提高文书管理效率，必须从／了解文书管理体系开始；必须从纷杂的文书流转体系中跳出来，站在更高处领略一下企业往来文书是怎样流转的。

1．文书的种类

本来意义上的“文书”概念是很清楚的，是指“文章”和“书籍”。随着科技进步，文书的载体不再限于纸类，文书的内容不再限于文字与符号，而是有了胶卷、照片、录音带、录像带和光盘，有了声音、画面与图像。

所以，对于“文书”的概念，只能从它的机能上去把握。我们可以把“企业经营活动的信息传递与信息保存的载体”统称为“文书”。它有两层涵义，一是记载企业经营活动信息的载体；二是记载的信息能够跨越时间和空间异地传递与保存。文书的分类如表5-10所示。

2．文书管理体系

对文书从产生到废除或归档的一连串过程，按一定的标准进行管理，可称作“文书管理”。

文书的流转过程或文书的管理过程，可以用《文书管理流程图》进行描述，参阅图5-5。

文书管理体系分为两个部分，一是“文书处理”，二是“文书档案”，可以用《文书管理体系图》表示，参阅图5-6。

3．文书管理的目标

与其他行政职能一样，文书管理应该有既定的目标，以作为衡量的标准。另外，文书管理体系必须为各个部门提供相应的服务。

·不管何时何地，只要公司需要，就尽可能提供准确、及时的信息。

·维持一个能保证公司信息开发、存贮、检索、留存和处置的有效系统。

·保证公司的信息要求，进行有关文件、设备与程序的管理，制定标准和定期评价方法。

·有效地控制和处理公司文书，帮助公司对其职员进行教育。

表5-12列示了文书生命周期的每一特定阶段，以及每一阶段最重要的目标与文书管理的使命。准确地讲，文书管理在，现代组织中是信息“卫士”。

4．文书管理的组织

文书管理是行政管理中几种信息服务的职能之一，所以这种职能应该和其他相关的服务一起表现在组织图上。图5-7显示了文书管理在一个大型组织中的地位。在这样一种环境中，行政办公室主任处在副总经理的位置上，他对数据处理、行政系统、文书管理和办公室服务等主要的信息职能拥有管理权。在这种情况下，文书管理经理负责实现前面所说的文书管理方案的目标，同时管理其他的技术服务。

虽然在中小型公司不会看到这么细的分工，但是一般行政职能是存在的。例如，人事主任可能被要求去处理服务活动，如系统分析和数据处理。而在另一个公司，办公室服务经理可能处理人事选拔、安置、培训、文书和报表控制以及一般办公窒管理职能；系统和数据处理服务可能是另一个职责。最重要的是，相关的工作应该分组，并且根据能力、兴趣和受训情况，分配给最有资格承担这项任务的人员。

文书管理中的一个重要内容，是为该部门配备有能力的人员。一旦人员选拔出来了，这些工作人员应该负责有效地利用现有的空间，同时根据目标配备必须的设备。