由上及下

不论是替整个企业、一个部门或某个工作小组建立权责协定，如果从最高层的领导人开始，工作会较顺利地开展。领导人的权责协定可以为下层奠定基调、示范格式和引导流程。

企业决定建立权责协定从领导人那儿着手，便可以在任何组织，以一次一个阶层的方式，层层下推，直到最基层的员工为止。一旦领导人拟妥自己的权责协定初稿，他下面的每一位直接部属就可以开始草拟他们的权责协定，然后领导人和直接部属应该坐在一起，依次讨论每个人的协定。这个步骤有助于改进个人协定，加强团体成员对个人角色和彼此互依关系的理解，并提供一个梳理共同权责和核对重要权责有无疏漏之处的机会。

一旦所有高层管理团队成员都已完成权责协定的第二次草拟，那就到了扩大参与范围的时候了。此时，高层管理团队也许需要收集不曾参与拟订初稿者的回馈意见，可能是下属、同事或顾客；可以要求他们提出质疑、建议增删内容、修改文字等。因此，权责协定也许需要经过三次草拟，最终才能定稿。这个流程从头到尾必须维持灵活性和共同参与，以及接受批评的雅量。

由赢家着手

从赢家开始，在企业的组织中，挑选一个领导能力特别强或表现杰出、员工高度成熟且对企业有强烈责任感的单位。

然后和选中的单位资深人员或资深团队见面，和他们一起讨论权责制的利益和局限，和他们开一次会，深入讨论权责制，之后迅速地帮这个团体的最高主管发展他的权责协定。这份协定将成为其他团体成员草拟个人协定的范本。

在流程开始阶段，需要密切注意工作进度，经常提供支持和协助，推动整个流程往前走。并且应该帮这个团体总结成绩和经验，并且让整个组织知道他们的成就。

开展这项工作，刚开始时应从那些较成熟、较有把握的团体着手，而把不太成熟的团体留到最后，等到权责制已形成气候、欲罢不能，甚至已成为组织文化的一部分时，再来推动也不迟。

从小处着手，大肆宣传初步成果；引起人们注意，证明权责制切实可行，是造势的不二法门。

先评估自身

发展你自己的权责协定，亲自体会这个工具的力量和价值。

权责协定有能力帮助组织建立自己鲜明独特的文化，甚至帮助我们建立更重要的、良好的职业道德风范。归根究底，权责协定叫我们为人要正直，与人交往要有诚信；督促我们坐而言起而行，把挂在嘴上的口号和动人的辞藻化为行动，并为自己的行动负责。

利用下面这张清单，评估你本身是否已有实行权责协定的心理准备：

1.我是否愿意冒险尝试新业务？为了承担权责和责成他人负责，我预备做出什么牺牲？

2.我是否已把权责制的概念和我在组织中的角色整合在一起？我是否自愿接受权责？我是否遵守我自己的协定和要求自己负责？

3.当我与他人交往时，我的弹性有多大？我最近征求过多少人，要他们对我部门的服务、专业表现和为人处世的方式提出回馈意见？

4.作为一个领导人，我的长处在哪里？局限在哪里？

5.作为一个企业家，我的长处在哪里？我对自己在企业中的个人事业知道多少？我对组织的贡献是什么？

6.我为人是否正直？是否信守诺言？

当撰稿者一切准备就绪，打算坐下来写自己的第一份权责协定初稿时，撰稿者最好预留两三个小时的时间。如果能找到一两位熟悉自己的角色、了解自己的目标，而且愿意花工夫帮自己忙的人（自己的上司、同事或下属）来共商大计，则效果最佳。事先准备好与自己角色有关的一切文件，或部门的宗旨、目标与策略；这些文件也许是很有用的参考资料。请他们在开会之前，大家一起花几分钟讨论一下权责制的理念和原则，然后再进行权责协定的撰写工作。

开始时，请与会的人就撰稿人角色的预期结果一起脑力激**一番，可以用下列问题来引导你的工作会议：

——你的事业、你的角色、你的工作团体、你的部门为什么存在？

——你的个人权责范围是什么？

——你需要什么样的支援才能成功？

——在一个特定时期内，你所负责的具体目标是什么？

——有哪些结果对正面和负面绩效最为合适？

——有哪些障碍可能妨碍你对结果负全部责任，你如何排除那些障碍？

——你应该多久更新一次权责协定？

权责协定的文字应简洁严谨，因为文字的清晰度和简洁性十分重要。和任何事情一样，话不在多，而在于是否言之有物。虽然斟酌、商量以什么句子来写某一条权责，看来似乎是浪费时间在雕琢文字上，但这些讨论往往可以对预期成果激发出重要的新见解。绞尽脑汁地寻找正确的语句，梳理难以形容的、过于空泛的想法，是非常重要的。如果撰稿者不能清楚而完整地描述一项成果，撰稿者就必须再深思一些多锤炼自己的文字。

权责的描述越简短且越宽广越好。诀窍是把权责界定在恰到好处的层次，以便提供清晰的方向，和对利害关系者有实质的意义。针对自己的每一个事业领域或角色，描述自己希望达到的最高层次的结果。至于层次较低的结果不必言明，自然包括在内。权责声明就像一套组合碗，大碗里面套着小碗，因此当你拿起最大的那只碗时，里面套的小碗也跟着被拿起来了。这个流程也一样，一份优美的权责声明，必然暗示和蕴藏了较低层次的权责在内。

维持简洁而优雅的文字风格，避免长篇大论。尽量少用陈腐的、价值判断式的词汇，例如，极大化、最优化、有效的、有效率的、卓越的，等等。避免带有帮忙和努力的味道，却不能表达结果的字眼，例如，协助、促进、促使、加强或支持。

试比较一下下面两份权责声明：

第一份：我个人负责保证我的直接部属以团队方式有效地工作，完成生产配额，并且持续培养他们的能力，尽量扩大他们的潜能，以及他们在短期和长期内对组织的贡献。

第二份：我对我直接部属的绩效负起个人责任。

第二份声明是那一只较大的套碗。它只用了一句话，就把第一份声明冗长而累赘的细节全都包含在内，清清楚楚地交代了所要达到的成果。

每个人在下笔描述或口头叙述自己工作时，都有喋喋不休的倾向，因为人们通常对自己的工作感到自豪！不甘寂寞和渴望被认同，亟欲与他人分享事业的细节、活动的种类和挑战，以及伟大的成就。人人都希望顾客知道自己为他花了多少工夫，但顾客很少关心这些细节，他们希望看到的是底线的责任。因此，请切记：大多修辞会模糊了真正重要的东西！