会议召开过程中有许多会务工作，这些工作主要是“会议签到”，“会场服务”和“会议记录”等等。这些会务工作的好坏，将影响到会议的效率。

1．会议签到

参加会议人员在进入会场时一般要签到，会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的工作。它是出席会议的人员到会的第一件事，也是会中任务的重要内容之一。会议签到一般有以下几种方法：

·簿式签到。与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员要逐项填写，不要遗漏。簿式签到的优点是便于保存，便于查找。缺点是只适用于小型会议。一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到工作量大。

·证卡签到。会议工作人员将印好的签到证发给每位与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在证卡上签写好自己的姓名，进入会场时，将证卡交给会议工作人员表示到会。一些大中型会议多采用证卡签到的方法，这样可以避免临开会时签到造成拥挤。

·会议工作人员代为签到。会议工作人员事先造好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名后画上记号，表示到会，缺席或请假人员也要用规定的记号表示。例如：用“1”表示到会，用“0”表示缺席，用“×”表示请假等。这种会议签到方法比较简单，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会者，所以这种方法只适用于小型会议和一些常规性会议。一些大型会议与会人员很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个讯问到会人员的姓名很麻烦，所以不适宜采用这种方法。

·座次表签到方法。会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位填上与会人员姓名和座位号码，参加会议的人员到会时，就在座次表上消号表示出席。印制座次表时，与会人员座次安排要有一定规律，如从×号到×号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中在一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人在签到时就知道了自己的座位号，起到引导座位的效果。

·电子计算机签到。计算机签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续在几秒钟内即办完，并将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电子计算机签到是先进的签到手段，一些大型会议都采用计算机签到，但由于计算机在我国普及的范围还不广，所以采用计算机签到不够普遍。

会议签到结束后，立即进行统计，填写“出席会议情况报告表”，交有关主管批示。出席会议情况报告表参阅表5-6。

2．会场服务

会场服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要一环，会场服务工作内容很多，一般包括以下几点：

·引导座位。大多数会议，与会者的座位都是事先安排的，与会者应该坐到自己的座位上，或者将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座。参加会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。

为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”、在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者顺利地找到自己的座位。

·分发会议文件和材料。会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中，如果文件材料事先已准备好，可以在与会者进入会场时，由工作人员在会场入口处分发给每位与会者，也可以在开会之前在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，分别负责文件材料的分发和收还。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。

·内外联系、传递信息。会议进行中，不是与外界隔绝，需要会议工作人员进行内外联系，传递信息。如有关部门的紧急情况要转达给与会同志，传递信件、接电话等。在内外联系、传递信息中，会议工作人员应该注意会议内容的保密，一切需要保密的会议内容不可泄露出去。会议工作人员说话要有分寸，谨慎行事。

·维持会场秩序。如制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点安全等。

·处理临时交办事项。会议进程中，可能会发生一些出乎意料的临时变动，会议工作人员应及时向领导请示，并根据领导的指示采取应急措施，妥善处理。

·其他服务工作。及时准备好会议期间所需的物品，如笔、墨、纸张等。保证会场光线、会场卫生，准备好会场摄影留念等等。时间较长的会议还要为与会人员准备好茶水。

会场服务工作内容很多、很杂、很细，并且不同规模、不同类型、不同级别的会议服务内容也不一样。会场服务工作的好坏，直接影响会议效果，这就要求会议工作人员认真负责，对会场服务工作做周密的安排。

3．会议记录

任何会议都应有记录。会议记录包括两部分内容，第一部分是会议的组织情况，包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等。第二部分是会议的内容，包括会议议题、讨论发言、形成决议等。会议记录真实记载会议的情况，客观地反映会议的内容和进程，是重要的档案材料，不仅为会议简报、会议纪要的撰写提供素材，也为日后分析研究会议议题提供依据，还是检查会议决定执行情况的凭证。因此认真做好会议记录，具有十分重要的意义，参阅表5-7。

会议记录有两种方法：一种是摘要记录，一种是详细记录。一些日常性的工作会议多采用摘要记录，摘要记录不是每言必录，而是抓住重点，摘录要意，如发言要点、结论、会议通过的决议、决定等。

详细记录要求有言必录，不仅要记录要点，而且要按照原话记录下论述要点的材料和论证。