任何会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，“凡事预则立，不预则废”。对会议作出事先安排与准备，是提高会议效率的必要条件。会前准备工作的程序如图5-1所示。

中小企业的例会，准备工作不十分复杂。而对一些重要的大型会议，往往需要从办公部门抽调人员组建筹备组，严格按程序作会前准备。所以，会前准备要视具体会议规模和重要性而定。在这里，把握会前准备要领是很重要的。

1．明确与会者

对企业来说，真正创造价值的领域是生产经营过程，而不在会场上。减轻每个企业成员的会议负担，无疑是一种人力资源的节约，使更多的人能为企业创造价值。现实生活中，很多人把开会当作一种“待遇”，当作一种身份和地位的象征；更有一些人习惯于在会议桌上实现自我价值，寻找自我感觉，寻求各自所要的东西等，结果使会议流于形式，或议而不决。提高会议效率，应从确定与会者开始。

应该把每一个与会者当作一项“资源”，而不是一种“名份”。资源的利用按“需要”而定。确定与会者的关键，不在于谁有资格参加，而在于弄清谁必须参加，即弄清下列有关问题：

·与会者与会议所要实现的目标是否负有直接或主要责任；

·与会者同会后的行动是否直接相关；

·与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化；

·与会者是否有能力或有权力形成一项决议；

·与会者是否多余或可有可无；

·与会者是否能全身心投入会议；

·与会者是否会妨碍会议总体成效；是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量。

此外，必须有效地控制与会者人数，一般人数越多，与会者的参与意识越弱，会议的效果越差，甚至有负面效应。所以，人数多于20人，就应该设法分组讨论或设分会场。

2．选择开会时间

不可能找到一个时间，对所有人、对所有会议都合适。但是，确实需要考虑开会时间的选择，以保证全体与会者能够按时出席。选择开会时间，要领如下：

·事先作一个调查，把握全体与会者方便的时间段。任意安排一个开会时间，可能会打乱某些人的日程安排；

·选择与会者中关键人物最佳的时间开会，以保证这些关键人物集中精神开好会议；

·避免会议召开期间与企业重要的经营活动冲突，或者避免会议打乱企业工作的正常运行。保证生产经营活动中的关键人物能有充分的时间作出安排，不致于因出席会议而影响企业效益；

·力求开短会，不要把会议时间拉得过长。人们能集中精力的时间是很短的，会议时间超过一定限度其效果递减。如果议程太长，连续开会时间超过半天，就应设法分成两个时间段。

此外，还应该注意把握开会的时机，有些时效性很强的会议，要尽早安排；有些需要深思熟虑的会议，可以拖后召开。

3．选择开会地点

也许企业内的会议室或办公室是最自然的开会地点，但不一定有助于达到开会的目的。熟悉的开会地点，往往不利于人们打破原有的思维模式，开创性地出谋划策；易于利用的开会地点，有时难以激发人们的热情，去积极思考和讨论问题。会议地点的物质条件、文化氛围，会潜在地影响每一个与会者的情绪，进而影响会议的质量。此外，开会地点的选择，还应考虑下列硬件条件：

·会址必须考虑距离的远近，以及路线、交通上的方便，使与会者能按时到会；

·会场内外能保持安静，并且有良好的通风和照明设施，以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒的头脑，集中精力参与会议；

·会场的空间必须够大，平均每个与会者拥有2平方米为宜。空间过大，彼此难以亲近，会议气氛会受影响；

·外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用支出，考虑衣食起居的舒适等等。

4．拟定议事日程

并非所有会议都必须拟定书面的议程，但是，与会者应该事先了解议题或会议主要讨论事项，以便有所准备。

议程即会议的程序表，其中包括会议内容，讨论事项，与会者姓名，各项事宜的时间分配，开会时间和地点等等，参阅表5-1与表5-2。

议事日程通常由会议主席拟定。在拟定议程时必须考虑下列要点：

·重要的议案或事项，必须列在整个议事日程的前项。反之，不重要的事项，靠后讨论；

·必须合理分配各项议案或事项的时间，尤其要为重要的事项留出足够的时间；必要时标出各议案的时间分配，以便会议主席及与会者控制时间；

·每次会议议程不必太杂，内容不必太长，以提高会议的成效。必要时可以考虑分两次开会，或分阶段讨论同一个议案；

·议程的目的在于提醒与会者注意，并为开好会议早作准备，所以，议程应提前4-7天交至每一位与会者。一些企业把会议通知与议程合而为一，同时通知与会者；

·如果会议很重要，在时间允许的情况下，可以事先要求与会者作何种准备，并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上，送发全体与会者；

·提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间；

·会议持续两个小时以上者，应考虑在议程中安排中间休息时间，并注意在会议结束后，留出一定的社交时间。

5．会场布置

会场布置主要包括会场空间安排，会议座位安排，以及会议用品和设备调配：

·会场空间安排，必须便于与会者进出，并使整个会场格局紧凑与和谐；

·会议座位安排应考虑会议的目的。会议的目的，不外乎单向传递信息，包括发布新闻、下达指标、作报告、传达精神等；多向讨论问题，包括审议、决议与联谊等；双向沟通交流，包括讲授知识、教育培训、解释某事、提问题与答疑等。

——单向传递信息会议的座位排列方式参阅图5-2。——双向沟通交流会议的座位排列方式参阅图5-4。

·会议用品与设备调配工作十分细致，关键是要作好登记，以免丢失，或者万一丢失，便于查找，便于购置。会议用品及设备登记如表5-3所示。

6．会议通知

会议一旦决定召开，应及早印发会议通知单。通知内容包括会议地点、时间、出席人员、会议内容或议程等等。并且指示与会者尽早给予答复，或返还出席会议的回执，以便会务组统计出席者名单，参阅表5-4与表5-5。

7．会前审核

会议的一切准备工作就绪之后，必须作最后的会前审核，以免出现重大的疏漏。