21世纪已经进入信息时代，新的技术革命冲击着人类社会的一切领域，对企业的办公手段也产生了重大影响。现代的企业办公室只有通过改革办公手段，采用先进的办公设备，实现办公室自动化，才能提高工作效率和质量，适应社会经济发展的要求。

1．办公自动化的含义

办公自动化(OA)，是指将各种先进的技术（如计算机技术，通信技术，信息技术，系统科学等）和设备运用到企业办公室中，形成人机信息处理系统，使各种办公活动实现科学化、自动化，从而提高工作质量和工作效率，改善工作环境。

办公自动化的概念包括以下几种含义：

①办公自动化是一个人机系统，具有现代化思想的办公人员在此系统中位于主导地位，机器、设备是必不可少的条件，并要求人机协调一致。

②办公自动化是用来使信息增值的一种手段，其程度的高低是以工作效率和工作质量为标准的。

③办公自动化的基本过程包括信息的采集、加工、传递、储存、输出和反馈六个环节。

④办公自动化是通过多种现代科学理论和多种先进技术的共同作用得以实现的。

2．办公自动化的意义和作用

实现企业办公自动化是社会经济发展的客观要求，办公自动化的意义是多方面的，主要表现在以下三个方面：

①提高工作效率和质量。办公自动化的目标在于提高企业组织结构内办公活动的工作质量和效率，最终以提高企业的经济效益来实现它的价值。办公自动化提高了收集、传输信息的时效，使原有信息增值。

②提高企业决策的准确性和科学性。在市场经济形势下，企业领导需要决策的问题错综复杂，由于主客观条件的限制，影响了他们对一些问题的判断、处理和决策，而现代办公设备的应用，为领导及时准确地决策提供了先进的辅助手段。

③节省办公费用，减少行政开支。办公自动化由于采用文字处理机、复印机、传真机等设备代替了人力劳动，使原来复杂繁琐的工作变得简捷，从而大大节省了企业行政费用。

3．实现办公自动化的前提条件

办公自动化的实现既需要先进的硬件设备，又需要现代化的人力资源和管理方法。其中最主要的是建立科学、协调的人机系统。

①办公自动化硬件设备。包括：各种类型的计算机，如文字计算机、办公计算机、个人计算机等；文字处理方面的设备，如复印机、油印机和配套装订机等；通信设备，如传真机、多功能电话机、电子邮件系统等；输入输出设备。如图片、绘图仪、文字阅读器等。这些是办公自动化的物质基础。

②办公自动化科学理论。办公自动化理论包括计算机科学、通信科学、系统科学、行为科学、管理科学等内容。办公室的工作人员应当首先具备现代化的观念，并能够掌握各种科学知识和理论。这是办公自动化的重要方面。

③办公自动化软件基础。办公自动化不仅在于拥有先进的硬件设备，而且还要求具备符合企业需要的应用软件。这就要求企业办公人员熟练掌握办公室自动化系统的基础知识，设计适合现代企业管理的各种软件。

4．推进企业办公自动化

办公自动化是社会发展的必然趋势，国内中小企业应当根据自己的实际情况有重点、分阶段地逐步实行。

①要设计一个总体规划。企业应首先拟定一个实现办公自动化的总体规划或远景设想，确定当前的任务和长远的目标。当前的任务应定位于为企业领导迅速、科学地决策和各级部门协调、高效地工作服务。在企业办公自动化具备一定基础后，逐步建立多层次、多方位的信息互联网络，以充分发挥办公自动化的作用。

②要应用先进的办公设备。办公自动化的一个重要环节，就是办公手段由传统向现代的转型。而先进的办公设备则是办公自动化的物质条件，如果没有现代化的办公设备，也就根本谈不上办公自动化。因此，在信息瞬息万变的现代社会，企业更应当高度重视现代办公设备的应用，以不断提高办公效率，增进企业效益。

③要注意现代化人才的培训。要实现企业办公自动化，最为重要的在于培养一批具备现代意识和观念的管理人才。在科学技术飞速发展的今天，现代企业能否在激烈的市场竞争中获得成功，关键取决于企业人才的素质和经营管理水平。因此，在推广和实行办公自动化的同时，还应当运用各种科学方法，通过各种途径，培养复合型、高质量的现代管理人才。