企业办公室是一个运用协调的方法发挥参谋和助手的作用，使整个企业科学、高效、有序运转的综合服务部门。当代企业的组织机构中，企业办公室具有独特的作用。在我国由计划经济向市场经济转型期间，由于各个企业的经营机制不同，企业办公室的组织形式也有差异，从总体角度来看，主要有两种类型，即综合型和分立型：

（1）综合型。即一个企业设一个办公室，统一承担企业的办公事务，并负责整个企业的上传下达和对外联络，例如，经理办公室或厂长办公室。

（2）分立型。即一个企业根据自身的需要，设立两个以上的办公室分别为不同的部门服务，如总经理办公室、副总经理办公室、企业管理处等。

在企业的组织结构中，办公室是企业行政管理活动的中心，处于枢纽地位。从某种意义上讲，企业办公室是企业的综合部、参谋部、协调部、联络部和服务部，起着承上启下、协调左右、传递信息、联络群众的作用，其重要地位具体表现在：

（1）企业办公室是企业的智囊中心。它协助企业领导制定发展规划，参与目标管理，为领导提供参考方案和决策依据，并同领导一起抓好企业的各项工作，以使本企业稳步发展。

企业办公室的工作不同于企业的一般职能部门，它具有以下几个特点：

①综合性。企业办公室作为企业的一个重要机构，涉及的范围非常广泛。它既要承上启下地协调沟通，又要同外部进行联系；既要参与行政决策，又要管理事务，具有很强的综合性。

②繁杂性。企业办公室的工作通常是繁杂而具体的日常事务，不但涉及企业的经营决策、生产管理、技术合作和涉外经营等各方面事务，还包括会议组织、文件收发、电话转接、礼仪接待、车辆调度等各种事务性工作，需要分门别类地加以处理。这些事务虽然烦琐，但却十分重要，是整个企业行政活动不可缺少的组成部分。

③服务性。服务性是企业办公室工作的一个重要特点。作为一个承上启下的综合事务机构，企业办公室既要服务于企业的最高决策层（例如，公司的董事会），又要服务于企业的基层部门（例如，对车间、班组的生产工作进行协调，提供便利）等。

④严谨性。企业办公室的工作尽管头绪繁多，但现代企业的发展，要求企业办公室的工作事事有交代、件件有落实。任何草率从事的做法都可能给企业造成无法挽回的损失。

办公室的4种职能

作为企业的综合管理部门，企业办公室的职能涉及许多方面，范围十分广泛。一般而言，主要有协调、信息处理、决策参谋和综合事务管理四个方面的职能。

1.协调职能

协调是企业办公室的首要职能，它渗透到办公室工作的方方面面，并在一定程度上影响着其他职能的发挥。在企业的组织结构中，企业办公室处于承上启下的地位，了解企业领导的意图和基层部门的需要，使它具备了发挥协调的条件。在任何时候，企业的内部关系和外部环境都是处于变化之中，在市场经济的条件下，更是如此。这就要求企业办公室通过多方协调以达到全面平衡，从而使企业外部有一个和谐的社会环境，使内部配合密切、高效运转。一般来说，企业的社会化、专业化程度越高，对协调工作的要求也越高。因此，企业办公室在进行协调时应遵守以下几个原则：

①总体性原则。是指通过协调、沟通使企业内部各部门的工作统一步调，为企业的总体目标服务。作为企业的组成部分，各个部门都希望自己的工作受到重视。然而，从全局出发，总有主次之分，急缓之别。因此，在协调中局部与全局发生矛盾时，必须说服有关部门做到局部服从全局。

②上下一致原则。是指对上对下负责的一致性。企业办公室既要为领导服务，也要为各职能部门和群众服务。当企业领导的决策在实施中遇到阻力或引起群众不满时，应立即进行调查研究，及时将事实真相报告给领导，以便迅速纠正。

③不干预原则。是指在为领导决策服务中，企业办公室应注意于收集信息、协调矛盾、督促检查、催办实施，为领导提供决策备选方案等参谋的方式，而不是干预决策。企业办公室必须按照领导的意图办事，严格遵守不干预原则，决不能有“越位”行为的发生。

2.信息处理职能

信息处理是企业办公室的一项重要职能。其主要任务在于通过对与企业有关的各种信息进行去伪存真、去粗取精的筛选，从而为企业领导者的正确决策提供依据，为企业各个层次的工作服务。

随着经济的发展，企业办公室信息处理的职能也在不断增强。企业的经营离不开信息，行政工作的成效也取决于对信息的掌握和利用程度。在一定意义上说，有效的信息是企业无形的财富。当今，企业办公室信息处理的职能已经越来越被现代的企业管理者所重视。实践证明，加强和改进企业办公室的信息处理工作，特别是现代办公设备的应用，将大幅度提高企业信息的质量，从而使企业的生产工作获得高效率。因此，一个企业要提高行政效率，获得良好的经济效益，就必须高度重视企业办公室的信息处理工作。

企业办公室的信息处理过程是一个系统的流程，一般包括以下几个环节：

①信息的收集。这是企业信息转换的第一步，也是企业信息处理工作的一个重要环节。它的任务是将分散的原始信息集中起来，成为全面、系统、可靠的信息资料；

②信息的加工。信息加工是信息处理工作的主要内容，它指用科学的方法，对大量原始信息进行分类、比较、综合和筛选，使之具有可用性，以适应企业管理工作的需要；

③信息的传递。经过加工的信息，需要迅速向外传递，以便向企业领导报告情况或向其他部门提供服务；

④信息的储存。信息的储存是把已收集、加工、处理的信息，以文字、图像、数据的形式，借助计算机和各种媒介记录、储存下来，以便随时利用；

⑤信息的输出。就是企业办公室将处理好的信息，按照不同的要求，编印成供企业各级领导和管理人员参考的报告、文件和资料；

⑥信息的反馈。它是指把企业办公室输出的信息的结果返送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。

3.决策参谋职能

现代企业领导者的首要任务就是进行企业行政决策，为企业的生存和发展开拓进取。企业办公室作为直接替领导服务的参谋机构，在企业领导决策过程中具有不可取代的地位和作用。它的这种决策参谋职能，更多地体现在为企业领导提供周详的信息和拟定决策备选方案上。

决策是企业行政管理的核心，它关系到企业总体目标的成败。科学的决策至少要具备三个前提条件：一要有全面而可靠的信息；二要有科学的决策程序；三要有专家和助手的辅佐。只有三者紧密配合，才能实现真正科学的决策。

企业办公室的决策参谋职能正是表现在为企业领导创造以上的条件。它在掌握大量信息的基础上，运用集体的智慧，进行系统分析和精心设计，为领导提供科学、可行的备选方案。只有从实际出发，综合利用各种信息，把握决策对象的本质，才能使企业领导能从备选方案中做出最佳选择，从而获得最佳的经济效益和社会效益。

在决策制定后，企业办公室不但应协助领导控制决策的实施，而且还要根据具体实施情况及时，准确地反馈信息，协助领导进行追踪决策，以使整个决策的实施少走弯路，尽可能顺利、圆满地实现目标。

4.综合事务管理职能

综合事务管理是企业办公室的一项基本职能，同时也是其作用的重要体现。因为，除了协调、决策参谋和信息处理以外，企业办公室的职能更多地体现在对日常事务的处理上。这一职能的强化，在企业内部将使企业办公室成为沟通上下、协调左右的“枢纽”，在企业外部使企业办公室成为联络社会、展示形象的“窗口”。

企业办公室常规的综合事务管理职能主要表现在：

·组织好需要几个行政部门协同办事的综合性工作；

·处理好那些分散尚不明确又无主管部门的工作；

·组织好全企业范围的会议或活动；

·代表企业领导处理某项专门工作；

·组织好非专业性的规章。

此外，企业办公室在综合事务管理中还要注重同职工建立各种固定的沟通渠道，包括：

·与职工代表对话；

·设立建议和意见信箱；

·组织各种有益于职工之间沟通与交往的活动。

企业办公室的组织与管理

企业办公室是协助企业领导开展工作，为领导服务的一个有机整体。只有通过科学合理地组织与管理，企业办公室才能处于最佳的工作状态，富有成效地运转。

1.企业办公室工作的基本要求

要做好办公室的工作，必须注意以下三方面的要求：

①要有全局思想。

②要有高度的参谋意识。

③要有强烈的效率观念。

2.企业办公室的管理方式

企业办公室管理方式科学、合理与否，不仅事关其工作效率的高低和工作质量的好坏，而且还直接影响到整个企业的生产经营活动，具有极为重要的意义。因此，企业办公室应当根据企业的实际需要和自身工作的客观要求，制定出一系列合理有效的规章和制度，使企业办公室工作不断科学化、制度化和规范化。为了实现这一目标，企业办公室必须采取以下管理方式：

①责任管理。在明确企业办公室总任务的前提下，把责任分解到每个成员，克服工作的随意性和盲目性。

②规范化管理。企业办公室的每项工作都要遵循严格的规章制度。并不断总结经验，使它更加完善。例如，事务处理要按照制定的程序进行，文件格式要符合国家有关公文的规定。

③常规化管理。要明确规定周、月、季、年的常规工作，如每周的厂务会议安排，月度的工作总结，年度的生产计划以及国定假日的常规工作等。

④自动化管理。要提高企业办公室的工作效率，必须随着现代科学技术的发展，不断引进现代化的办公设备和技术，如计算机、复印机、传真机、传呼机以及缩微技术等。

企业办公自动化

21世纪已经进入信息时代，新的技术革命冲击着人类社会的一切领域，对企业的办公手段也产生了重大影响。现代的企业办公室只有通过改革办公手段，采用先进的办公设备，实现办公室自动化，才能提高工作效率和质量，适应社会经济发展的要求。

1.办公自动化的含义

办公自动化（OA），是指将各种先进的技术（如计算机技术，通信技术，信息技术，系统科学等）和设备运用到企业办公室中，形成人机信息处理系统，使各种办公活动实现科学化、自动化，从而提高工作质量和工作效率，改善工作环境。

办公自动化的概念包括以下几种含义：

①办公自动化是一个人机系统，具有现代化思想的办公人员在此系统中位于主导地位，机器、设备是必不可少的条件，并要求人机协调一致。

②办公自动化是用来使信息增值的一种手段，其程度的高低是以工作效率和工作质量为标准的。

③办公自动化的基本过程包括信息的采集、加工、传递、储存、输出和反馈6个环节。

④办公自动化是通过多种现代科学理论和多种先进技术的共同作用得以实现的。

2.办公自动化的意义和作用

实现企业办公自动化是社会经济发展的客观要求，办公自动化的意义是多方面的，主要表现在以下三个方面：

①提高工作效率和质量。办公自动化的目标在于提高企业组织结构内办公活动的工作质量和效率，最终以提高企业的经济效益来实现它的价值。办公自动化提高了收集、传输信息的时效，使原有信息增值。

②提高企业决策的准确性和科学性。在市场经济形势下，企业领导需要决策的问题错综复杂，由于主客观条件的限制，影响了他们对一些问题的判断、处理和决策，而现代办公设备的应用，为领导及时准确地决策提供了先进的辅助手段。

③节省办公费用，减少行政开支。办公自动化由于采用文字处理机、复印机、传真机等设备代替了人力劳动，使原来复杂烦琐的工作变得简捷，从而大大节省了企业行政费用。

3.实现办公自动化的前提条件

办公自动化的实现既需要先进的硬件设备，又需要现代化的人力资源和管理方法。其中最主要的是建立科学、协调的人机系统。

①办公自动化硬件设备。包括：各种类型的计算机，如文字计算机、办公计算机、个人计算机等；文字处理方面的设备，如复印机、油印机和配套装订机等；通信设备，如传真机、多功能电话机、电子邮件系统等；输入/输出设备。如图片、绘图仪、文字阅读器等。这些是办公自动化的物质基础。

②办公自动化科学理论。办公自动化理论包括计算机科学、通信科学、系统科学、行为科学、管理科学等内容。办公室的工作人员应当首先具备现代化的观念，并能够掌握各种科学知识和理论。这是办公自动化的重要方面。

③办公自动化软件基础。办公自动化不仅在于拥有先进的硬件设备，而且还要求具备符合企业需要的应用软件。这就要求企业办公人员熟练掌握办公室自动化系统的基础知识，设计适合现代企业管理的各种软件。

4.推进企业办公自动化

办公自动化是社会发展的必然趋势，国内中小企业应当根据自己的实际情况有重点、分阶段地逐步实行。

①要设计一个总体规划。企业应首先拟定一个实现办公自动化的总体规划或远景设想，确定当前的任务和长远的目标。当前的任务应定位于为企业领导迅速、科学地决策和各级部门协调、高效地工作服务。在企业办公自动化具备一定基础后，逐步建立多层次、多方位的信息互联网络，以充分发挥办公自动化的作用。

②要应用先进的办公设备。办公自动化的一个重要环节，就是办公手段由传统向现代的转型。而先进的办公设备则是办公自动化的物质条件，如果没有现代化的办公设备，也就根本谈不上办公自动化。因此，在信息瞬息万变的现代社会，企业更应当高度重视现代办公设备的应用，以不断提高办公效率，增进企业效益。

③要注意现代化人才的培训。要实现企业办公自动化，最为重要的在于培养一批具备现代意识和观念的管理人才。在科学技术飞速发展的今天，现代企业能否在激烈的市场竞争中获得成功，关键取决于企业人才的素质和经营管理水平。因此，在推广和实行办公自动化的同时，还应当运用各种科学方法，通过各种途径，培养复合型、高质量的现代管理人才。