张等。保证会场光线、会场卫生，准备好会场摄影留念，等等。时间较长的会议还要为与会人员准备好茶水。

会场服务工作内容很多、很杂、很细，并且不同规模、不同类型、不同级别的会议服务内容也不一样。会场服务工作的好坏，直接影响会议效果，这就要求会议工作人员认真负责，对会场服务工作做周密的安排。

3.会议记录

任何会议都应有记录。会议记录包括两部分内容，第一部分是会议的组织情况，包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等。第二部分是会议的内容，包括会议议题、讨论发言、形成决议等。会议记录真实记载会议的情况，客观地反映会议的内容和进程，是重要的档案材料，不仅为会议简报、会议纪要的撰写提供素材，也为日后分析研究会议议题提供依据，还是检查会议决定执行情况的凭证。因此认真做好会议记录，具有十分重要的意义。

会议记录有两种方法：一种是摘要记录，一种是详细记录。一些日常性的工作会议多采用摘要记录，摘要记录不是每言必录，而是抓住重点，摘录要意，如发言要点、结论、会议通过的决议、决定等。

详细记录要求有言必录，不仅要记录要点，而且要按照原话记录下论述要点的材料和论证。

会后工作

会议能否取得成功，不仅在于会前准备是否充分，会中服务周到与否，而且还在于会后工作做得好坏。一次会议即使进行得很顺利，结束后如不及时做好会后工作，善始而不善终，同样会影响会议效果。会后工作包括两方面内容：一是整理会议记录、撰写会议简报和会议纪要。二是会议内容总结、会议文件的立卷归档，会务经验总结以及检查催办等。以上是会后工作的一般内容，会议工作者要按部就班地逐项做好，不要遗漏，也不要拖延。

1.会议简报

会议记录是会议的原始材料，是会议内容的客观反映，必须完整、准确、工整。但现场记录速度快，工作紧张，尤其是详细记录，有话必录，记录人员不可能一笔一画，书写工整；有些即席发言的记录，口头语也很多，因此需要对会议记录做整理。整理时要对会议记录进行全面检查，对错字、别字、漏字、字迹不清的地方要改正和补写，把速记符号变为文字，简写的专门术语也要补充完整；将发言人的口头语改为书面语言；句子不通顺和条理不清晰的地方，要在不改变原意的条件下做适当调整；对会上没有弄清楚和发言者表达不清的地方，要找到有关人员核对。

在整理会议记录的基础上，认真撰写会议简报。发会议简报是为了交流情况，提高会议的质量。会议简报要认真地反映会议情况，不夸大不缩小。文字要简练，篇幅要短小，选择会议中的一些重要问题而不是像记流水账什么都写。

简报印制数量和发送范围应视简报内容而定。简报发送前，一些重要的发言要送发言者阅览，避免曲解原意。

会议简报编排时，应编上整个会议的总顺序期号，以便将来分类归档。

2.会议纪要

会议结束后，一般要由秘书人员根据会议宗旨撰写会议纪要，并印发给参加会议的有关部门，以便更好地贯彻会议精神。会议纪要的内容可分为两部分：

第一部分是会议的情况简述。用简练的语言介绍会议的时间、地点、参加会议的人员，开会的目的，会议讨论的问题以及会议结果，以便人们对会议有整体了解。这部分内容不是会议纪要的重点，必须写得简明扼要，篇幅不要过多。

第二部分阐发会议主要精神，是今后贯彻执行会议精神的依据。这部分是会议纪要的主体，具体阐述会议讨论的问题，有代表性的意见，基本结论，会议所作出的决定等。

会议纪要的写作要求是“纪实”和“扼要”。所谓“纪实”就是忠于会议实际。所谓“扼要”，就是对会议基本精神的提炼和概括，既要反映会议的情况，以及企业领导人的指示，又要做到综合其要，条理清楚，有主有次，不能写成会议记录。撰写会议纪要还要求语言精练、朴实，不拖沓、浮华。

会议纪要写好并经领导和有关人员审阅后，应及时发给与会人员和会议内容涉及的有关部门。印发会议纪要也有两种方式：一是将会议纪要全文印发给与会人员和有关单位；二是只摘录有关内容印发给与会人员和有关部门。具体采用哪种方式，视情况而定。例如，会议纪要的内容具有较强的整体性，在逻辑上难以分割，摘录其中的一部分就会意思不明确，甚至产生歧义，而且会议纪要的全部内容都可以让与会人员和有关部门知道，没有必要保密，这种情况下，可以印发会议纪要的全文。如果会议纪要的内容具有较强的机密性，或涉及几个部门，为保密起见，可以不印发会议纪要全文，只摘录有关内容印发给与会人员和有关单位，以防泄密和造成部门之间的矛盾。摘录会议纪要的内容，一般需要加上引言和上、下款，以便使意思更清楚，才能印发各单位和与会人员。印发会议纪要、决议、通知可编顺序号，并视会议内容注明密级。

3.检查催办

会议议定事项的检查催办，是为了使会议精神落到实处，防止有关单位不重视会议交办的事项，长期拖延，甚至从自身局部利益出发，对会议交办的事项采取抵制的态度，故意不办。

做好检查催办工作必须依靠一整套科学的方法和制度来保障：一要加强催办人员的责任感，这就需要健全责任制，明确分工，责任到人，一人负责一项或几项催办工作，并设专人负责催办工作，及时了解催办情况，解决出现的问题；二是健全登记制度，建立催办登记簿，逐项列出检查催办的事项，并由催办人员根据实际情况，定期记载催办事项的进展状况；三是建立反映汇报制度。催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式定期或不定期向领导反映催办事项的落实情况，遇到紧急情况应立即汇报，不能耽误，对于一些重大问题不能自作主张，要听领导的指示。

检查催办的具体办法多种多样，常用的有发催办通知单，打电话催办，直接派人检查催办。催办通知单上一般要写明催办内容、催办日期、受催单位、办理情况、联系人、联系电话等，并按顺序编号，如表4-7与表4-8所示。

表4-7会议决定事项催办通知单

表4-8会议决定事项催办通知单

做好催办工作，要坚持两点论和重点论相结合，既要突出重点，抓好一些重点事项和重点环节，又不能忽视其他事项和环节。催办人员进行催办工作不仅要发挥自己的主观能动性，还要注意取得领导的支持和帮助，依靠领导同志排忧解难会使催办工作进行得更顺利。