企业行政沟通的构成类型很多,可以根据不同标准、从不同角度进行分类。一般而言,有三种划分方法:依据沟通的内容可分为业务沟通、思想沟通、情感沟通;依据沟通的性质可分为正式沟通和非正式沟通;依据沟通的线路可分为下行沟通、上行沟通和平行沟通。
1.按照企业行政沟通的内容划分
·业务沟通
业务沟通是企业部门及其组成人员之间在处理工作业务方面的信息交流过程。企业行政管理活动中,业务沟通大量存在。企业的生产经营活动要顺利进行,就必须加强各个部门和人员之间的业务沟通,使企业领导的指示迅速贯彻执行,并将执行的情况和遇到的问题及时反馈到企业最高决策层(如董事会),以利于统一协调和控制。业务沟通的目的在于保证企业信息准确及时地上传下达或平行流动,使企业生产经营的任务和目标得以顺利实现。
·思想沟通
思想沟通是企业成员之间或团体之间在思想认识方面的信息交流和意见互换。由于现代企业的经营管理是通过分工合作来完成的,这就需要其成员在思想观念上达成共识,以使企业生产管理协调化和有序化,确保企业目标的实现。然而,企业全体成员在思想上的高度一致性不可能自发产生,需要通过充分的思想沟通来实现。
·情感沟通
情感沟通是企业成员之间的情感交流过程。现代管理学的研究表明:人与人之间若不能在情感上沟通,使人处于一种最佳的感情状态,就会影响其从事工作的效率和质量。情感沟通的目的在于通过企业组织内部的感情纽带,将其组成人员在感情上和心理上联系起来,维持一种和谐的人际关系,从而使部门与部门、人员与人员之间相互信赖与支持,提高企业经营管理的效能。
2.按照企业行政沟通的性质划分
·正式沟通
正式沟通是指依据企业组织正式规定的程序和渠道而进行的沟通。其主要内容包括:企业决策层正式发布的计划、命令与指示,正式召集的会议;企业组织正式制定的规章、制度、条例等;企业上级因工作需要而与下级进行正式的谈话和接触;下级通过正式途径向上级传递的报告、请示、建议等。正式沟通是企业行政沟通的主要形式,这种沟通依法办事,有章可循,具有一定的稳定性。因此,一般重要的信息通常采用这种形式。但是这种沟通的缺点是速度缓慢、严肃刻板,缺乏必要的灵活性。
·非正式沟通
非正式沟通是指正式沟通渠道以外的沟通活动,它以企业成员的交往为基础,通过各种各样的人际交往而产生。非正式沟通的形式多种多样,其成员也不是固定不变的。一般来讲,有这样几种:企业成员之间的私人交往和个人友谊;非正式的聚会和谈心;社会上或企业内小道消息和传闻。
现代企业管理既强调正式沟通,也重视非正式沟通。非正式沟通可以弥补正式沟通渠道的不足,传递正式沟通无法传递的消息。但是,非正式沟通由于缺乏固定的、可控的沟通关系,很容易误传消息、歪曲事实,给企业带来不良影响。因此,企业领导者应使两种沟通相互补充、扬长避短,以加强企业内部的交流与联系。
3.按照企业行政沟通的线路划分
·下行沟通
下行沟通是指按企业组织的层次关系,自上而下地进行信息的传递和交流。其主要目的在于让企业下属人员了解企业的目标、计划和任务,以及实施步骤,从而达成共识,取得通力合作。下行沟通要达到预期的目的和效果,必须解决好以下三个问题:一是上级应当充分了解下级的情况,如工作进展,思想意识,生活情况等;二是上级在决策和措施下达以前,应让下级充分发表意见。这样有利于提高上级决策的准确性,同时也有利于下级的理解和配合;三是上级应尽可能把信息告诉有关成员,使下级能目标明确、积极主动地完成上级布置的任务。
·上行沟通
上行沟通是企业下级人员按隶属关系,自上而下的信息交流,通常指企业成员向领导反映自己的要求,并提出批评、建议等,一般称为“下情上达”。上行沟通实质上是一种信息反馈,是企业行政沟通中的重要环节。在企业进行管理活动时,上行沟通不但为下行沟通提供必要的资料和依据,而且能够随时反映下属部门和成员所遇到的问题与困难,以便上级及时控制和调整。此外,上行沟通还可以提供下级参与决策和管理、发表意见的机会,有利于培养企业管理的民主气氛。从这一意见义上讲,在企业中上行沟通和下行沟通应紧密相连,不可偏废。
·平行沟通
平行沟通又称横向沟通,是指企业内部同级部门或同事之间的相互沟通。平行沟通通常以协调为主,带有相互了解、相互支持、相互促进的性质。在现代企业中,不同部门和成员之间存在着广泛的合作关系,通过横向沟通,不仅可以避免部门与部门之间的扯皮、推诿现象,还能够使它们职责明确,共同完成企业的总体目标。
平行沟通一般具有业务性强、涉及面广、工作效率高等特点。随着现代企业专业化、复杂化和社会化的发展,需要协调的问题日益增多,同级部门之间的平行沟通也越来越重要。