1．编写项目进度报告的目的
项目进度报告是项目经理了解项目实际进展的必要手段。它既可以是项目执行者就项目实际进度向上级所作的汇报，也可以是由项目执行者定期编写的、向项目信息使用者提供的、反映项目进度的书面报告。这里着重谈谈如何写书面报告。 一般来说，项目进度报告包括状况报告、实施报告和预测报告。状况报告说明项目目前所到达的阶段；实施报告反映项目完成的情况，包括费用、时间以及人力等资源的使用情况；预测报告用来说明该阶段任务完成后项目会达到的状况。
项目进度报告是项目实施过程中必不可少的资料。它既是项目负责人收集的项目进度信息的结果，也是项目负责人向项目利害关系者传达项目进度信息的工具。项目负责人为写项目进度报告，需要大量收集能够准确反映项目进度信息的各种资料，因而能随时掌握项目进展情况，并从中发现项目实施过程中已经出现的、或未来可能出现的种种问题，如费用的支出情况、工程进度安排、人员调配，以及前期报告要求解决的问题等。项目进度信息的使用者也能通过项目进度报告，对项目进展情况有所了解，针对报告所指出的问题及时采取切实可行的解决办法，并对可能发生的问题尽早采取预防措施。
2．项目进度报告的依据
一般来说，编写项目进度报告的依据主要是项目计划和工作结果。
项目计划是一份经过批准的正式文件，它的传播需要在沟通计划中说明（例如，实施组织和管理层可能要求概况介绍，不要求细节，而承包商可能要有关某个问题的完整文件）。在某些领域，它也称作综合项目计划。其内容主要包括：①项目许可证及章程；②项目管理方法的说明（可以摘自不同知识领域的各个管理计划）；③项目范围说明（包括主要的可交付成果和项目目标）；④工作分解结构(WBS)，分解水平足以实行控制；⑤费用估计，计划确定的开始日期及责任的分派，详细程度要达到可以实施控制的水平；⑥进度测量的时间和费用标准；⑦项目关键——需要的人员；⑧主要风险和对每种风险的计划采取的措施；⑨未解决的问题和未作出的决策。
除上述内容之外，还需要将其他项目规划的结果根据需要列入正式计划中，大型项目的项目计划要包括一份项目组织图。
项目进度报告应根据项目计划的要求去收集有关项目实施情况的资料来写，离开了项目计划，收集信息就很盲目，就不能全面掌握反映项目进度的信息资料。
工作结果就是项目计划执行后得到的结果。这些资料一般有：哪些是已完成的可交付的成果，质量达到什么标准，已投入多少费用等。有关工作结果的信息，应全部汇集于项目进度报告中，而且应力求准确、一致，才能使进度报告真正发挥作用。
3．项目进度报告的编写方法
项目进度报告既可以采用综合报告方法，也可以用进度报告方法和费用报告方法。下面对这三种方法分别加以介绍。
·综合报告方法
综合报告就是在同一个报告中写进费用和进度两方面的情况，以便对项目状况给予更加完整的描述。使用得最多的综合报告方法叫净值法。
净值法是一种测量项目费用实施情况的方法。这种方法是将计划的工作同实际完成的工作进行比较，来确定项目进度是否符合计划要求。净值法就是测算这样三个关键值：
(1)期间预算，也称作计划工作的预算费用，记作BCWS。它是指安排在某一期间内进行的全部活动或一部分活动已批准的费用估算之和，这部分费用要包括所有管理费的分摊。
(2)实际费用，也称已完成工作的实际费用，记作ACWP。它是在某给定期间内完成工作时支出的实际费用，包括直接费用和间接费用。
(3)完成的净值，也称作已完工作的预算费用，记作BCWP。它是在某给定期间完成的全部活动或一部分活动已批准的费用估算之和，这部分费用要包括所有管理费的分摊。
测量项目工作是否已照计划进行主要考核以下三个指标：费用偏差（BCWP-ACWP）、费用实施指数（BCWP/ACWP）和进度变差( BCWP-BCWS)。费用偏差反映同样的工作实际支出与预算之间的差异；费用实施指数反映费用控制的好坏；进度变差反映到同一时刻实际完成工作的预算值与计划完成工作的预算值之间的差异。表4-4为项目指标考核表。
·进度报告方法
进度信息可以利用多种方法和显示手段进行报告。最常用的是横道图、CPM进度图以及里程碑表。所有这些报告都可以综合运用或根据各自具体情况进行。下面对上述显示进度信息手段作简要介绍。
(1)横道图，又称甘特图，如图4- 11所示。这种图显示出任务的开始、结束日期和预期活动的时间。(2)CPM进度图，又称关键路线图，如图4-12所示。
(3)里程碑表与横道图类似，但是还需要标出主要可能成果的计划开始和完成时间以及关键的外部界面。如表4-5所示。
(4)实际进度前锋线图，用实际进度前锋线可以记录项目实际进度，如图4 - 13所示。图中折线是实际进度前锋的连接线，在记录日期右方的点，表示提前完成进度计划，在记录日期左方的点，表示进度拖延。进度前锋点的确定可采用比例法。
(5)“香蕉”曲线图。根据网络计划的最早时间和最迟时间可以绘制出“香蕉”曲线图，如图4 -14所示。图中曲线A为最早时间计划，曲线B为最迟时间计划，曲线P为实际进度。曲线P处在两曲线之中，表示进度正常，处在曲线A之上表示提前，处在曲线B之下为拖期。
·费用报告方法
费用信息可以利用多种方法报告。最常用的是费用报告表，S曲线。所有这些报告都可综合或根据各自情况进行。
(1)费用报告表
表4-6是一张典型的项目费用报告表。表中竖行分办公室、材料、运输、施工费用和其他五项费用。这五类费用的总和就是项目的总（净）成本。上述的项目都是可以确认的，还有一些是不能落实和估计不到的，如“应变费”，也就是意外的费用和承担风险的费用。总（净）成本加应变费用再加利润，这3项总和就是合同的总价格。这个总价格就是我们进行成本费用控制的依据。表上第1栏的数字是最初的估算和预算。但在项目进行过程中会发生一些变化，比如甲方提出一些新的要求，增加或减少一些设备或工作量，根据这些要求，要对原估算进行调整。把这些变动记入第2栏内。估算加上批准的变动，就成为第3栏的现预算。这个现预算就成为控制的新目标，第4栏是委托。项目一开始就会有委托，这是进行成本控制所得到的第一次反馈。所谓委托，就是把工作具体分下去。
假如工程设计比原来估计要容易，只用了一半的工时，委托栏就记一半。材料购买后，如果订货单上的钱与原估计有出入，则按订货单的货款记入委托栏。随着工作的开展，这个栏的数字就比第3栏更准确。当有些工作已经结束，就要把实际花了多少钱记在第5栏费用支出内。第6栏估计最终成本，是指成本的最新估计，是每一小项最新的数字，这些数字分别在第3到第5栏内找到，并采用后面那一栏的数字。如第3栏为1000元，第5栏为1200元，就采用1200元。假如我们签订的是一份固定价格的合同，则合同总价格不变。估计最终成本提高了，就要从应变费用中支出，因为应变费是用来承担风险的。如果应变费用不够，利润就要下降。当最终成本大于合同总价格时，公司就要赔钱。当然这只是提出成本报告那一天的预计数字，即根据最新的信息预计可能要赔钱。这时工程还没结束，还有一段时间，这时就要抓紧研究，采取必要的措施，设法把成本降下来。利用成本报告的制度，能随时掌握最新情况并采取措施。如果到了施工阶段才发现要赔钱，想补救也来不及了。
(2)“S”曲线
费用报告的另一有效工具是利用“S”曲线（如图4-15）。图上有一根理想的支出曲线（实线），成本应该按这条曲线变化，在图上再按实际支出画出一条曲线（虚线），从图上可以看出，实际支出比理想支出要少，这可能是工程进度慢了。在发现问题后，首先要检查一下为什么钱花得比计划要少。图上的差别并不一定表明工作中有错误，只是表示与历史情况比较起来存在着差别。经过检查分析后，如果确实是工程进度落后了，那就要采取措施及时赶上去。当然，也可能出现这种情况，即实际支出比理想支出多，说明实际支出超支，项目有可能提前完成，这时同样需要查找原因。