行政办公室的主体事务，就是处理或收发往来信函，起草对内外公文，包括起草、分发、保管一些秘密文书，办公室秘书的称谓就是这样来的。

办公室是企业内外的行政事务信息的“汇集场所”，而信息传递较为可靠的载体就是各类文书。所以，办公室在日常工作中，需要处理大量的文书。企业经营活动的顺利进行，有赖于办公室人员处理“文山”的能力与效率。因此，如何有效地管理文书，在21世纪高效率、高节奏的今天，成为企业人员所必修的功课。