在企业行政协调过程中,由于运用的方式,针对的对象以及权力大小的不同,行政协调的方法也各不相同。就当前企业行政管理而言,常用的协调方法有以下几种:
1.会议协商法
会议协商法是企业行政工作中常见的一种协调方法。它指通过召开各种形式的会议来组织力量、布置工作,协调各级部门、各级人员之间的关系,以达成共识、解决矛盾。(详见本章第四节“企业的会议管理”。)
2.总体平衡法
企业行政协调的关键在于总体平衡,在规模庞大、功能复杂的现代企业中,总体平衡的协调方法尤为重要。这种企业组织层级复杂,专业分工细微,业务跨度大,只有通过总体平衡的协调方法,才能使企业与社会之间以及企业自身各部门之间维持一种稳定合理的关系,从而促使企业健康、持续、和谐地发展。总体平衡的协调方法需要处理好企业外部环境与内部有效管理的平衡,企业管理幅度与管理层级的平衡,企业的部门改革与整体发展的平衡,企业各部门职权、责任与利益的平衡以及企业的管理部门与生产部门的平衡等。
企业的总体平衡不是一成不变的,而是一种不断调整的动态平衡。它要求行政协调者具有全局观念和清晰的思维能力,能够在纷繁复杂的社会条件下,排除障碍性因素,理顺企业与外部环境之间以及企业内各部门之间的关系,以加强企业多部门、多方向的协作,使企业在动态的平衡中实现预定目标。
3.信息沟通法
它是指通过交流信息、传递资料、传阅通报和文件、发布公告、张贴布告等形式,促使企业有关各方及全体成员了解事实真相,互相信任,最终精诚合作的协调方法。在瞬息万变的信息社会,依靠信息进行组织管理已成为现代企业的一个重要特征。如果企业内部信息渠道不畅,会造成企业各个成员缺乏必要的沟通,各个部门也无法把握工作目标的进展情况,从而使整个企业陷入信息失灵、管理失控和效率低下的局面。
4.分工负责法
分工负责是指按照责任大小合理分工,明确规定企业各职能部门或者各个成员的职责范围,将其职权和责任密切相连、有机统一,使它们各尽其职、各负其责,从而防止推诿扯皮现象的发生。这种协调方法的目的在于避免生产无人管理的问题,做到出现矛盾和冲突时,有明确的规章制度可以遵循,并能够以此为根据迅速加以解决。
在企业行政协调中,针对各部门之间出现的矛盾,必须实事求是地进行调查,使有关各方明确分工和责任,做好自己份内的工作,以保证企业总体目标的实现。分工负责的协调方法要求:
·分工明确。
·权责相称。
·协同合作,解决问题。
5.思想教育法
思想教育法也是实现企业行政协调的一种重要途径,在企业内部的沟通与协调中发挥着独特的作用。企业各个部门的组成人员由于受诸多因素的影响,对企业经营管理目标的理解不可能是整齐划一的。这种思想上的分歧和认识上的差异将不可避免地反映到各自的管理工作中去,导致成员之间在行动上相互脱节,危害企业的整体利益。为了保证企业总体目标的实现,需要通过开展深入细致的思想教育工作,用说明、引导等多种方法来统一认识,达到既充分发扬民主又统一思想的目的。