项目信息管理是对项目信息的收集、整理、处理、储存、传递与应用等一系列工作的总称，也就是把项目信息作为管理对象进行管理。项目信息管理的目的是根据项目信息的特点，有计划地组织信息沟通，以保持决策者能及时、准确获得所需的信息。为了达到信息管理的目的，需要把握信息管理的各个环节，包括：信息的收集、加工整理、存储、传递、应用。在此基础上，建立项目信息管理系统。这一工作包括设计信息沟通的渠道、建立信息管理组织和信息管理制度等。设计信息沟通渠道是为了保证信息的通畅；健全的组织和有效的管理制度是完善的信息管理系统的必要条件。信息管理系统有人工管理信息系统和计算机管理信息系统两种。前者包括信息人员的配备、会议制度的建立、各项基础工作的信息鉴定等。这里主要谈谈怎样进行项目信息的收集、传递、归档与利用，以及如何建立项目信息管理系统。

1．项目信息收集

项目信息的收集是项目信息管理的一个重要环节。进行信息的收集要做到不漏不滥。因此，要在项目不同阶段运用不同的信息收集方式，保证信息及时准确地传递，使决策者能够做出正确的判断。一般来讲，项目信息收集有下面几种方式：

·借助信息人员提供的服务，委托专人负责搜集有关的资料。

·使用信息查询设备，如通过计算机国际互联网、数据库、电话、传真等。

·借助于信息服务系统提供的服务，通过专家咨询解答问题，或通过图书情报部门的各种服务来获得。

·不依赖任何信息服务系统获取信息，通过参观、参加国际国内会议、信函往来、调研、国外考查学习，获得有关的项目信息。

在项目产生和实施过程中，必须灵活运用各种信息收集方式。任何项目都是从进行可行性研究开始的，这就需要收集大量的信息。以建一个新厂为例，在做出决定之前，要解决许多问题：是自己建，还是和别人合资，所建的新厂将采用什么样的技术和工艺，需要多少人员，有没有足够的电力和水源，有没有运输条件，建这样一个工厂，对国家和公司有什么好处，怎样筹款等等。首先应去图书情报部门查询一些有关技术和工艺方面的资料，可以找有关专家咨询；对于电力、水源、运输条件和厂址的选择等问题，还需要亲自调研。

项目实施过程中，为了进行有效的信息管理，也需要收集很多信息。通常需建立专门的班子，由专人负责，包括收集进度信息、费用信息、账户信息、合同信息、设备信息，甚至项目主要人员名单和住址等信息；通过信函等方式获得施工地点的有关资料，如风向、降雪量、水质、土质、地震记录等；还应该从有关部门查到项目所需的标准规范编码及手续步骤。

2．项目信息传递

收集到的信息及时地传递到信息需求者手中是项目信息管理的一项重要内容，这就要求建立一套合理的信息传递制度，并使其标准化。还应该针对不同的信息，采用不同方式进行信息的有效传递。

·专人负责信息的传递

项目实施过程中各工程部门、各科、各组之间都有许多日常资料需要传递。一种方式是由专人负责。对于需要分发的文件，信息人员先按照规定的份数复印，然后确定以下几个问题：是哪一种文件、制定的时间、是否修改过、将发给谁等，再按文件分配单进行分发。

向供应商定购的设备图纸和技术资料量是很大的。这些图纸要送给承包商和投资者审阅，同样存在分发传递的问题。信息人员也应按照程序，进行分发。

·通过通讯方式传递信息

即通过信函、电话、电报、传真等方式进行项目信息的传递。对于发往外地的文件，必须经过调查，明确规定发送的方法，是航空，还是平信？特别是寄往国外的信息这一点更为重要，否则，就有可能耽误时间。

·会议方式进行信息传递

会议方式是项目信息传递的重要方式，包括关键会议、例会、特别会议。

合同开始履行后，必须在关键时刻召开关键会议(如图4-6)。在工作开始会议上，发给与会者一份项目计划和信息控制说明。这次会议的目的是让大家知道这个项目已经开始，明确这个阶段的任务是技术工程工作。如建一个化肥厂，在这一阶段只要写出化学方程式，只关心化学上的反应，而不去考虑需要多大的容器和多粗的管道。这项工作完成后，把资料收集全，就可以开工艺交班会。会上要介绍第一阶段所进行的技术工作，征求大家的意见。然后，布置下一阶段的分析工程工作，即要确定需要多大的容器，以及多长多粗的管道，并决定生产流程和设备的布置。

这项工作完成后，召开生产设计会议，总结前阶段的工作，并安排生产设计工作，如确定基础设备的大小，计算钢结构的尺寸，确定反应器，容器的内部构造等等，并画出图纸。施工阶段，不必等生产设计工作结束，可以交叉进行。但在施工之前，必须召开施工会议。如果订购的设备及时送到工地，施工用图纸已经完成，就可确定开工日期。

除以上关键会议以外，在项目执行过程中，必须每个月召开一次例会，参加人员包括：公司的总工程师、项目经理、采购经理、施工经理等。会上，各负责人应汇报工作进展情况，通过例会可以发现和解决一些问题。

还有一些特别会议，不是定期召开的，而是有必要时随时召集。比如要定购大型设备，出现重大事故等都要召开这类会议。

3．项目信息归档与利用

对于收集到的资料数据，首先要经过鉴别、分析、汇总、归类，作出推测、判断、演绎。这是一个逻辑判断推理的过程。因此，必须做好会计核算、统计核算和经济活动分析等工作，这可借助于计算机进行。然后，要把有价值的原始资料及加工整理的信息积累起来，以备查阅。手工管理的信息可用“档案”法存储。在现代应尽量采用电子计算机数据库或其他缩微系统，以节省存储时间和空间。不论存入档案库的资料还是存人计算机的信息，事前都必须做好分类编目，其目的在于方便查找和提取。因此，要建立健全的检索系统，即使报表、文件、资料、人事和技术档案保存完好，又要方便检索。

项目信息管理的最终目的还是要使信息充分发挥作用。这就要求信息传递过程中尽量避免信息的失真和损耗；还要求信息的接收者分类对待各种信息：有些是要及时传送出去，有些是只收不发；有些是必用的信息，有些是参考信息。专业人员和主管人员，应依据收到的信息作出快速反映，从而决定管理行动。

4．项目信息管理系统的建立

·建立项目信息管理系统的目的

项目信息管理系统能及时、准确地提供施工管理所需要的信息，完整地保存历史信息以预测未来，为项目经理提供决策的依据，还能发挥电子计算机的管理作用，以实现数据共享、综合应用’。

·建立项目信息管理系统的必要条件

首先，应建立科学的项目管理组织体系。要有完善的规章制度，采用科学有效的管理方法；要有完善的经济核算基础，提供准确而完整的原始数据，使管理工作程序化，报表文件统一化。而完整的、经编号的数据资料，可以方便地输入电子计算机，从而建立有效的信息管理系统，并为有效地利用信息创造条件。

其次，要有创新精神和足够的信心。这是因为，建立项目管理信息系统，涉及到许多复杂问题，会遇到许多困难，要投入大量的人力和时间，还要改变许多不合理的管理习惯，如果没有创新精神和坚定的信心，就会半途而废。所以，项目经理应高度重视这项工作并给予物质、资金、人力和时间等方面的支持，疏通各种关系，协调各个环节，使这项系统工程顺利完成。在使用中要加强领导，不断完善现有的管理信息系统。

再次，要有使用电子计算机的条件，既要配备机器，也要配备硬、软件人员，以使项目管理信息系统能在电子计算机上运行。没有电子计算机是不可能建立现代的项目管理信息系统的，也不可能实现信息管理工作的科学化和高效化。

·项目管理信息系统的设计开发

设计开发项目管理信息系统的工作应包括以下3个方面：

①系统分析

通过系统分析，可以确定项目管理信息系统的目标，掌握整个系统的内容。首先要调查建立项目管理信息系统的可行性，即对项目系统的现状进行调查。有哪些部门，每个部门有哪些信息需求，产生哪些资料数据，并据此列出目录，研究建立项目管理信息系统所需要的资金、资源、技术和时间，确定如何分阶段实现该系统。其次，调查系统的信息量和信息流，确定各部门要保存的文件、输出的数据格式；分析用户的需求，确定纳入管理信息系统的哪些内容可以由电子计算机处理，哪些要由人工计算，绘制信息系统的数据流程图。再次，确定对电子计算机硬件和软件的要求，然后选优方案，同时还需注意未来数据量的扩展余地。

②系统设计

利用系统分析的结果进行系统设计，建立系统流程图，提出程序的详细技术资料，为程序设计作准备。系统设计分两阶段进行：先进行概要设计，包括输入、输出文件格式的设计、代码设计、信息分类、子系统模块和文件设计，确定流程图，指出方案的优缺点，判断方案是否可行，并提出方案所需要的物质条件；然后进行详细设计，将前一阶段成果具体化，包括输入、输出格式的详细设计，流程图的详细设计，程序说明书的编写等。

③系统实施

系统实施的内容包括程序设计与调试，系统转换，运行和维护，项目管理，系统评价。

第一，程序设计

先根据系统设计明确程序设计的要求，如使用何种语言、文件组织，数据处理等；然后绘制程序框图；再编写程序，并写出操作说明书。

第二，程序调试和系统调试

程序调试是对单个程序进行语法和逻辑检查，目的是消除程序的错误。系统调试分两步进行。首先对各模块进行调试，确保其正确性；再进行总调试，即将主程序和功能模块联结起来调试，检查系统是否存在逻辑错误和缺陷。

第三，系统评价

为了检查系统运行结果是否达到系统设计提出的目标，需要进行系统管理效果评价，包括对工作效率、管理和业务质量、工作精确度、信息完整性和正确性等方面的评价；还要对系统的经济性进行评价，包括系统的一次性投资额、经营费用、机时成本和生产费用的节约额等。

第四，系统维护

为了使程序和数据能够适应业务的变化，需要对系统进行维护，包括改写程序、更新数据、增减代码、设备维修等。

第五，项目管理

把项目管理信息系统作为一个“项目”进行管理，要组织一些操作管理人员，拟订工作计划，并进行实施的控制和检查。

5．项目管理信息系统实例

一个由电子计算机辅助管理的建筑工程项目管理信息系统的组成如图4-7。

首先应对信息系统功能进行综合，并把进度控制、成本控制和质量控制作为重点。从项目管理组织体系来看，基层的信息量大，而且具体，逐渐向上层压缩、集中，为决策提供依据。在这个前提下，分成若干子系统。图4-8是项目管理的输入输出模型，其中“信息处理”表示完成某项工作任务，从表4-2所示的项目管理工作任务目录中可以看出，它由若干子目录组成。因此，应当用子目录来表示工作任务的内容。进行项目综合管理系统的调查，应从各部门着手，画出它所有的工作任务输入、输出模型，然后进行信息流的分析。

图4-9是“施工统计”职能输入、输出模型示例。它有相应的子目录号，它由紧前职能部门所提供的信息构成输入信息卡，输入后进行处理，将处理的结果构成输出信息卡，可供管理阶层采用或重新输入另一子目录再进行处理。这时，前者的输出信息构成了对后一个职能的输入信息。

对信息流的分析中往往会发现有重复、遗漏及不合理的流向，因此要在细微分析的基础上确定合理的信息流模型，即建立项目管理信息系统的“总目”和“子目”输入、输出模型的汇总表，表中特别要注意局部与总体的关系和信息流的逻辑关系，要求准确无误，简明清晰。图4-10是某总目的信息流结构模型示意图。

该总目编号为16，有7个子目。所有总目的信息流结构模型汇合成工程项目的综合管理信息系统。

信息卡是以每个“子目”为单元而建立的信息名、信息内容、信息来源和提供的接受者。信息名是每个“子目”的职能，通过处理后所得到的名称，也是信息内容的概括。信息内容必须详尽具体，每一张信息卡的概念要表达清楚；按每张信息卡的要求作为编写程序的根据。表4-3就是一张信息卡示例。信息卡编号是01，信息来源子目号是15 .07，信息号是信息来源的子目号/信息卡编号（即表中15. 07/01）。

综上所述，工程项目管理信息系统内容形式的思路是：

确定项目管理信息处理过程一选择数据并进行编码一确定信息传递的内容→确定信息目录→确定信息表格形式→确定信息流。